Identificatie van de functie

Functiecode : DPO400

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Het bepalen, in overeenstemming met het beleid van de afdelingshoofden, van de operationele doelstellingen van een team van de stafdienst P&O, met betrekking tot bijvoorbeeld:

- voor het team "Opleiding", het formuleren van de antwoorden op vragen om advies, bijstand of technische studies van de entiteiten en de invoering van nieuwe opleidingsmethodes, enz.
- voor het team "Opleidingscoördinatie", de organisatie en de coördinatie van het geheel van de nationale en internationale opleidingen die in de centra voor beroepsopleiding worden georganiseerd.
- voor het team "Kennismanagement", het ondersteunen en stimuleren (op het niveau van het lijnmanagement van de stafdiensten) van het kennisbeheer doorheen de hele organisatie, door de responsabilisering van alle managementniveaus inzake formalisering, vormgeving, synthese en het delen van het geheel van de kennis.
- voor het team "Welzijn en gelijke kansen", de invoering van een beleid met betrekking tot morele en materiële hulp aan alle ambtenaren, alsook de organisatie van sportieve en culturele manifestaties of de invoering van een beleid om elke vorm van discriminatie te weren.
- voor het team "Planning en persoonlijke ontwikkeling", de vormgeving aan een cultuur waarin de ontwikkeling centraal staat, door de analyse van de opleidingsbehoeften van elke ambtenaar, teneinde zijn/haar persoonlijke ontwikkeling binnen de organisatie te bevorderen.
- voor het team "Front office", de organisatie van een intern model van samenhangende en professionele dienstverlening onder de lijn- en stafdiensten en onder de ambtenaren.
- voor het team "Sociaal overleg en reglementering", de inrichting van een georganiseerde, gestructureerde en diepgaande dialoog tussen de verantwoordelijken van de federale autoriteit en de representatieve vakorganisaties.
- voor het team "Management van de verloning en het tijdsbeheer", het totaalbeheer van de verloning van de personeelsleden.
- voor het team "Organisatie"...

teneinde

de doelstellingen van deze teams doeltreffend en effectief te bereiken.

 

Resultaatgebieden

Als

deskundige/specialist

het bepalen van de doelstellingen van één van de teams van de stafdienst P&O (voor voorbeelden, zie 'doel van de functie')

teneinde

de doelstellingen mee te delen aan de medewerkers en de teams te doen bijdragen tot de best mogelijke werking van de entiteit

 

Voorbeelden van taken

• het analyseren van de behoeften van de diensten op het vlak van technische, juridische bijstand

• Het analyseren van de procedures qua inning of bijstand waarvan de financiële impact moet worden geëvalueerd (financiële expertise)

• het trekken van conclusies uit deze analyses om de doelstellingen en de prioriteiten van de teams te bepalen

• het organiseren van vergaderingen met de medewerkers om hen de doelstellingen mee te delen

 

Als

organisator

acties bepalen die door de leden van het team moeten worden ondernomen, afhankelijk van de beschikbare middelen

teneinde

de vastgestelde doelstellingen te bereiken en duidelijke richtlijnen te geven aan de medewerkers

 

Voorbeelden van taken

• het beoordelen van het werkvolume en/of de beschikbaarheid van personeel en materiaal

• het uitleggen van te ondernemen acties

• het opmaken van een inventaris van de prioritaire acties die moeten worden ondernomen om de doelstellingen te bereiken

 

Als

planningsdeskundige

het operationaliseren van het plan van de afdelingshoofden waarin de concrete acties worden vermeld die moeten worden ondernomen door de teamleden

teneinde

de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het plan op zich te nemen

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van vergaderingen met de leden van het team

• het toewijzen van duidelijke en precieze opdrachten aan de teamleden

• het voortdurend onderhouden van contact met de leden van het team

 

Als

leidinggevende

het motiveren, evalueren en leiden van verschillende teamleden

teneinde

ieder van hen aan te zetten tot een optimale inzet

 

Voorbeelden van taken

• het uit de weg ruimen van alle oorzaken van demotivatie

• het betrekken van de leden van het team door delegatie

• deelnemen aan opleidingscursussen en studiedagen voor individuele coaching

• handelen op individueel vlak en in teamverband

 

Als

supervisor

het kwalitatief en kwantitatief opvolgen van het door de leden van het team verrichte werk

teneinde

de verwezenlijking van de vastgestelde doelstellingen te beoordelen in verhouding tot de middelen die ter beschikking werden gesteld om deze te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• het regelmatig onderzoeken van de boordtabellen van het team

• het trekken van conclusies en inlichtingen inwinnen bij de leden van het team

• aansporen om oplossingen te vinden tot verbetering

• het erkennen en beoordelen van de inspanningen en positieve resultaten

• waken over de houding van de medewerkers en de naleving van de reglementen en de richtlijnen

 

Als

contactpersoon

het tot stand brengen van de nodige formele en informele, interne en externe contacten

teneinde

over alle nodige gegevens te beschikken om de goede werking van zijn/haar team te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• het vertegenwoordigen van het team tijdens interne en externe vergaderingen

• verzekeren dat de verkregen inlichtingen worden doorgeven aan de teamleden

• het ontmoeten van deskundigen

 

Als

rapporteur

regelmatig en nauwgezet feedback geven over de activiteiten en de resultaten van het team bij zijn/haar afdelingshoofd

teneinde

hem/haar de mogelijkheid te geven om de resultaten en de activiteiten te evalueren en te integreren in zijn/haar beheersbeleid

 

Voorbeelden van taken

• het opmaken van verslagen

• deelnemen aan vergaderingen

• het initiatief nemen voor informele contacten met het afdelingshoofd

• het voorstellen van iniatieven aan zijn/haar afdelingshoofd

• het formuleren van voorstellen tot aanpassing van de doelstellingen van het team

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
eigen FOD	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc
andere beleidsniveaus	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc
management	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc
collega's	mondelinge vragen	vergadering, stuurgroep	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
eigen FOD	schriftelijke adviezen	als dossier	dagelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
andere beleidsniveaus	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
collega's	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep	wekelijks
management	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

een afdelingshoofd of een leadmanager HR of de stafdirecteur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de verdeling van het werk tussen de leden van het team

• de werkmethodes en opdrachten binnen het team, in het kader van de verwezenlijking van zijn/haar actieplan

• het leggen van externe en interne contacten

• de evaluatiemethodes van het werk dat wordt geleverd door de teamleden

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het aangaan van uitgaven (personeel, materiaal)

• het doen aanbrengen van aanpassingen aan het actieplan dat is opgemaakt door het afdelingshoofd, in functie van de materiële middelen, van het beschikbare personeel, van bijzondere omstandigheden in het verloop van de activiteiten van zijn team

• het volgen van cursussen en studiedagen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Aantal VTE's:
- Opleidingscoördinatie: 30
- Opleidingen: 30
- Welzijn en gelijke kansen:
- Kennismanagement: 12
- Front Office: 20
- Sociaal overleg en reglementering: 51 tot 100

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• het actieplan dat is opgemaakt door het afdelingshoofd

• algemene of bijzondere richtlijnen inzake de ontwikkeling van de door de stafdienst P&O gevraagde expertise

 

Welke vernieuwingen

• de werkmethodes in het kader van de verwezenlijking van het actieplan

• de interne operationele richtlijnen en instructies aan het team

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de bepaling en uitvoering van de operationele doelstellingen van de teams

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.