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Attaché A2 greffe - Responsable d'équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DJU080
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers
Catégorie de métiers : 09. Normes juridiques et Litiges (JU)
Raison d'être de la fonction
Structurer, organiser et participer à l'exécution des tâches administratives pour la préparation et le traitement des dossiers destinés aux magistrats, au notariat et à l'administration du tribunal
afin de
garantir la bonne administration de la justice et le règlement à temps de la procédure judiciaire.
Finalités
En tant queGestionnaire de dossiers
- préparer administrativement le dossier juridique pour les magistrats ou le tribunal, sur la base d'un dossier juridique existant, de même que recevoir une autre instance officielle (ex. : l'Office des Etrangers en ce qui concerne la Commission Permanente de Recours des Réfugiés )
afin de
- pouvoir transmettre un dossier complet aux magistrats ou au tribunal pour ainsi garantir la clôture rapide et efficace du dossier
Exemples de tâches
- examiner le dossier (ex. : via la lettre du candidat réfugié, en ce qui concerne la Commission Permanente de Recours des Réfugiés) et enregistrer celui-ci dans une base de données
- collecter toutes les informations disponibles sur le dossier auprès d'autres instances (principalement internes)
- transmettre le dossier aux magistrats ou au tribunal
En tant que
Coordinateur administratif
- partager le dossier entre les différents magistrats, sur la base d'une répartition uniforme du travail et d'accords avec les magistrats, de même qu'organiser administrativement les journées d'audience des magistrats ou du tribunal
afin de
- pouvoir garantir le déroulement fluide des journées d'audience du tribunal
Exemples de tâches
- répartir les dossiers entre les différents magistrats
- établir le rôle des audiences (sur la base d'une entrevue avec les membres du tribunal au sein duquel ils partagent des informations) et dresser les listes des secrétaires pour les audiences
- contacter les suppléants (sélectionner sur la base d'une liste de disponibilité des suppléants)
- demander, au service d'interprétation, des interprètes pour les audiences
- signer et envoyer les convocations aux inculpés (ou aux candidats réfugiés en ce qui concerne la Commission Permanente de Recours des Réfugiés)
En tant que
Gestionnaire de dossiers
- clôturer le dossier, au niveau administratif, correctement et à temps après l'audience, sur la base des décisions prises lors de l'audience par les membres du tribunal
afin de
- éviter les erreurs de procédure pouvant mettre en danger la décision du tribunal via des recours devant le Conseil d'Etat
Exemples de tâches
- contrôler, au niveau administratif, la décision des membres du tribunal (orthographe, format, faits techniques)
- notifier la décision du tribunal de par la signature d'une lettre standard accompagnée de la motivation de la décision et l'envoi de celle-ci à l'inculpé
En tant que
Dirigeant
- diriger, coacher, motiver et assurer le développement des collaborateurs administratifs
afin de
- optimiser leurs prestations et le fonctionnement du service ainsi que garantir le développement personnel des collaborateurs
Exemples de tâches
- diriger les collaborateurs, au niveau opérationnel, de par une répartition optimale du travail
- donner du feedback quant aux prestations des collaborateurs, sur la base de sa propre opinion et du feedback de tiers
- évaluer les collaborateurs dans le cadre des cercles de développement
- former et suivre de nouveaux collaborateurs
En tant que
Personne de contact
- répondre et réagir à des questions (provenant de personnes internes et externes concernées dans le dossier) relatives à la procédure et à l'administration du dossier
afin de
- garantir la clôture correcte et efficace du dossier pour toutes les parties (internes et externes) intéressées
Exemples de tâches
- répondre quotidiennement à des questions d'avocats, d'inculpés ou de candidats réfugiés en ce qui concerne l'ajournement d'audiences, la traduction de pièces, le dépôt de documents supplémentaires, etc.
- répondre à des questions internes
En tant que
Contrôleur
- suivre et contrôler en permanence les travaux des collaborateurs administratifs
afin de
- améliorer le résultat des activités effectuées et d'éviter les fautes de procédure dans le dossier juridique
Exemples de tâches
- contrôler le travail quotidien des collaborateurs
- améliorer le mode de travail pratique quotidien des collaborateurs si nécessaire
En tant que
Conseiller
- préparer une proposition pour la déclaration, ou non, de recevabilité d'un dossier
afin de
- simplifier la décision des membres du tribunal relativement à la recevabilité ou non du dossier, sur la base de la proposition réalisée
Exemples de tâches
- contrôler toutes les pièces au niveau administratif, dans le but de voir si toutes les conditions administratives sont satisfaites
- formuler une proposition de déclaration de recevabilité
Positionnement
La fonction est dirigée par
président du tribunal (hiérarchiquement)
autres membres du tribunal (fonctionnellement)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.