Identificatie van de functie

Functiecode : DLO063

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

De algemene leiding en coördinatie verzekeren van de facilitaire diensten van de FOD Economie (aankoopdienst, beheer van het patrimonium, onderhoud en veiligheid van de gebouwen, operationele logistiek, wagenpark, enz.)

teneinde

in belangrijke mate bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de FOD Economie via een maximale ondersteuning van het primaire proces, rekening houdend met een realistische kostenbeheersing.

 

Resultaatgebieden

Als

operationeel verantwoordelijke

toezien op het leiden en op de organisatie van de verschillende aspecten van het "facility management" via een efficiënt beheer van de tijd, de kosten, de activiteiten en de menselijke en financiële middelen

teneinde

de activiteiten en opdrachten die inherent zijn aan de afdeling Facility Management optimaal te harmoniseren en uit te voeren

 

Voorbeelden van taken

• in belangrijke mate actief meewerken met de directeur-generaal aan de uitwerking van managementplannen (jaarlijkse of meerjarenplannen) zowel op het vlak van de te bereiken doelstellingen als op dat van de in acht te nemen budgetten

• in naam van de FOD de infrastructuurprojecten bij de bevoegde besturen (inzonderheid bij de Regie der Gebouwen) onderhandelen en verdedigen

• de verschillende activiteiten en interventies, zowel de interne als de externe, plannen, coördineren en superviseren

 

Als

verantwoordelijke voor een ondersteunende dienst

de andere departementen steunen door op facilitair vlak zowel gestandaardiseerde diensten als specifiek maatwerk aan te bieden

teneinde

hen toe te laten om optimaal te functioneren en zich te kunnen concentreren op hun respectieve kerntaken

 

Voorbeelden van taken

• zorgen voor operationele processen die het mogelijk maken om informatie in te winnen en efficiënt in te spelen op de behoeften (door aan te geven wie wat doet en hoe, enz.) via de verschillende diensten die de entiteit vormen

• erop toezien dat het beheer vooruitziend is (voorbeeld: om permanent over voorraden te beschikken, een optimale bezetting van de gebouwen te bereiken)

• de administratie betreffende de onderhoudscontracten superviseren

• een globaal contractbeheer organiseren

• als verantwoordelijke voor een ondersteunende dienst de veiligheid en het welzijn van de personeelsleden van de FOD garanderen d.m.v. een proactief, adequaat en efficiënt facility management

 

Als

hiërarchisch verantwoordelijke

leiding geven aan het geheel van de diensten en personen die de entiteit vormen, nl. de aankoopdienst, het patrimoniumbeheer, het onderhoud en de veiligheid van de gebouwen, de operationele logistiek (postbedeling, onthaal, telefonie, enz.), het wagenpark

teneinde

te zorgen voor een optimaal niveau van competenties en prestaties

 

Voorbeelden van taken

• de rol, de taken en de doelstellingen van de verschillende aspecten van het facility management bepalen en coördineren

• de operationele en technische problemen van de verschillende leden van de entiteit verzamelen en oplossen

• door coaching of opleiding zorgen voor een optimaal niveau van de competenties van de leden van de entiteit

• de kwaliteit van de geleverde diensten en de tevredenheid van de gebruikers controleren

 

Als

beheerder

het operationele actieplan, alsmede het werkingsbudget ervoor opstellen en coördineren

teneinde

een optimale benutting van de beschikbare middelen te bekomen

 

Voorbeelden van taken

• de budgettaire mogelijkheden van de verschillende te verrichten werkzaamheden of opdrachten nagaan (totaal in aanmerking komend budget, 33,5 miljoen euro)

• een actieplan uitwerken betreffende de verschillende te verrichten werkzaamheden en de etappes die daarvoor nodig zijn

• het werkingsbudget opstellen dat nodig is voor de verschillende te verrichten uitgaven en het verdedigen

• toezicht houden op de naleving van de toegekende budgetten

 

Als

supervisor

de goede afwikkeling van de verschillende administratieve processen controleren

teneinde

ervoor te zorgen dat de activiteiten afgewikkeld worden met inachtneming van de wetgeving, de reglementering, enz.

 

Voorbeelden van taken

• de procedures superviseren (zoals die welke betrekking hebben op de overheidsopdrachten)

• de goede uitvoering van de bestellingen en facturen superviseren, enz.

• een kwaliteitscontrole van de geleverde dienstverlening organiseren en permanent verbeteringen voorstellen

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

functie met mandaat (N - 1)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 201-500 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.