Identificatie van de functie

Functiecode : DJU080

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 09. Juridische Normen en Geschillen (JU)

Doel van de functie

Structureren, organiseren en mee uitvoeren van de administratieve taken ter voorbereiding en behandeling van de dossiers voor magistraten, notariaat en administratie van de rechtbank

teneinde

de correcte rechtspleging en tijdige afwikkeling van de rechtsprocedure te verzekeren.

 

Resultaatgebieden

Als

Dossierbeheerder

administratief voorbereiden van het juridisch dossier voor de magistraten of de rechtbank op basis van een bestaand juridisch dossier, ontvangen van een andere officiële instantie (bvb. Dienst Vreemdelingenzaken in geval van Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen)

teneinde

een volledig dossier te kunnen overmaken aan de magistraten of de rechtbank om zo de snelle en effectieve afhandeling van het dossier te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• kennisname van het dossier (bvb. via brief van kandidaat vluchteling in geval van Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen) en registratie in database

• verzamelen van alle informatie beschikbaar rond het dossier bij andere (veelal interne) instanties

• doorsturen van dossier naar magistraten of rechtbank

 

Als

Administratief coördinator

verdelen van de dossiers over de verschillende magistraten op basis van een gelijk werkverdeling en de afspraken met de magistraten en het administratief organiseren van de zittingsdagen van de magistraten of de rechtbank

teneinde

een vlot verloop van de zittingsdagen van de rechtbank te kunnen garanderen

 

Voorbeelden van taken

• verdelen van de dossiers over de verschillende magistraten

• opmaken van de zittingsrol (op basis van gesprek met leden van de rechtbank waarin zij data meedelen) en opmaken lijsten secretaris voor zittingen

• contacteren van plaatsvervangers (keuze uit bestaande lijst op basis van bschikbaarheid plaatsvervangers)

• aanvragen tolken voor zittingen aan tolkendienst

• oproepingen aan beklaagden (of kandidaat vluchtelingen in geval van Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen) ondertekenen en versturen

 

Als

Dossierbeheerder

correct en tijdig administratief afhandelen van het dossier na de zitting op basis van de beslissingen genomen in de zitting door de leden van de rechtbank

teneinde

procedurefouten te vermijden die de beslissing van de rechtbank in gevaar kan brengen via beroepen voor de Raad van State

 

Voorbeelden van taken

• administratief nakijken van de beslissing van de leden van de rechtbank (spelling, formaat, technische feitelijkheden)

• betekenen van de beslissing van de rechtbank door een standaardbrief met de motivatie van de beslissing te ondertekenen en door te sturen naar de beklaagde

 

Als

Leidinggevende

leiding geven aan, coachen, motiveren en ontwikkelen van administratieve medewerkers

teneinde

hun prestaties en de werking van de dienst te optimaliseren en de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• operationeel aansturen van de medewerkers door optimale werkvrdeling op te stellen

• feedback geven op de prestaties van de medewerkers op basis van eigen mening en feedback van anderen

• evalueren van de medewerkers in het kader van de ontwikkelcirkels

• nieuwe medewerkers opleiden en opvolgen

 

Als

Contactpersoon

beantwoorden van en reageren op vragen (van interne en externe betrokkenen bij het dossier) wat betreft de procedure en de administratie van het dossier

teneinde

de correcte en effectieve afhandeling van het dossier te garanderen voor alle betrokken partijen (intern en extern)

 

Voorbeelden van taken

• dagelijks beantwoorden van vragen van advocaten, beklaagden of kandidaat vluchtelingen wat betreft uitstel van zittingen, vertaling van stukken, neerleggen van extra documenten, etc…

• beantwoorden van interne vragen

 

Als

Toezichter

permanent opvolgen en controleren van de werkzaamheden van de administratieve medewerkers

teneinde

resultaat van de uitgevoerde activiteiten te verhogen en procedurefouten binnen het juridisch dossier te vermijden

 

Voorbeelden van taken

• nakijken van dagelijks werk van medewerkers

• verbeteren van de praktische dagdagelijkse werkwijze van de medewerkers waar nodig

 

Als

Adviesverlener

opmaken van een voorstel tot al dan niet ontvankelijkheidsverklaring van een dossier

teneinde

de beslissing van de leden van de rechtbank wat betreft al dan niet ontvankelijkheid te vereenvoudigen op basis van het opgemaakte voorstel

 

Voorbeelden van taken

• administratief nakijken van alle stukken om te kijken of aan alle administratieve voorwaarden is voldaan

• formuleren van voorstel voor ontvankelijkheidsverklaring

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

voorzitter van de rechtbank (hiërarchisch)

andere leden van de rechtbank (functioneel)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de dagdagelijkse werking van de dienst binnen een sterk afgelijnd kader van wetgevingen en procedures

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• alle inhoudelijke materies van een dossier (uitstel zitting, inhoudelijke beslissingen, enz.)

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

NA

 

Eigen werkbudget

NA

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. NA

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• wetgeving en procedures omtrent de desbetreffende bevoegdheid van de rechtbank

 

Welke vernieuwingen

• dagdagelijkse normale verbteringen aan de werking van eigen functie en die van medewerkers

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• optimaal verloop van de werkzaamheden van de dienst

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.