Identificatie van de functie

Functiecode : ISA003

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Coördineren en leiden van de medewerkers, en advies en ondersteuning verlenen aan de manager op organisatorisch, inhoudelijk en beleidsvlak en bij het bevorderen van de relaties tussen diensten (voornamelijk) binnen de organisatie

teneinde

de manager toe te laten de doelstellingen van het managementplan te realiseren.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

plannen, coördineren en opvolgen van de opdrachten en dossiers - bestemd voor de manager - uitgevoerd binnen de dienst(en) van de manager

teneinde

te verzekeren dat deze opdrachten en dossiers worden afgewerkt volgens de vooropgestelde richtlijnen, tijdsplanning en kwaliteitsvereisten

 

Voorbeelden van taken

• coördineren en opvolgen van opdrachten die gezamenlijk door de verschillende diensten of cellen onder de manager worden uitgevoerd en zorgen voor de onderlinge communicatie en afgestemde actie

• dossiers centraliseren, verspreiden en voorbereiden

• plannen van de opdrachten en de behandeling van dossiers, uitschrijven van richtlijnen, toezicht houden op de termijnen, procedures, vorm, enz.

• coördineren, overleg plegen met de stafdiensten en andere (horizontale stafdiensten P&O, B&B, ICT, communicatiedienst, enz.), bevorderen van de samenwerking, de uitwisseling van informatie, enz., vergaderingen organiseren, rapporten opstellen, opvolgen van beslissingen, enz.

• informeren van en rapporteren aan de manager/medewerkers/diensten

 

Als

leidinggevende

aansturen, motiveren en begeleiden van een team van medewerkers

teneinde

een efficiënte werking van de dienst te verzekeren door de opvolging en ontwikkeling van elke medewerker

 

Voorbeelden van taken

• verdelen van de taken en verantwoordelijkheden naargelang de ervaring en competenties van de medewerkers

• plannen en coördineren van de werkzaamheden en opvolgen van de uitvoering ervan

• motiveren, evalueren en coachen van de medewerkers

• informeren, begeleiden van de medewerkers, hun ontwikkeling ondersteunen, enz.

• ontwikkelen van een teamgeest

 

Als

intern raadgever / adviseur

advies verlenen bij en meewerken aan het opstellen van het managementplan en/of de actieplannen, en beantwoorden van vragen die gericht zijn aan de manager

teneinde

de manager via een gefundeerd advies en een concrete ondersteuning in staat te stellen beleidskeuzes te maken

 

Voorbeelden van taken

• advies verlenen (schriftelijk, mondeling) bij het opstellen van de strategische en operationele plannen en/of bij de uitvoering ervan

• advies verlenen op vergaderingen en bij het beantwoorden van vragen aan de manager (van medewerkers, managers, de voorzitter van het directiecomité, de beleidsvoorbereidende cel, burgers en andere externe instanties) en antwoorden op parlementaire vragen

• opvolgen van de relevante reglementering en de technische aspecten, desgevallend reglementering opstellen

• deelnemen aan werkgroepen, symposia en congressen

 

Als

informatiebeheerder, facilitator

verzamelen, bewaren en beheren van informatie die relevant is voor de dienst en de interne en externe communicatie bevorderen

teneinde

alle relevante documenten ter beschikking te stellen en informatie intern en extern te verspreiden

 

Voorbeelden van taken

• informatie verzamelen, filteren en doen doorstromen: binnen de dienst en van binnen naar buiten en omgekeerd; de informatie beheren en ter beschikking stellen

• aanspreekpunt zijn voor de stafdiensten en voor andere diensten, antwoorden op vragen, interne en externe relaties uitbouwen

• instaan voor de interne en externe communicatie

• informatie verschaffen of coördineren voor internet en het intranet

• projectverantwoordelijke zijn binnen projecten voor informatieverspreiding of -bewaring

 

Als

kwaliteitsbeheer

opvolgen van de kwaliteit van de correspondentie, de dossiers en de werkprocedures

teneinde

documenten en procedures te garanderen volgens de kwaliteitsrichtlijnen

 

Voorbeelden van taken

• opvolgen van de kwaliteit van uitgaande stukken (de inhoud en de vorm ervan nagaan, bijsturen, valideren, enz.)

• evalueren en verbeteren van de eigen en andere werkprocedures (reactietijd, kwaliteit, enz.)

• evalueren en verbeteren van de communicatie

 

Als

raadgever-expert in een vakgebied (juridisch, wetenschappelijk, enz.)

advies verlenen en ondersteuning bieden bij het voorbereiden en behandelen van dossiers

teneinde

een efficiënte behandeling en uitwerking ervan te garanderen op basis van een gefundeerd advies

 

Voorbeelden van taken

• vanuit de eigen expertise dossiers behandelen, meestal in samenwerking met anderen

• deelnemen aan werkgroepen, symposia en congressen

• technische aspecten opvolgen, technische dossiers nagaan, antwoorden op parlementaire vragen, enz.

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

manager (directeur-generaal of de voorzitter van het directiecomité)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• correcties op bepaald werk (dossiers, correspondentie, enz.) van anderen (medewerkers, andere diensten)

• dagelijkse werking van de dienst

• voorzitten van bepaalde vergaderingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• beslissingen met een budgettaire impact

• strategische en politieke problematieken

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• reglementering

• instructies van de manager

 

Welke vernieuwingen

• optimaliseren van werkprocessen

• verbetering van de werking van de dienst

• voorstellen betreffende het strategisch en operationeel plan

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen kennis en ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.