Identificatie van de functie

Functiecode : ILO008

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Uitvoeren en opvolgen van de gunning van de overheidopdrachten met een klein team

teneinde

de gunning van overheidsopdrachten voor de instelling te realiseren binnen de door de instelling vooropgestelde termijnen en voorwaarden en overeenkomstig de wetgeving met betrekking tot de overheidsopdrachten en de budgettaire verplichtingen.

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

zorgen voor de correcte samenstelling van een dossier van een overheidsopdracht

teneinde

de gunning van de goederen- en dienstenmarkt te waarborgen zodat de instelling haar werkingsmiddelen optimaal kan inzetten

 

Voorbeelden van taken

• de initiële aanvraag opmeten en analyseren

• de diensten die aanvragen, adviseren in termen van behoeften

• de technische specificaties van de bestekken verzamelen bij de desbetreffende technische diensten

• deelnemen aan de uitwerking van speciale bestekken in samenwerking met de technische diensten

 

Als

intern adviseur

aansturen van de activiteiten van de medewerkers wat betreft de stappen in geval van klachten of in geval van een complexer dossier

teneinde

in staat te zijn om bepaalde complexere gevallen op te lossen

 

Voorbeelden van taken

• een principedossier samenstellen in geval van uitzondering

• de dossiers eventueel overdragen aan het centraal bestuur of aan de juridische dienst

• meer informatie geven over een dossier bij de inspectie van Financiën

 

Als

juridisch specialist

instaan voor het volledige juridische luik van de overheidsopdrachten

teneinde

de juiste keuzes te maken voor een efficiënte behandeling van de dossiers inzake overheidsopdrachten met naleving van de termijnen en budgettaire verplichtingen

 

Voorbeelden van taken

• de wetgeving die specifiek is voor de overheidsopdrachten opvolgen

• verzekeren dat de wetgeving inzake overheidsopdrachten goed wordt toegepast

• de wetgeving opvolgen die eigen is aan de werken/diensten in kwestie

 

Als

administratief medewerker

instaan voor het volledige administratieve luik van de overheidsopdrachten

teneinde

keuzes te maken in functie van een efficiënte behandeling van de dossiers van overheidsopdrachten met naleving van de termijnen

 

Voorbeelden van taken

• de inhoud beoordelen van het technische gedeelte van het bestek (lijkt dit gedeelte voldoende uitgewerkt door de technische diensten, zonder zich uit te spreken over de inhoud)

• overleggen met de aanvragers van werken/diensten om hun behoeften goed te bepalen

• de beoordeling opstellen (de selectiecriteria)

• het bestek opstellen met de standaardformulieren, aangepast aan de gunningswijze van het contract

 

Als

coördinator

informeren van alle partijen over de vooruitgang van de activiteiten en ze laten samenwerken

teneinde

de gunning van de overheidsopdrachten uit te voeren binnen de termijn van een budgettair jaar

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen van de technische specificaties van de studiediensten en de technische diensten of van de diensten die aanvragen en bijkomende preciseringen vragen om het bestek op te maken

• overleggen met de hiërarchie om de goedkeuring voor de gunning voor deze overheidsopdracht te krijgen

• de dossiers indienen bij het centraal bestuur of rechtstreeks bij de inspectie van Financiën

• toezicht houden op de selectie van de kandidaten in samenwerking met de verantwoordelijken voor het technisch gedeelte van de bestekken

• overleggen met de juridische dienst in geval van klachten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

niveau N-3 tot N-4 (in de grote instellingen)

niveau N-2 tot N-3 in de kleinere instellingen

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de prijsofferte bij de bedrijven en andere contacten met hen

• elke aankoop kleiner dan 7500 euro

• de controle van de taken van de assistenten

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het advies van de inspectie van Financiën wordt altijd gevraagd boven de 31000 euro

• het advies van de controleur van de vastleggingen wordt altijd gevraagd boven de 5500 euro

• het beoordelingsverslag van de offertes moet bij de inspectie van Financiën ingediend worden

• de verantwoordelijke van het departement houdt toezicht op de dossiers van de overheidsopdrachten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

zie autonomie: het budget wordt opgevolgd door de meerdere

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de wetgeving inzake overheidsopdrachten

• de wetgeving die eigen is aan de werken / diensten / leveringen

• staatsboekhouding

• begrotingsrecht

 

Welke vernieuwingen

• kan vernieuwing brengen in de procedures, de oplossingen kunnen variëren voor de terugkerende problemen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de persoonlijke, dagelijkse ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.