Adviseur personeel en organisatie - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DPO400
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)
Doel van de functie
Het bepalen, in overeenstemming met het beleid van de afdelingshoofden, van de operationele doelstellingen van een team van de stafdienst P&O, met betrekking tot bijvoorbeeld:
- voor het team "Opleiding", het formuleren van de antwoorden op vragen om advies, bijstand of technische studies van de entiteiten en de invoering van nieuwe opleidingsmethodes, enz.
- voor het team "Opleidingscoördinatie", de organisatie en de coördinatie van het geheel van de nationale en internationale opleidingen die in de centra voor beroepsopleiding worden georganiseerd.
- voor het team "Kennismanagement", het ondersteunen en stimuleren (op het niveau van het lijnmanagement van de stafdiensten) van het kennisbeheer doorheen de hele organisatie, door de responsabilisering van alle managementniveaus inzake formalisering, vormgeving, synthese en het delen van het geheel van de kennis.
- voor het team "Welzijn en gelijke kansen", de invoering van een beleid met betrekking tot morele en materiële hulp aan alle ambtenaren, alsook de organisatie van sportieve en culturele manifestaties of de invoering van een beleid om elke vorm van discriminatie te weren.
- voor het team "Planning en persoonlijke ontwikkeling", de vormgeving aan een cultuur waarin de ontwikkeling centraal staat, door de analyse van de opleidingsbehoeften van elke ambtenaar, teneinde zijn/haar persoonlijke ontwikkeling binnen de organisatie te bevorderen.
- voor het team "Front office", de organisatie van een intern model van samenhangende en professionele dienstverlening onder de lijn- en stafdiensten en onder de ambtenaren.
- voor het team "Sociaal overleg en reglementering", de inrichting van een georganiseerde, gestructureerde en diepgaande dialoog tussen de verantwoordelijken van de federale autoriteit en de representatieve vakorganisaties.
- voor het team "Management van de verloning en het tijdsbeheer", het totaalbeheer van de verloning van de personeelsleden.
- voor het team "Organisatie"...
teneinde
de doelstellingen van deze teams doeltreffend en effectief te bereiken.
Resultaatgebieden
Alsdeskundige/specialisthet bepalen van de doelstellingen van één van de teams van de stafdienst P&O (voor voorbeelden, zie 'doel van de functie')
teneinde
de doelstellingen mee te delen aan de medewerkers en de teams te doen bijdragen tot de best mogelijke werking van de entiteit
Voorbeelden van taken
- het analyseren van de behoeften van de diensten op het vlak van technische, juridische bijstand
- Het analyseren van de procedures qua inning of bijstand waarvan de financiële impact moet worden geëvalueerd (financiële expertise)
- het trekken van conclusies uit deze analyses om de doelstellingen en de prioriteiten van de teams te bepalen
- het organiseren van vergaderingen met de medewerkers om hen de doelstellingen mee te delen
Alsorganisatoracties bepalen die door de leden van het team moeten worden ondernomen, afhankelijk van de beschikbare middelen
teneinde
de vastgestelde doelstellingen te bereiken en duidelijke richtlijnen te geven aan de medewerkers
Voorbeelden van taken
- het beoordelen van het werkvolume en/of de beschikbaarheid van personeel en materiaal
- het uitleggen van te ondernemen acties
- het opmaken van een inventaris van de prioritaire acties die moeten worden ondernomen om de doelstellingen te bereiken
Alsplanningsdeskundigehet operationaliseren van het plan van de afdelingshoofden waarin de concrete acties worden vermeld die moeten worden ondernomen door de teamleden
teneinde
de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het plan op zich te nemen
Voorbeelden van taken
- het organiseren van vergaderingen met de leden van het team
- het toewijzen van duidelijke en precieze opdrachten aan de teamleden
- het voortdurend onderhouden van contact met de leden van het team
Alsleidinggevendehet motiveren, evalueren en leiden van verschillende teamleden
teneinde
ieder van hen aan te zetten tot een optimale inzet
Voorbeelden van taken
- het uit de weg ruimen van alle oorzaken van demotivatie
- het betrekken van de leden van het team door delegatie
- deelnemen aan opleidingscursussen en studiedagen voor individuele coaching
- handelen op individueel vlak en in teamverband
Alssupervisorhet kwalitatief en kwantitatief opvolgen van het door de leden van het team verrichte werk
teneinde
de verwezenlijking van de vastgestelde doelstellingen te beoordelen in verhouding tot de middelen die ter beschikking werden gesteld om deze te bereiken
Voorbeelden van taken
- het regelmatig onderzoeken van de boordtabellen van het team
- het trekken van conclusies en inlichtingen inwinnen bij de leden van het team
- aansporen om oplossingen te vinden tot verbetering
- het erkennen en beoordelen van de inspanningen en positieve resultaten
- waken over de houding van de medewerkers en de naleving van de reglementen en de richtlijnen
Alscontactpersoonhet tot stand brengen van de nodige formele en informele, interne en externe contacten
teneinde
over alle nodige gegevens te beschikken om de goede werking van zijn/haar team te waarborgen
Voorbeelden van taken
- het vertegenwoordigen van het team tijdens interne en externe vergaderingen
- verzekeren dat de verkregen inlichtingen worden doorgeven aan de teamleden
- het ontmoeten van deskundigen
Alsrapporteurregelmatig en nauwgezet feedback geven over de activiteiten en de resultaten van het team bij zijn/haar afdelingshoofd
teneinde
hem/haar de mogelijkheid te geven om de resultaten en de activiteiten te evalueren en te integreren in zijn/haar beheersbeleid
Voorbeelden van taken
- het opmaken van verslagen
- deelnemen aan vergaderingen
- het initiatief nemen voor informele contacten met het afdelingshoofd
- het voorstellen van iniatieven aan zijn/haar afdelingshoofd
- het formuleren van voorstellen tot aanpassing van de doelstellingen van het team
Positionering
De functie krijgt leiding van
een afdelingshoofd of een leadmanager HR of de stafdirecteur
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
|