Afdrukken

Adviseur e-government - Projectmanager (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DIC005

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Projectleiders

Beroepscategorie : 17. Informatie- en Communicatietechnologie (IC)




Doel van de functie

Initiëren, voorstellen, plannen, van studiefase tot verwezenlijking beheren en opvolgen van en communiceren en rapporteren over e-government en/of ICT-projecten

teneinde

e-government en/of ICT-projecten tot een goed einde te brengen.

 

Sensibiliseren, communiceren en promoten van de e-government gedachte en nieuwe opportuniteiten identificeren

teneinde

draagvlak te geven aan het e-government beleid van de federale overheid en de dienstverlening van de overheid aan haar klanten te verbeteren.

 

Resultaatgebieden
Als
initiator
    identificeren van opportuniteiten voor e-government en het bepalen van indicatoren om de effectiviteit van deze opportuniteiten te kunnen meten; verzamelen van de nodige gegevens op basis van eigen inzichten of op grond van contacten binnen of buiten de federale overheidsdiensten

teneinde

    de studiefase van een project te kunnen starten en er te kunnen over rapporteren

 

Voorbeelden van taken
  • bepalen van basislijnen en indicatoren
  • inzamelen van gegevens
  • leggen van contacten binnen of buiten de federale overheidsdiensten om deze gegevens te bekomen
  • organiseren van vergaderingen
  • overleggen met en informeren van (interne en externe) klanten, leveranciers en bevoegde overheden

 

Als
functioneel analist
    opmaken, nazien en begeleiden van ontwerpen, het autonoom aansturen en uitwerken van voorstudies en behoefte-analyses voor FOD-overstijgende e-government bouwstenen, het beheren van interdependenties met andere e-government projecten en adviseren over opportuniteiten

teneinde

    de uitvoering van een project te kunnen starten

 

Voorbeelden van taken
  • analyseren van processen
  • afbakenen van het project (scope) en beschrijven van de randvoorwaarden, risico- en assumtieanalyse
  • klanten bevragen over hun behoeften en aansluitend voorstellen formuleren
  • ramingen opmaken en begrotingsvoorstellen betreffende projecten uitwerken en toetsen van projecten en voorstellen aan beschikbaar budget
  • advies naar beleid over opportuniteiten

 

Als
projectleider
    autonoom plannen, leiden, opvolgen, beheren en/of coördineren van meerdere e-governmentprojecten

teneinde

    de kwaliteit en de conformiteit met de doelstellingen ervan te verzekeren en ze succesvol, tijdig en binnen het voorziene budget op te leveren.

 

Voorbeelden van taken
  • autonoom plannen en opvolgen van budget, resources, projectplan, omvang, doelstellingen en op te leveren resultaten
  • begeleiden en adviseren van bij de uitvoering overeenkomstig de planning
  • organiseren en leiden van opvolgingsvergaderingen, leiden of bijwonen van stuur- en werkgroepen
  • laten uitvoeren van en adviseren over de resultaten van de voorziene proeven en eventueel bijsturen van proefprojecten
  • pro-actief rapporteren over de uitvoering van de e-governmentprojecten, het tijdig escaleren van mogelijke project-obstakels; beheren van de risico's, omvang en veranderingsmanagement

 

Als
ambassadeur
    beheren van de relaties met andere FOD’s en overheidsinstellingen; volgen, ondersteunen en begeleiden van projecten die binnen de bevoegdheden van de respectieve FOD’s vallen; meewerken aan het sponsoren en trekken van noodzakelijke veranderingstrajecten binnen en buiten de FOD, sensibiliseren en extern communiceren

teneinde

    draagvlak geven aan het e-government beleid van de federale overheid, de Fedict-visibiliteit te verhogen en de e-government visie en strategie uit te dragen bij de verschillende partners met het oog op administratieve vereenvoudiging en klantgerichte dienstverlening

 

Voorbeelden van taken
  • leiden of bijwonen van stuur- en werkgroepen, vergaderingen; overleggen met en advies verlenen aan collega’s (extern)
  • ondersteuning geven bij de reëngineering van de processen in de onderscheiden FOD’s
  • samenwerken aan voorlichting en publicaties
  • zich informeren, communiceren, contacten leggen met belangengroepen en het middenveld, in samenwerking met de beleidsverantwoordelijken

 

Als
coach
    constructief en resultaatgericht samenwerken met andere Fedict-experten en coachen van junior projectleiders

teneinde

    een goede samenwerking binnen Fedict te bewerkstelligen

 

Voorbeelden van taken
  • een constructief en resultaatgericht overleg en samenwerking met de experten van de andere Fedict-diensten
  • een constructief en resultaatgericht overleg en samenwerking met de Fedict PMO (Program Management Office)
  • het begeleiden en coachen van junior projectleiders bij de uitvoering van hun projecten
  • meewerken aan de verdere uitbouw en organisatie van Fedict, in het bijzonder van de directie Progamma- en projectbeheer

 

Als
expert
    bestuderen van documentatie en vakliteratuur, contacten leggen met gespecialiseerde binnen- en buitenlandse instanties, geven en volgen van opleidingen en deelnemen aan studiedagen

teneinde

    de eigen vakkennis en algemene vorming en aansluitend de kennis binnen de afdeling te ontwikkelen en de interne bekwaamheden te verbeteren

 

Voorbeelden van taken
  • de eigen technische kennis in werkgroepen ter beschikking stellen
  • opvolgen van de evoluties op het gebied van: project- en programmanagement, BPR, ICT en e-government
  • opvolgen van de actualiteit inzake e-Government bij andere binnen- en buitenlandse overheden
  • op de hoogte blijven van technologische evoluties inzake ICT

 

Als
administratief medewerker
    uitvoeren van een aantal administratieve taken

teneinde

    bij te dragen tot een vlotte afhandeling van procedures met betrekking tot de uitvoering van de opdracht

 

Voorbeelden van taken
  • verzorgen van briefwisseling, opstellen van verslagen, rapporteren
  • voorbereiden van antwoorden op parlementaire vragen
  • opvolgen van expertises en gerechtdossiers m.b.t. projecten
  • opstellen van aanbestedingsdocumenten, aanbestedingsaanvragen en gunningsvoorstellen
  • respecteren van de policies die binnen Fedict gelden

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

directeur-generaal Project- en programmabeheer

de betrokkene krijgt functioneel ook leiding van een programmamanager

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • binnen de afgesproken organisatorische en procedurele krijtlijnen, over:
  • de werkorganisatie van het project: wie doet wat, wanneer (deadlines,...) en hoe (via stuurgroep of andere organen); aanwending van tijd en middelen
  • de technische aspecten (verzoeken tot verandering, technologische keuzes,…) en functionele beslissingen
  • juridische aspecten: na overleg met de juridische dienst
  • budgettaire aspecten (goedkeuren van facturen, tijdsplanning van de facturatie, de aanwending van het voor het project toegewezen budget): binnen het aan de betrokkene voor het project toegewezen budget
  • opstellen van lastenboeken
  • goedkeuren van de projectresultaten: na advies van andere Fedict-diensten
  • opmerking: een projectleider heeft enkel autonomie over bovenvermelde aspecten als hij/zij de eindverantwoordelijkheid draagt. Ook dan beslist hij/zij vaak tijdens (informeel) overleg met de DG en/of de voorzitter (zonder dat deze daarbij autoriserend optreden)

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • bepaalde budgetgebonden materies (toewijzing van projecten, contracten, bijwonen werkgroepen of conferenties, vorming en opleiding, logistieke steun,…)
  • persoonsgebonden materies (vakantie en verlof, verloning, loopbaan, relaties met collega's en oversten,…)
  • beleidsgebonden materies (standpunten van Fedict, externe communicatie, parlementaire vragen, perscontacten,…)
  • sommige projectgebonden materies (escalatie van onderwerpen)

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

het budget van een project varieert tussen 100 000,00 € en 500 000,00 € ; een projectmanager is verantwoordelijk voor 2 grote en een 3-tal middelgrote projecten

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. grootte projectteam: moeilijk in te schatten, in een project wordt in het algemeen met teamverantwoordelijken gewerkt en de projectleiders hebben niet altijd een overzicht van de teams gemiddeld: personen aan wie de betrokkene rechtstreeks rapporteert (sturingscomité, beslissers, andere DG): tussen 5 en 10 per project volledig team dat aan een project deelneemt: tussen 4 en 50 personen

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • specifieke wetgeving: project- en contextgebonden wetgeving (vb. eID-gerelateerd: rijksregister, privacy, identiteitskaart)
  • algemene wetgeving: (vb. wetgeving op de overheidsopdrachten)
  • richtlijnen: specifieke (die gelden binnen andere FOD's waarmee projecten worden uitgevoerd) en algemene Fedict richtlijnen
  • contextgebonden richtlijnen i.v.m. scheiding van bevoegdheden tussen federaal, regionaal en lokaal niveau enerzijds en tussen kabinet en administratie anderzijds (bv communicatie)

 

Welke vernieuwingen
  • gezien de korte historiek van e-gov, die op zichzelf vernieuwend is, zijn vernieuwing en verandering inherent aan de functie en zijn ze permanent aanwezig in de organisatiestructuur waarin de projectleider operationeel is

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • visie, missie en objectieven Fedict
  • politiek referentiekader: regeerakkkoord, federale beleidsverklaringen
  • virtuele matrix
  • budgetair kader en personeelsplan
  • e-government

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.