Identificatie van de functie

Functiecode : DCO001

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Als diensthoofd ben je verantwoordelijk voor de dienst documentbeheer, die instaat voor het creëren, optimaliseren en beheren van documenten

teneinde

een optimale leesbaarheid en de meest geschikte documentstructuur te garanderen.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

instaan voor het sturen van de medewerkers en de organisatie van de dienst

teneinde

er voor te zorgen dat deze bijdragen tot het behalen van de operationele doelstellingen.

 

Voorbeelden van taken

• Geven van richtlijnen aan uw medewerkers

• Verdelen van taken onder uw medewerkers in functie van hun competenties

• Prioriteiten bepalen

• Informeren van en rapporteren aan de hiërarchie

 

Als

coördinator

Administratief beheer van het personeel (verloven en afwezigheden bijhouden, personeelsbehoeften bepalen,…), het materieel en de informatica (behoeften bepalen, aanvragen doen)

teneinde

de continuïteit van de dienst te verzekeren.

 

Voorbeelden van taken

• Bepalen van de opleidingsbehoeften in functie van het werk
  

• Zorgen voor de uniformiteit van de documenten (taal, vorm en inhoud)

• Individualiseren van de functies en bepalen van de individuele doelstellingen in de functie- en planningsgesprekken
  

• De tussentijdse evolutie bespreken in de functioneringsgesprekken en eventueel bepalen van opleidingsbehoeftes
  Voeren van de evaluatiegesprekken

• Opmaken van de verslagen en deze doorspelen aan de dienst ontwikkeling en evaluatie

 

Als

contactpersoon

een aanspreekpunt zijn voor alles wat te maken heeft met het beheren en het leesbaar maken van documenten

teneinde

alle informatie rond documentbeheer te centraliseren.

 

Voorbeelden van taken

• Overleggen met diensthoofden die nieuwe documenten willen lanceren

• Actief deelnemen aan vergaderingen rond projecten waarvoor nieuwe documenten zullen worden opgemaakt

• Overleggen met ICT-diensten over de informaticaondersteuning (de technische mogelijkheden en hun evolutie) voor het opmaken van nieuwe documenten en het beheren van bestaande documenten

• Het aanspreekpunt zijn voor eindgebruikers die op zoek zijn naar bepaalde documenten

• Contacten onderhouden met de interne en externe communicatiediensten i.v.m. de publicatie van bepaalde documenten op het intranet en het internet

 

Als

coach

continu opleiden, ondersteunen en begeleiden van uw medewerkers

teneinde

hun persoonlijke competenties te vergroten en hun autonomie te bevorderen.

 

Voorbeelden van taken

• Het nemen van initiatieven stimuleren bij uw medewerkers

• Motiveren opleiden en begeleiden van (nieuwe) medewerkers

• Inschatten van de capaciteiten van de medewerkers en deze optimaal proberen te benutten

• Luisteren naar uw medewerkers en hen helpen bij het zoeken van oplossingen of het beheren van interpersoonlijke problemen in de dienst

• Geven van constructieve feedback

 

Als

deskundige/specialist inzake taal

sensibiliseren en advies verlenen rond leesbaarheid van de documenten

teneinde

de teksten van de Rijksdienst voor Pensioenen (RVP) duidelijk leesbaar en begrijpbaar te maken voor het doelpubliek.

 

Voorbeelden van taken

• Opstellen van richtlijnen voor het schrijven van duidelijke teksten

• Adviezen geven rond het leesbaar maken van concrete teksten

• Het werk van de experten leesbaarheid nalezen en verbeteren

• Opstarten van sensibiliseringscampagnes die het belang van leesbare teksten aantonen

 

Als

vormgever

instaan voor de goedkeuring van de lay-out van de documenten

teneinde

ervoor te zorgen dat deze duidelijk en herkenbaar zijn.

 

Voorbeelden van taken

• Nagaan of de juiste lay-out (standaard of bijzondere) werd toegepast

• Meewerken aan het ontwikkelen van een huisstijl

 

Als

documentbeheerder

instaan voor het beheer van de documenten

teneinde

de meest recente versie steeds ter beschikking te stellen van de gebruiker.

 

Voorbeelden van taken

• Het bewaren van de documenten in elektronische bestanden

• Toezien of alle bestaande documenten up-to-date worden gehouden

• Zorgen voor een eenvoudige toegang tot de documenten voor de eindgebruikers

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
collega's/andere diensten	afspraken maken, info uitwisselen	mail, persoonlijk contact, vergadering	dagelijks
Hiërarchie	richtlijnen, overleg	mail, persoonlijk contact, vergadering	ad hoc
Medewerkers	rapportering, overleg	mail, persoonlijk contact, vergadering	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
collega's/andere diensten	afspraken maken, info uitwisselen	mail, persoonlijk contact, vergadering	dagelijks
Hiërarchie	rapportering, overleg	mail, persoonlijk contact, vergadering	ad hoc
Medewerkers	richtlijnen/overleg	mail, persoonlijk contact, vergadering	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Directeur interne communicatie

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Toekennen van verlof aan de medewerkers, verdelen van de taken, beheren van de middelen, goedkeuren van documenten, interne organisatie van de dienst

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Eigen verlof, aanvragen voor bijkomend personeel, beslissingen met budgettaire impact

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

De entiteit heeft geen eigen werkbudget

 

Eigen werkbudget

De functiehouder heeft geen eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Bestuursovereenkomst en bestuursplan

• Richtlijnen van de hiërarchie

• Richtlijnen in verband met spelling en taalgebruik

• De huisstijl van de organisatie

 

Welke vernieuwingen

• Verbetering in de werkwijzen, procedures en processen aanbrengen

• Adviseren rond leesbaarheid en documentbeheer bij het uitwerken van nieuwe informaticatoepassingen

• Verbeteringen van de leesbaarheid

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Binnen de richtlijnen van de hiërarchie

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.