Identificatie van de functie

Functiecode : ILO067

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Zorgen voor de opmaak van een bestek, de aankondiging van de opdracht tot de definitieve oplevering en de behandeling van eventuele geschillen

teneinde

de administratieve weg van een overheidsopdracht correct te doen verlopen.

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

beheren van overheidsopdrachtendossiers

teneinde

een correcte oplevering van de werken / leveringen / diensten te bekomen

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van het administratief deel van een bestek

• opvolgen van de toewijzing van de opdrachten (qua validaties en tijdspanne)

• controleren van de uitvoering van de opdracht (budgetair, facturatie)

• rapporteren over de stand van zaken tijdens het verloop

 

Als

coördinator

functioneel aansturen van de uitvoering van de werkzaamheden en mee instaan voor de prestaties van de medewerker(s)

teneinde

een optimale dienstverlening te garanderen en de efficiëntie van de medewerker(s) te maximaliseren

 

Voorbeelden van taken

• opvragen van de nodige administratieve gegevens aan de medewerkers

• opvolgen van de uitbetaling die verricht werd door de medewerkers

• opvolgen en adviseren bij de facturatie van de geleverde werken / leveringen / diensten

• opvolgen van de verrichte administratieve taken m.b.t. overheidsopdrachten met een lange uitvoeringstermijn

 

Als

interne raadgever

bijstaan van de interne diensten en advies verlenen aan de directie

teneinde

een gebruiksvriendelijke en kostenbesparende oplossing te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• de gunningswijze aanraden op basis van ervaringen

• zorgen dat de gekozen procedures overeenstemmen met de reglementering

• wijzen op de consequenties van bepaalde beslissingen en gebeurtenissen (faillissement van de leverancier, ingebrekestelling van de onderaannemer, enz.)

• advies verlenen bij de eventuele kwalitatieve selectie van kandidaten

• de vragende partij adviseren bij de opstelling van de gunningscriteria

 

Als

beheerder

instaan voor het budgetbeheer van de afgesloten overheidsopdrachten

teneinde

de oplevering van de werken / leveringen /diensten te bekomen binnen het vooropgestelde budget

 

Voorbeelden van taken

• opvragen van initiële schattingen vóór de opmaak van de overheidsopdrachten

• actueel houden van de informatie rond de afgesloten opdrachten

• (laten) opvolgen van de facturatie van de afgesloten overheidsopdrachten

• ingrijpen bij vastgestelde overschrijdingen van het budget (contacteren van de leverancier, de oversten)

• rapporteren van het bestede budget aan de directie

 

Als

controleur

controleren en vergelijken van informatie en rapporten

teneinde

correcte en kwaliteitsvolle gegevens te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• instaan voor de administratieve controle van de offertes en hun administratieve behandeling

• toezien op de administratieve opvolging van de uitvoering van de opdracht

• verzorgen van statistieken en rapporten over de overheidsopdrachten

• opstellen van antwoorden op parlementaire vragen m.b.t. overheidsopdrachten

• opleveringsdocumenten uitgeven of een weigering motiveren

 

Als

aanspreekpunt

doorgeven van de nodige informatie op een snelle en accurate manier

teneinde

de contacten te leggen tussen de interne diensten en externen in de overheidsopdrachten

 

Voorbeelden van taken

• de wensen van de interne diensten verzamelen

• de wensen van de interne diensten vertalen naar overheidsopdrachten

• bijkomende informatieaanvragen van (kandidaat-) leveranciers behandelen

• een stand van zaken geven over het verloop van de procedures aan de interne diensten

• geschillen behandelen tussen leveranciers en interne diensten

 

Als

administratief medewerker

opstellen van de nodige rapporten

teneinde

een vlotte bewerking van het dossier binnen de geplande termijnen te bekomen

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van het aankondigingsbericht van de opdracht

• opstellen van het gunningsverslag en de toewijzingsbeslissing

• opstellen en betekenen van de goedkeuring en de publicatie van de toewijzing van de opdracht

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

directeur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• opvragen van facturen

• briefwisseling met leveranciers

• bestellingen onder een bepaald bedrag (bv. 1000 euro)

• standaard contractwijzigingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de gunningswijze van een opdracht

• verzenden van bestekken

• de validatie van een bestek

• de toewijzing van een opdracht

• contractwijzigingen

• sancties

• veel taken moeten gevalideerd worden door directeur

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

afhankelijk van de instelling

 

Eigen werkbudget

slechts voor kleinere aankopen (bv. <1000 euro)

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• wetgeving inzake overheidsopdrachten en de rechtspraak

• wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de wijzigingen ervan; aanvullende Koninklijke Besluiten

• eventueel de wetgeving inzake bouwvergunningen, milieuvergunningen in geval van overheidsopdrachten m.b.t. nieuwbouw / renovatie

 

Welke vernieuwingen

• eerder gericht op het naleven van de procedures

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• /

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.