Identificatie van de functie

Functiecode : DCO006

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Organiseren van nationale plechtigheden en grotere plechtigheden

teneinde

de opdracht terzake gegeven door de Regering tot een goed einde te brengen.

 

Dossierbehandeling met betrekking tot de eervolle onderscheiding

teneinde

de rechthebbenden te vereremerken.

 

Adviezen verstrekken met betrekking tot het vakdomein

teneinde

te voldoen aan de behoeften van een maximum aantal "klanten".

 

Resultaatgebieden

Als

organisator en coördinator

organiseren van plechtigheden en coördineren van alle mogelijke domeinen die vereist zijn bij grotere organisaties

teneinde

de plechtigheden op normale manier te laten verlopen

 

Voorbeelden van taken

• contacteren van verschillende andere diensten via telefoon, mail, schriftelijke correspondentie

• organisatie van vergaderingen

• coördineren van de taken en inzet van de hulpdiensten, politie, leger, vervoermaatschappijen, Paleis, kerkelijke autoriteiten, oud-strijders etc.

• afspraken maken om alles praktisch te coördineren

• voorbereiding van organisatie en leiding van verschillende activiteiten in kader van nationale en bijzondere plechtigheden

 

Als

leidinggevende

organiseren van de dienst eervolle onderscheiding

teneinde

de rechthebbenden op de voorziene tijd, de voorziene ondescheidingen toe te kennen (ere-onderscheidingen aan de leden van het Parlement en het personeel van het departement, de Raad van State, de ambtenaren van de gewestraden, de politie- en brandweerdiensten)

 

Voorbeelden van taken

• laten toepassen van de wetten en regels terzake

• toepassing van de toekenningstabellen verzekeren

• verifieren van de KB's van toekenning

• raadgever van de federale overheid in het vakdomein

• dossierbeheer: superviseren van dossiers mbt eervolle onderscheiding die door andere diensten worden toegestuurd en door medewerkers worden gecontroleerd

 

Als

extern raadgever/adviseur

publiek buiten de dienst Protocol in te lichten over de verschillende domeinen van het vak

teneinde

aan elke vrager de gegevens te verstrekken nodig voor een of andere organisatie

 

Voorbeelden van taken

• telefonische, schriftelijke of vragen via elektronische weg beantwoorden

• vragen mbt toepassing van regels van voorrangen en organisatie van plechtigheden en evenementen

• vragen kunnen afkomstig zijn van federale overheden, gewesten en gemeenschappen, provincies en gemeenten, Kamer en Senaat, Paleis, universiteiten (mbt academische zittingen), banken (mbt ceremonieën binnen bank), hogere rechtbanken, enz.

 

Als

intern raadgever

informeren en beantwoorden van vragen van medewerkers

teneinde

ondersteuning te bieden en hun werk efficiënt te laten verlopen

 

Voorbeelden van taken

• richtlijnen verstrekken aan de medewerkers, begeleiden en motiveren van deze

• vragen beantwoorden van medewerkers

• medewerkers bijstaan bij behandeling van dossiers eervolle onderscheiding

 

Als

coach

begeleiden en motiveren van medewerkers

teneinde

hen toe te laten hun taak op efficiënte manier uit te oefenen

 

Voorbeelden van taken

• opleidingen aanmoedigen

• feedback geven aan medewerkers

• motiveren van medewerkers en hun zin voor initiatief aanmoedigen

• administratieve taken van medewerkers opvolgen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers, derden, andere federale overheidsdiensten, andere overheden	schriftelijke en mondelinge vragen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, …), reglementaire voorstellen (wet, KB, MB,…), studiemateriaal	per brief, e-mail, formele afspraak, per omzendbrief, in de vorm van een voorstel van wet,KB,MB,…, in de vorm van een dossier	ad hoc
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, …), reglementaire voorstellen (wet, KB, MB,…)	per brief, e-mail, formele afspraak, per circulaire, in de vorm van een voorstel van wet KB, MB, ..., in de vorm van een dossier	ad hoc
particulieren/burgers, derden, andere federale overheidsdiensten, andere overheden, organisatie/ondernemingen	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), reglementaire vorstellen (wet, KB, MB, ...), studiemateriaal	per brief, e-mail, formele afspraak, per circulaire, in de vorm van een voorstel van wet, KB, MB, ..., in de vorm van een dossier	ad hoc
particulieren/burgers, derden, andere federale overheidsdiensten, andere overheden, organisaties/ondernemingen	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), reglementaire voorstellen (wet, KB, MB, ...)	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, per circulaire, in de vorm van een voorstel van wet, KB, MB, ..., in de vorm van een dossier	ad hoc
derden, andere federale overheidsdiensten, andere overheden, collega's	schriftelijke en mondelinge vragen	louter informeel, per brief, e-mail	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers, derden, andere federale overheidsdiensten, andere overheden, organisaties/ondernemingen, cel beleidsvoorbereiding, syndicaten, collega's	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), reglementaire voorstellen (wet, KB, MB, ...), studiemateriaal	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, per circulaire, in de vorm van een voorstel van wet, KB, MB, ..., in de vorm van een dossier	ad hoc
particulieren/burgers, derden, andere federale overheidsdiensten, andere overheden, organisaties/ondernemingen, cel beleidsvoorbereiding, syndicaten, collega's	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), reglementaire voorstellen (wet, KB, MB, ...)	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, per circulaire, in de vorm van een voorstel van wet, KB, MB, ..., in de vorm van een dossier	ad hoc
particulieren/burgers, derden, andere federale overheidsdiensten, andere overheden, organisaties/ondernemingen, cel beleidsvoorbereiding, syndicaten, collega's	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), reglementaire voorstellen (wet, KB, MB, ...)	louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, per circulaire, in de vorm van een voorstel van wet, KB, MB, ..., in de vorm van een dossier	ad hoc
collega's	schriftelijke en mondelinge vragen, schriftelijke en mondelinge adviezen, bestaande wetgeving (wet, KB, MB, ...), reglementaire voorstellen (wet, KB, MB, ...)	louter informeel, per brief, e-mail, per circulaire	ad hoc
collega's	schriftelijke en mondelinge adviezen	louter informeel, per brief, e-mail	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

In het vakdomein protocol / eervolle onderscheidingen krijgt de functie
geen richtlijnen van een hiërarchische overste, functiehouder werkt en organiseert alles volledig zelfstandig - er wordt wel kort gerapporteerd aan hiërarchische chef (directeur-generaal)

Op budgettair vlak wel afhankelijk van dienst budget

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• organisatie plechtigheden

• dossiers eretekens

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• budget

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

210.000,00 EUR

 

Eigen werkbudget

/

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• samenstelling van de verschillende regeringen en andere officële instellingen van het land

• reglementering en wetgeving met betrekking tot de eervolle onderscheidingen

• reglementering en wetgeving inzake officiële vertegenwoordigingen en symbolen van het land

 

Welke vernieuwingen

• invoeren van de informatisering zowel op het vlak van de organisatie van de plechtigheden als voor het verwerken van de dossiers van eervolle onderscheidingen (in ontwikkeling)

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• evaring binnen de werking en de opdrachten van de federale overheid

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.