Afdrukken

Attaché documentbeheer - Diensthoofd (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DCO001

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)




Doel van de functie

Als diensthoofd ben je verantwoordelijk voor de dienst documentbeheer, die instaat voor het creëren, optimaliseren en beheren van documenten

teneinde

een optimale leesbaarheid en de meest geschikte documentstructuur te garanderen.

 

Resultaatgebieden
Als
leidinggevende
    instaan voor het sturen van de medewerkers en de organisatie van de dienst

teneinde

    er voor te zorgen dat deze bijdragen tot het behalen van de operationele doelstellingen.

 

Voorbeelden van taken
  • Geven van richtlijnen aan uw medewerkers
  • Verdelen van taken onder uw medewerkers in functie van hun competenties
  • Prioriteiten bepalen
  • Informeren van en rapporteren aan de hiërarchie

 

Als
coördinator
    Administratief beheer van het personeel (verloven en afwezigheden bijhouden, personeelsbehoeften bepalen,…), het materieel en de informatica (behoeften bepalen, aanvragen doen)

teneinde

    de continuïteit van de dienst te verzekeren.

 

Voorbeelden van taken
  • Bepalen van de opleidingsbehoeften in functie van het werk
  • Zorgen voor de uniformiteit van de documenten (taal, vorm en inhoud)
  • Individualiseren van de functies en bepalen van de individuele doelstellingen in de functie- en planningsgesprekken
  • De tussentijdse evolutie bespreken in de functioneringsgesprekken en eventueel bepalen van opleidingsbehoeftes
    Voeren van de evaluatiegesprekken
  • Opmaken van de verslagen en deze doorspelen aan de dienst ontwikkeling en evaluatie

 

Als
contactpersoon
    een aanspreekpunt zijn voor alles wat te maken heeft met het beheren en het leesbaar maken van documenten

teneinde

    alle informatie rond documentbeheer te centraliseren.

 

Voorbeelden van taken
  • Overleggen met diensthoofden die nieuwe documenten willen lanceren
  • Actief deelnemen aan vergaderingen rond projecten waarvoor nieuwe documenten zullen worden opgemaakt
  • Overleggen met ICT-diensten over de informaticaondersteuning (de technische mogelijkheden en hun evolutie) voor het opmaken van nieuwe documenten en het beheren van bestaande documenten
  • Het aanspreekpunt zijn voor eindgebruikers die op zoek zijn naar bepaalde documenten
  • Contacten onderhouden met de interne en externe communicatiediensten i.v.m. de publicatie van bepaalde documenten op het intranet en het internet

 

Als
coach
    continu opleiden, ondersteunen en begeleiden van uw medewerkers

teneinde

    hun persoonlijke competenties te vergroten en hun autonomie te bevorderen.

 

Voorbeelden van taken
  • Het nemen van initiatieven stimuleren bij uw medewerkers
  • Motiveren opleiden en begeleiden van (nieuwe) medewerkers
  • Inschatten van de capaciteiten van de medewerkers en deze optimaal proberen te benutten
  • Luisteren naar uw medewerkers en hen helpen bij het zoeken van oplossingen of het beheren van interpersoonlijke problemen in de dienst
  • Geven van constructieve feedback

 

Als
deskundige/specialist inzake taal
    sensibiliseren en advies verlenen rond leesbaarheid van de documenten

teneinde

    de teksten van de Rijksdienst voor Pensioenen (RVP) duidelijk leesbaar en begrijpbaar te maken voor het doelpubliek.

 

Voorbeelden van taken
  • Opstellen van richtlijnen voor het schrijven van duidelijke teksten
  • Adviezen geven rond het leesbaar maken van concrete teksten
  • Het werk van de experten leesbaarheid nalezen en verbeteren
  • Opstarten van sensibiliseringscampagnes die het belang van leesbare teksten aantonen

 

Als
vormgever
    instaan voor de goedkeuring van de lay-out van de documenten

teneinde

    ervoor te zorgen dat deze duidelijk en herkenbaar zijn.

 

Voorbeelden van taken
  • Nagaan of de juiste lay-out (standaard of bijzondere) werd toegepast
  • Meewerken aan het ontwikkelen van een huisstijl

 

Als
documentbeheerder
    instaan voor het beheer van de documenten

teneinde

    de meest recente versie steeds ter beschikking te stellen van de gebruiker.

 

Voorbeelden van taken
  • Het bewaren van de documenten in elektronische bestanden
  • Toezien of alle bestaande documenten up-to-date worden gehouden
  • Zorgen voor een eenvoudige toegang tot de documenten voor de eindgebruikers

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Directeur interne communicatie

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.