Identificatie van de functie

Functiecode : DLO099

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Het aansturen van de diensten FOR om groepscontracten te ontwikkelen, te gunnen en op te volgen met decentralisatie van de bestellingen en de facturatie

teneinde

aan de federale overheidsdiensten de mogelijkheid te bieden om efficiënte aankopen te verwezenlijken aan de beste voorwaarden.

 

Het aansturen van de dienst ABA om de aankoopdiensten bij hun aankopen te informeren, te ondersteunen en te adviseren bij de toepassing van de wetgeving op de overheidsopdrachten

teneinde

aan de federale overheidsdiensten de mogelijkheid te bieden om efficiënte aankopen te verwezenlijken op basis van procedures waarbij de wetgeving wordt gerespecteerd.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

team aansturen en coachen

teneinde

de vooropgestelde doelstellingen van de dienst te behalen

 

Voorbeelden van taken

• de medewerkers aansturen en in overleg de prioriteiten en objectieven vastleggen

• instaan voor de functiebeschrijvingen en de ontwikkelcirkels

• conflicten hanteren, team-building faciliteren en de interne communicatie bevorderen

• coachen van en waken over de ontwikkeling van de medewerkers

• instaan voor de aanwervingen van de dienst in samenwerking met de stafdienst P&O

 

Als

verantwoordelijke voor de dienst

beheer en de operationalisering van de dienst verzekeren

teneinde

de missie van de dienst te volbrengen

 

Voorbeelden van taken

• het vertalen van de missie van de dienst in een businessplan

• het vertalen van strategische doelstellingen in operationele doelstellingen en projecten

• het beheer van de projecten

 

Als

specialist

realiseren van groepsoverheidsopdrachten

teneinde

alle federale entiteiten de kans te bieden efficiënte aankopen te doen

 

Voorbeelden van taken

• het voorstellen van opdrachten aan het overlegcomité en het bekomen van collegiale beslissingen

• waken over de goede uitvoering van de goedgekeurde opdrachten

• waken over de goede uitvoering van de procedures op reglementair vlak

• de behandeling en de opvolging van alle noodzakelijke administratieve stukken verzekeren

• de werkzaamheden betreffende de verschillende fasen van elke opdracht superviseren en leiden

 

Als

adviseur

geven van adviezen en ondersteuning aan de aankoopdiensten van de federale overheid met het oog op het verwezenlijken van kennisoverdracht

teneinde

de federale aankoopdiensten toe te laten hun overheidsopdrachten met een grotere zelfstandigheid en deskundigheid te laten uitvoeren

 

Voorbeelden van taken

• op eigen initiatief of op verzoek adviezen geven inzake overheidsopdrachten

• op eigen initiatief of op verzoek ondersteuning bieden

• het verzamelen van best practices inzake overheidsopdrachten in binnen- en buitenland en deze ter beschikking stellen van de aankoopdiensten van de federale overheid

• trainingen en vormingen inzake overheidsopdrachten geven aan het personeel van de federale aankoopdiensten

 

Als

specialist

aankoopbeleid van de federale overheid uittekenen en het ontwikkelen van instrumenten en indien nodig aanpassen in functie van de best practices

teneinde

een kader te ontwikkelen waar de federale overheidsdiensten zich naar kunnen richten

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen van het aankoopbeleid met als centrale peilers kennisdeling, communicatie, klantvriendelijkheid en transparantie

• het volgen van het aankoopbeleid in Europa en de rest van de wereld

• het onderzoeken in welke mate besparingen kunnen worden verwezenlijkt door het promoten van Total Cost Ownership en Publieke Private Samenwerking

• het onderzoeken van de mogelijkheid om het aankoopbeleid voor de hele federale overheid te uniformiseren en te moderniseren

• opzetten en leiden van projecten met het oog op het ontwikkelen van beheerstools (tools voor het rapporteren, statistieken, modelclausules)

 

Als

account manager

instaan voor de externe contacten

teneinde

de horizontale opdracht van de dienst uit te voeren en te versterken

 

Voorbeelden van taken

• het voorzitten van het netwerkoverleg van verantwoordelijken van de logistieke diensten van de FOD's en POD's en deelnemen aan werkgroepen opgericht in de schoot van dit netwerkoverleg

• de contacten verzekeren met de openbare diensten die effectieve en potentiële klanten zijn

• oprichten van multi-diensten werkgroepen (evaluatiecommissies, technische ploegen,...)

• het verzekeren van commerciële contacten met effectieve en potentiële leveranciers en dienstverleners

• het verzekeren van contacten met diverse organisaties in binnen- en buitenland

 

Als

projectleider

het initiëren, coördineren en opvolgen van horizontale en verticale projecten in het kader van het aankoopbeleid met de verschillende federale overheidsdiensten

teneinde

een projectuitvoering conform de vooropgestelde resultaten te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• uittekenen van een project in kader van de procedures mbt. het aankoopbeleid

• opstellen van een planning conform het voorziene budget

• acties plannen en superviseren

• aansturen van projectleiders en projectmedewerkers

• opzetten en leiden van projecten met het oog op het ontwikkelen van beheersinstrumenten

 

Als

kwaliteitsbeheerder

bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening

teneinde

de horizontale opdracht van de dienst te versterken

 

Voorbeelden van taken

• vaststellen van kwaliteitsdoelstellingen voor de teamleden

• waken over de reglementaire kwaliteit van de output van de dienst

• de kwaliteit van de procedures verifiëren of laten verifiëren

• waken over het respecteren van de essentiële principes

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

voorzitter van het directiecomité van de FOD P&O

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de organisatie van de taken van het team

• de voorstellen aan de voorzitter i.v.m. de werking en de uitbouw van de dienst

• de globale strategie (prioriteiten, methodes,...) en de toe te passen strategie voor elke overheidsopdracht

• briefwisseling met klanten en leveranciers

• verrijking van de database van de gemeenschappelijke instrumenten en van de rapportering

• contacten met leveranciers/dienstverleners, andere diensten en controleorganen

• alle andere acties die geen validatie van de hiërarchie of externe personen ingevolge een wetgeving vereisen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• uitvoeren van de strategie van P&O en van de regering

• beslissingen om over te gaan tot een omvangrijke overheidsopdracht

• beslissingen inzake de selectie van inschrijvers of kandidaten, de regelmatigheid van offertes en de gunning van de opdracht

• officiële briefwisseling die fundamentele nieuwe beslissingen betreffen die een belangrijke impact hebben op de organisatie

• vormingen

• afwezigheden

• het uitvoeren van het businessplan

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

niet bepaald

 

Eigen werkbudget

niet bepaald

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. impact van groepscontracten op de budgetten van de andere overheidsdiensten + op de administratieve werklast van de andere overheidsdiensten

2. verwacht zakencijfer van 75 miljoen euro + minimumbesparing van 10 miljoen euro per jaar

3. 3000-tal adviezen per jaar + 200-tal ondersteuningsactiviteiten

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de reglementering op de overheidsopdrachten

• de reglementering inzake de administratieve en begrotingscontrole

• de reglementering inzake de bepaling en de controle van de prijzen

• de reglementering inzake de organisatie van diensten

• alle reglementering die een impact heeft op de concurrentie, de contracten en de organisatie van de relaties openbare sector - privé- sector; de nieuwe richtlijnen inzake de ecologische eigenschappen van de producten en inzake ethische problematiek; de technische normen

 

Welke vernieuwingen

• ontwikkelen van nieuwe tools die toelaten de procedures te beheren

• innovatie op het vlak van horizontale werking met de aankoopdiensten

• het ontwikkelen van nieuwe performante overheidsopdrachten

• ontwikkelen van een vernieuwend aankoopbeleid

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• aanpassingen van de Europese en Belgische reglementering

• eigen expertise

• moderniseringsinitiatieven en nieuwe eisen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.