Attaché overheidsopdrachten (dossierbeheer) (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : ILO067
Niveau: A
Klasse : A1 Functiefamilie : Dossierbeheerders Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)
Doel van de functie
Zorgen voor de opmaak van een bestek, de aankondiging van de opdracht tot de definitieve oplevering en de behandeling van eventuele geschillen
teneinde
de administratieve weg van een overheidsopdracht correct te doen verlopen.
Resultaatgebieden
Alsdossierbeheerderbeheren van overheidsopdrachtendossiers
teneinde
een correcte oplevering van de werken / leveringen / diensten te bekomen
Voorbeelden van taken
- opstellen van het administratief deel van een bestek
- opvolgen van de toewijzing van de opdrachten (qua validaties en tijdspanne)
- controleren van de uitvoering van de opdracht (budgetair, facturatie)
- rapporteren over de stand van zaken tijdens het verloop
Alscoördinatorfunctioneel aansturen van de uitvoering van de werkzaamheden en mee instaan voor de prestaties van de medewerker(s)
teneinde
een optimale dienstverlening te garanderen en de efficiëntie van de medewerker(s) te maximaliseren
Voorbeelden van taken
- opvragen van de nodige administratieve gegevens aan de medewerkers
- opvolgen van de uitbetaling die verricht werd door de medewerkers
- opvolgen en adviseren bij de facturatie van de geleverde werken / leveringen / diensten
- opvolgen van de verrichte administratieve taken m.b.t. overheidsopdrachten met een lange uitvoeringstermijn
Alsinterne raadgeverbijstaan van de interne diensten en advies verlenen aan de directie
teneinde
een gebruiksvriendelijke en kostenbesparende oplossing te realiseren
Voorbeelden van taken
- de gunningswijze aanraden op basis van ervaringen
- zorgen dat de gekozen procedures overeenstemmen met de reglementering
- wijzen op de consequenties van bepaalde beslissingen en gebeurtenissen (faillissement van de leverancier, ingebrekestelling van de onderaannemer, enz.)
- advies verlenen bij de eventuele kwalitatieve selectie van kandidaten
- de vragende partij adviseren bij de opstelling van de gunningscriteria
Alsbeheerderinstaan voor het budgetbeheer van de afgesloten overheidsopdrachten
teneinde
de oplevering van de werken / leveringen /diensten te bekomen binnen het vooropgestelde budget
Voorbeelden van taken
- opvragen van initiële schattingen vóór de opmaak van de overheidsopdrachten
- actueel houden van de informatie rond de afgesloten opdrachten
- (laten) opvolgen van de facturatie van de afgesloten overheidsopdrachten
- ingrijpen bij vastgestelde overschrijdingen van het budget (contacteren van de leverancier, de oversten)
- rapporteren van het bestede budget aan de directie
Alscontroleurcontroleren en vergelijken van informatie en rapporten
teneinde
correcte en kwaliteitsvolle gegevens te garanderen
Voorbeelden van taken
- instaan voor de administratieve controle van de offertes en hun administratieve behandeling
- toezien op de administratieve opvolging van de uitvoering van de opdracht
- verzorgen van statistieken en rapporten over de overheidsopdrachten
- opstellen van antwoorden op parlementaire vragen m.b.t. overheidsopdrachten
- opleveringsdocumenten uitgeven of een weigering motiveren
Alsaanspreekpuntdoorgeven van de nodige informatie op een snelle en accurate manier
teneinde
de contacten te leggen tussen de interne diensten en externen in de overheidsopdrachten
Voorbeelden van taken
- de wensen van de interne diensten verzamelen
- de wensen van de interne diensten vertalen naar overheidsopdrachten
- bijkomende informatieaanvragen van (kandidaat-) leveranciers behandelen
- een stand van zaken geven over het verloop van de procedures aan de interne diensten
- geschillen behandelen tussen leveranciers en interne diensten
Alsadministratief medewerkeropstellen van de nodige rapporten
teneinde
een vlotte bewerking van het dossier binnen de geplande termijnen te bekomen
Voorbeelden van taken
- opstellen van het aankondigingsbericht van de opdracht
- opstellen van het gunningsverslag en de toewijzingsbeslissing
- opstellen en betekenen van de goedkeuring en de publicatie van de toewijzing van de opdracht
Positionering
De functie krijgt leiding van
directeur
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
|