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Attaché A2 soutien du management (gestion générale) (générique) (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : ISA003
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Adjoints stratégiques
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Coordonner et diriger des collaborateurs, fournir des conseils et un soutien au manager sur le plan organisationnel, conceptuel et stratégique, ainsi que stimuler les relations entre les services (principalement) au sein de l'organisation
afin de
permettre au manager d'atteindre les objectifs du plan de management.
Finalités
En tant quecoordinateur
- planifier, répartir et suivre les missions, dossiers des collaborateurs et des services, destinés au gestionnaire et réalisés au sein du/des service(s) du manager
afin de
- garantir que ces missions et dossiers sont traités dans le respect des directives, des délais et des exigences de qualité préétablis
Exemples de tâches
- assurer la coordination et le suivi des missions effectuées conjointement par les différents services ou cellules sous la direction du manager, et mettre en place une communication interactive et des actions concertées
- centraliser, diffuser et préparer des dossiers
- planifier les missions et le traitement des dossiers, rédiger des directives ainsi que contrôler les délais, les procédures, la forme...
- coordonner, se concerter avec les services d'encadrement et autres (services d'encadrement horizontaux P&O, B&C, TIC, service Communication...), stimuler la collaboration et l'échange d'informations, organiser des réunions, rédiger des rapports, assurer le suivi de décisions,...
- informer le gestionnaire/les collaborateurs/les services, et leur faire rapport
En tant que
dirigeant
- diriger, motiver et accompagner une équipe de collaborateurs
afin de
- assurer un fonctionnement efficient du service grâce à un suivi de tous les collaborateurs, et en favorisant leur développement
Exemples de tâches
- répartir les tâches et les responsabilités en fonction de l'expérience et des compétences des collaborateurs
- planifier et coordonner les activités et en suivre l'exécution
- motivier, évaluer et encadrer les collaborateurs
- informer, accompagner les collaborateurs, les soutenir dans leur développement,...
- développer l'esprit d'équipe
En tant que
conseiller interne
- apporter ses conseils ou sa participation à l'élaboration du plan de management et/ou aux plans d'action, et répondre à des questions destinées au gestionnaire
afin de
- permettre au manager, grâce à des avis fondés et à un soutien concret, d'opérer des choix stratégiques
Exemples de tâches
- fournir des conseils (écrits et oraux) lors de la rédaction des plans stratégiques et opérationnels, et/ou lors de leur exécution
- fournir des avis lors de réunions ou sous la forme de réponse aux questions du manager (des collaborateurs, des managers, du président du comité de direction, de la cellule stratégique, des citoyens et d'autres instances externes), et répondre aux questions parlementaires
- suivre la réglementation pertinente et/ou d'autres aspects techniques, rédiger de la réglementation si nécessaire
- participer à des projets, groupes de travail, symposiums, congrès
En tant que
gestionnaire d'informations, facilitateur
- rassembler, conserver et gérer des informations pertinentes pour le service et stimuler la communication interne et externe
afin de
- mettre à disposition tous les documents pertinents et diffuser l'information dans les instances internes et externes
Exemples de tâches
- rassembler, filtrer et faire circuler l'information: au sein du service ainsi que de l'intérieur vers l'extérieur, et vice et versa; gérer l'information et la mettre à disposition
- agir comme point de contact pour les services d'encadrement et d'autres services, répondre à des questions, et développer des relations internes et externes
- assurer la communication interne et externe
- fournir des informations si nécessaire ou les coordonner pour l'internet et l'intranet
- agir comme responsable de projet pour la diffusion ou la conservation de l'information
En tant que
gestionnaire de qualité
- assurer le suivi de la qualité de la correspondance, des dossiers et des procédures de travail
afin de
- disposer de documents et de procédures conformes aux directives de qualité
Exemples de tâches
- assurer le suivi de documents sortants (en contrôler le contenu et la forme, adapter, valider, etc.)
- évaluer et améliorer les procédures de travail propres et d'autres procédures de travail (temps de réaction, qualité,...)
- évaluer et améliorer la communication
En tant que
expert conseiller dans l'un ou l'autre domaine (juridique,scientifique, etc.)
- fournir des avis et un soutien dans la préparation et le traitement des dossiers
afin de
- en garantir le traitement efficient sur la base d'un avis fondé
Exemples de tâches
- vérifier des dossiers sur la base de son expertise et les traiter principalement en collaboration avec d'autres
- participer à des groupes de travail, des symposiums, des congrès
- suivre des aspects techniques, vérifier des dossiers techniques, répondre à des questions parlementaires...
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui |
Quelle information |
Sous quelle forme |
Avec quelle fréquence |
Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui |
Quelle information |
Sous quelle forme |
Avec quelle fréquence |
Positionnement
La fonction est dirigée par
gestionnaire (directeur général ou le président du comité de direction)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- corrections de travaux déterminés (dossiers, correspondance, etc.) d'autres (collaborateurs, autres services)
- le fonctionnement quotidien du service
- présider des réunions déterminées
La fonction doit demander une autorisation pour
- décisions ayant un impact budgétaire
- problématiques politiques et stratégiques
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- réglementation
- instructions du management
Quelles innovations
- optimisation des processus de travail
- amélioration du fonctionnement du service
- propositions concernant le plan opérationnel et stratégique
Sur base de quel cadre de référence
- connaissance et expérience propres
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.