Identificatie van de functie

Functiecode : ILO007

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Coördineren en leiden van de dienst economaat en verzekeren dat deze goed functioneert binnen de organisatie

teneinde

tijdig te beschikken over de materiële middelen die nodig zijn voor een kwaliteitsvolle dienstverlening en om bij te dragen tot de realisatie van de operationele en logistieke doelstellingen van de dienst.

 

Resultaatgebieden

Als

verantwoordelijke

leiden van de activiteiten van de dienst economaat en zorgen voor de logistieke middelen die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de instelling

teneinde

bij te dragen tot de realisatie van de operationele doelstellingen van de dienst

 

Voorbeelden van taken

• waarborgen dat de gebouwen en hun uitrusting permanent onderhouden worden

• zorgen voor de goede werking van de dienst

• superviseren en opvolgen van de werken die door externe firma's of door de interne teams uitgevoerd worden

• meewerken aan de opstelling van de bestekken

• mee onderhandelen over de belangrijkste contracten

 

Als

expert

bepalen van de logistieke middelen die vereist zijn en ze optimaliseren

teneinde

bij te dragen tot een optimale werking van de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• de behoeften van de afdelingen beoordelen

• het functioneringsbudget van de installaties voorbereiden en verdedigen

• de nodige rationaliseringen en besparingen voorstellen

• adviseren wat betreft bepaalde complexe aankoopdossiers

• adviseren over de complexe dossiers op technisch, budgettair en administratief vlak

 

Als

leidinggevende

beheren, leiden en coördineren van de personeelsactiviteiten van de dienst economaat

teneinde

administratieve en technische ondersteuning te bieden aan de leden van deze cel om de operationele doelstellingen van de dienst te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• gedragsrichtlijnen en duidelijke doelstellingen geven aan de medewerkers

• de activiteiten verdelen en zich bezig houden met de coördinatie ervan

• de bevoegdheden van de medewerkers verdelen tijdens de samenstelling van ploegen

• de resultaten opvolgen en corrigeren

• teamvergaderingen organiseren

 

Als

coach

begeleiden, motiveren en adviseren van de leden van de dienst

teneinde

bij te dragen tot hun ontwikkeling en hen de gelegenheid te bieden om zoveel mogelijk vooruitgang te boeken

 

Voorbeelden van taken

• de verwezenlijking van de vastgelegde doelstellingen evalueren

• individuele gesprekken voeren met de medewerkers, alsook de aandachtspunten en de aanwezige en te ontwikkelen competenties bepalen

• iedere persoon in zijn/haar vooruitgang begeleiden, steunen en stimuleren

• op constructieve wijze zowel positieve als negatieve feedback geven wat betreft de manier van functioneren

• medewerkers meer inzicht te geven in hun sterktes en zwaktes

 

Als

controleur

toepassen en laten toepassen van interne richtlijnen en instructies, alsook toezien op de afwerking van de aanvragen inzake het economaat in de vereiste vorm en binnen de gewenste termijn

teneinde

de verplichtingen en de vereiste termijnen strikt te respecteren

 

Voorbeelden van taken

• evalueren van de voorstellen met een budgettaire impact en analyseren van de dossiers die ingediend worden door het departement of de dienst

• de aanpassing van de ingediende dossiers vragen

• bijkomende documenten vragen

• zorgen dat de dossiers tijdig doorgegeven worden

• informatie uitwisselen (vragen / antwoorden) met de Regie der Gebouwen

 

Als

bemiddelaar

verspreiden van de nodige instructies en praktijken inzake het economaat en het logistiek beheer

teneinde

te garanderen dat de betrokken departementen, de medewerkers van de dienst en de organisatie zelf een uniforme werkwijze volgen

 

Voorbeelden van taken

• de statistieken inzake het economaat bijhouden en verspreiden (bv. het beheer van de kosten)

• de arbeidsprocedures en -instructies verspreiden

• de dienst vertegenwoordigen en relaties onderhouden met de klanten en met interne en externe partners

• de richtlijnen binnen de FOD of de instelling interpreteren en meedelen

 

Als

kennisbeheerder

opvolgen van de rechtspraak, de wetgeving en de reglementering inzake het economaat en overheidsopdrachten

teneinde

adequate informatie te verschaffen

 

Voorbeelden van taken

• correcte informatie bezorgen aan interne auditoren

• informatie bezorgen aan het directiecomité en/of andere leidinggevende instanties

• deelnemen aan interne opleidingen, externe colloquia en reflectiegroepen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

directeur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• een optimaal beheer van de eigen organisatie en die van de medewerkers

• verlenen van advies binnen het eigen competentiedomein

• alles wat valt onder het afgesproken budget

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de validatie van de wijzigingen in de toewijzing van het budget van de organisatie door de leidinggevende instanties

• belangrijke uitgaven

• de aankopen die niet in het budget opgenomen zijn

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

variabel

 

Eigen werkbudget

budget voor de werkingskosten met de goedkeuring van de directie

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• het wettelijk, reglementair, budgettair en technisch kader; de technische standaarden binnen de overheid

 

Welke vernieuwingen

• alternatieven voor de aankoop (verhuur, onderaanneming, enz.), optimalisering van de aankoop- en bestelprocedures, voorstel voor een beter gebruik van de aankopen of de logistieke middelen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de opleiding, de ervaring in de functie en in vorige functies

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.