Adviseur aankopen - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : ILO004
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)
Doel van de functie
Superviseren en leiden van de operationele activiteiten van de administratieve dienst voor overheidsopdrachten
teneinde
deze dienst optimaal te laten functioneren.
Aangeven welke procedures gevolgd moeten worden in complexere dossiers of in bijzondere gevallen
teneinde
de keuzes te maken die nodig zijn, met inachtneming van de kosten, de tijd en het materiaal die/dat beschikbaar zijn/is voor de dienst.
Resultaatgebieden
Alsleidinggevendecoördineren van de administratieve activiteiten die eigen zijn aan de overheidsopdrachten
teneinde
de processen te leiden die door de dienst beheerd worden
Voorbeelden van taken
- de dossiers verdelen onder de teamleden, een planning opstellen, de voortgang van de dossiers opvolgen, van de oorspronkelijke aanvraag tot de aanbesteding
- de voortgang van de medewerkers valideren tussen de verschillende fasen
- preciseringen vragen aan de medewerkers
- meewerken aan de meest complexe dossiers
- indien nodig de goedkeuring van de directeur of het centrale bestuur vragen
Alsintern adviseurde werkwijze bepalen in geval van een geschil
teneinde
bepaalde complexere gevallen te kunnen oplossen
Voorbeelden van taken
- in geval van een uitzondering een invorderingsdossier laten samenstellen
- de dossiers eventueel aan het centrale bestuur of aan de juridische dienst overhandigen
- het dossier tijdens de gerechtsprocedure bijhouden door informatie te geven aan advocaten of aan het centrale bestuur
- meer informatie geven over een dossier bij de inspectie van Financiën
Alsspecialistaanbevelen welke procedures bij overheidsopdrachten gevolgd moeten worden
teneinde
de behandeling van dossiers inzake overheidsopdrachten efficiënt te laten verlopen met inachtneming van de termijnen en de budgettaire verplichtingen
Voorbeelden van taken
- de inhoud van het technische gedeelte van het bestek evalueren
- overleggen met de aanvragers van werken / diensten om hun behoeften goed te kunnen bepalen
- bij de inspectie van Financiën / hiërarchie de gunningswijze van de overheidsopdrachten aanbevelen in overleg met de aanvragers van de werkzaamheden
- de beoordeling opstellen (de selectiecriteria) die de prioriteit van de offertes bepaalt
- opvolgen (en zich vergewissen van de goede toepassing) van de wetgeving die specifiek is voor de overheidsopdrachten, alsook van de wetgeving die specifiek is voor de werken / diensten in kwestie
Alscontroleuruitvoeren van controles door bijkomende informatie aan te vragen
teneinde
twijfels te bevestigen of bij de leveranciers betere garanties te bedingen voor diensten en leveringen
Voorbeelden van taken
- (laten) nakijken of de ingeleide offerte overeenkomt met de dienst (of het werk) die (dat) in werkelijkheid uitgevoerd werd; (laten) nakijken of de offerte overeenstemt met de factuur; nakijken of bepaalde overschrijdingen in termen van kosten of termijnen die door de leveranciers aangekondigd werden, te wijten zijn aan onvoorziene omstandigheden
- zich baseren op de bestaande wetgeving (omzendbrief, wetgeving van overheidsopdrachten) om te bepalen of bepaalde contractuele overschrijdingen (nadeel) aanvaardbaar zijn
- de overeenkomst tussen de offertes laten nakijken en hun geldigheid laten controleren
- nakijken of laten nakijken of het bedrijf erkend is in de overeenkomstige categorie van werken (in geval van werken) en of het beantwoordt aan de sociale beoordelingsnormen van de RSZ
- verantwoording kunnen vragen bij de eventuele leverancier als de prijzen laag of abnormaal hoog lijken
Alscoördinatorinformeren van alle partijen over de voortgang van de activiteiten en ze laten samenwerken
teneinde
de overdracht van de overheidsopdrachten binnen de termijn van een budgettair jaar te realiseren
Voorbeelden van taken
- de technische specificaties krijgen van de studiediensten, de technische diensten of van de diensten die een aanvraag doen, bijkomende preciseringen vragen om het bestek op te maken
- overleg plegen met de hiërarchie om de goedkeuring voor deze overheidsopdracht te krijgen
- de dossiers indienen bij het centraal bestuur of rechtstreeks bij de inspectie van Financiën
- toezicht houden op de selectie van de kandidaten die door de verantwoordelijken van het technische gedeelte van de bestekken wordt uitgevoerd
- overleg plegen met de juridische dienst in geval van een geschil
Alsopleideropleiden van de interne medewerkers en van de medewerkers van andere diensten
teneinde
de goede praktijken te verspreiden in termen van de gunning van overheidsopdrachten
Voorbeelden van taken
- de technici opleiden voor de keuringsprocedure van de goederen/werken
- de interne medewerkers voor bepaalde procedures opleiden
- de aanvragers van diensten opleiden wat betreft de gunningswijze van de overheidsopdrachten
- medewerkers adviseren in termen van te volgen opleidingen of opleidingen die sterk worden aanbevolen
Positionering
De functie krijgt leiding van
naargelang de organisaties ofwel een directiefunctie (mandaatsfunctie) ofwel de logistiek verantwoo
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
|