Identificatie van de functie

Functiecode : DLO063

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

De algemene leiding en coördinatie verzekeren van de facilitaire diensten van de FOD Economie (aankoopdienst, beheer van het patrimonium, onderhoud en veiligheid van de gebouwen, operationele logistiek, wagenpark, enz.)

teneinde

in belangrijke mate bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de FOD Economie via een maximale ondersteuning van het primaire proces, rekening houdend met een realistische kostenbeheersing.

 

Resultaatgebieden

Als

operationeel verantwoordelijke

toezien op het leiden en op de organisatie van de verschillende aspecten van het "facility management" via een efficiënt beheer van de tijd, de kosten, de activiteiten en de menselijke en financiële middelen

teneinde

de activiteiten en opdrachten die inherent zijn aan de afdeling Facility Management optimaal te harmoniseren en uit te voeren

 

Voorbeelden van taken

• in belangrijke mate actief meewerken met de directeur-generaal aan de uitwerking van managementplannen (jaarlijkse of meerjarenplannen) zowel op het vlak van de te bereiken doelstellingen als op dat van de in acht te nemen budgetten

• in naam van de FOD de infrastructuurprojecten bij de bevoegde besturen (inzonderheid bij de Regie der Gebouwen) onderhandelen en verdedigen

• de verschillende activiteiten en interventies, zowel de interne als de externe, plannen, coördineren en superviseren

 

Als

verantwoordelijke voor een ondersteunende dienst

de andere departementen steunen door op facilitair vlak zowel gestandaardiseerde diensten als specifiek maatwerk aan te bieden

teneinde

hen toe te laten om optimaal te functioneren en zich te kunnen concentreren op hun respectieve kerntaken

 

Voorbeelden van taken

• zorgen voor operationele processen die het mogelijk maken om informatie in te winnen en efficiënt in te spelen op de behoeften (door aan te geven wie wat doet en hoe, enz.) via de verschillende diensten die de entiteit vormen

• erop toezien dat het beheer vooruitziend is (voorbeeld: om permanent over voorraden te beschikken, een optimale bezetting van de gebouwen te bereiken)

• de administratie betreffende de onderhoudscontracten superviseren

• een globaal contractbeheer organiseren

• als verantwoordelijke voor een ondersteunende dienst de veiligheid en het welzijn van de personeelsleden van de FOD garanderen d.m.v. een proactief, adequaat en efficiënt facility management

 

Als

hiërarchisch verantwoordelijke

leiding geven aan het geheel van de diensten en personen die de entiteit vormen, nl. de aankoopdienst, het patrimoniumbeheer, het onderhoud en de veiligheid van de gebouwen, de operationele logistiek (postbedeling, onthaal, telefonie, enz.), het wagenpark

teneinde

te zorgen voor een optimaal niveau van competenties en prestaties

 

Voorbeelden van taken

• de rol, de taken en de doelstellingen van de verschillende aspecten van het facility management bepalen en coördineren

• de operationele en technische problemen van de verschillende leden van de entiteit verzamelen en oplossen

• door coaching of opleiding zorgen voor een optimaal niveau van de competenties van de leden van de entiteit

• de kwaliteit van de geleverde diensten en de tevredenheid van de gebruikers controleren

 

Als

beheerder

het operationele actieplan, alsmede het werkingsbudget ervoor opstellen en coördineren

teneinde

een optimale benutting van de beschikbare middelen te bekomen

 

Voorbeelden van taken

• de budgettaire mogelijkheden van de verschillende te verrichten werkzaamheden of opdrachten nagaan (totaal in aanmerking komend budget, 33,5 miljoen euro)

• een actieplan uitwerken betreffende de verschillende te verrichten werkzaamheden en de etappes die daarvoor nodig zijn

• het werkingsbudget opstellen dat nodig is voor de verschillende te verrichten uitgaven en het verdedigen

• toezicht houden op de naleving van de toegekende budgetten

 

Als

supervisor

de goede afwikkeling van de verschillende administratieve processen controleren

teneinde

ervoor te zorgen dat de activiteiten afgewikkeld worden met inachtneming van de wetgeving, de reglementering, enz.

 

Voorbeelden van taken

• de procedures superviseren (zoals die welke betrekking hebben op de overheidsopdrachten)

• de goede uitvoering van de bestellingen en facturen superviseren, enz.

• een kwaliteitscontrole van de geleverde dienstverlening organiseren en permanent verbeteringen voorstellen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB ...	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	wetgeving (wet, KB, MB ...	als dossier	ad hoc
management	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	mondelinge vragen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	beslissingen	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc
management	beslissingen	als dossier	ad hoc
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

functie met mandaat (N - 1)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 201-500 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de interne organisatie van de Facilitaire diensten en van het werk

• de methode, de procedure gekozen binnen de processen en de projecten, met inachtneming van de wetgeving, de reglementen, de overeenkomsten, de budgetten…

• de organisatie van de diensten die onder zijn verantwoordelijkheid zijn geplaatst

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• elke beslissing of handeling die een impact heeft op andere diensten

• alles wat afwijkt van de gewone richtlijnen en competenties

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

33.562.000 euro (excl. personeel)

 

Eigen werkbudget

14.575.000 euro (excl. personeelskost)

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. beheer van 24 gebouwen

2. ondersteuning primair proces voor 2700 personeelsleden

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• het managementplan van de voorzitter en van de stafdirecteur B&B

• de van kracht zijnde wetgeving en reglementering (voorbeeld: overheidsopdracht - ARAB (Algemeen Reglement voor de arbeidsbescherming, enz.)

• aanbevelingen en aanmaningen (Regie der Gebouwen, adviezen inzake veiligheid en preventie, welzijn op het werk, enz.)

 

Welke vernieuwingen

• de verbetering van de werkprocedures van de dienst

• het gebruik van technologieën, producten (globaal gezien van oplossingen) die creatiever, moderner of rendabeler zijn

• maximale ondersteuning van het primair proces van de FOD

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• persoonlijke ervaring

• beroepsvereniging

• gespecialiseerde literatuur

• het technisch, reglementair en begrotingskader

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.