Identificatie van de functie

Functiecode : DLO002

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Strategisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

de integrale beheersing van de dienstverlening met betrekking tot ruimte, middelen, diensten en bescherming

teneinde

de gebruikers te ondersteunen, resulterende in optimale productiviteit en kostenbeheersing van de organisatie.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende/coach

een team van diensthoofden beheren, de personeelsleden van de verschillende diensten omkaderen

teneinde

de motivatie, de competenties en de performantie van de medewerkers te verzekeren en de goede werking van het departement te faciliteren

 

Voorbeelden van taken

• het evalueren van het functioneren van alle diensthoofden

• het bekomen van samenwerking van en tussen de medewerkers

• bijdragen tot de ontwikkeling van een organisatiecultuur met ruimte voor communicatie, initiatief en creativiteit
  

• voorzien in de mogelijkheid tot permanente ondersteuning en vorming

• het begeleiden en adviseren van de medewerkers van het departement

 

Als

beleidsadviseur

in samenwerking met het algemeen beheer de strategische facilitaire doelstellingen bepalen

teneinde

het kader vast te leggen waarbinnen de verschillende diensten en medewerkers van het departement hun operationele doelstellingen dienen te verwezenlijken

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen en prioritiseren van acties van het departement (oa aankooppolitiek en aankoopstrategie bepalen) en verantwoordelijkheid hiervoor opnemen

• het bijsturen van deze doelstellingen en prioriteiten op basis van vernieuwende, originele ideeën en de uitwerking van nieuwe concepten

• het invoeren van nieuwe procedures en werkmethodes

• het begeleiden en aanmoedigen van vernieuwings-en veranderingsprocessen

• Deelnemen aan de stafvergadering en de vergaderingen van het directiecomité

 

Als

coördinator

de actieplannen voor de verschillende diensten van het departement opmaken en opvolgen

teneinde

de doelstellingen en acties te bepalen die door de teams dienen gerealiseerd te worden

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen en concretiseren van de operationele beleidslijnen in overleg met de dienstchefs

• het verzekeren van een conceptueel kader om de werkprocessen te optimaliseren en het coördineren van de werkprocessen en activiteiten vande vaak multidisciplinaire teams

• het verzekeren van de coherentie en het behouden van de context waarbinnen de afdeling opereert evenals het waarborgen en organiseren van de samenwerking met andere directies en diensten

• het ondersteunen van de dienstchefs en het opvolgen van de resultaten en deze bijsturen indien nodig

• het onderhouden van interne en externe contacten nodig voor de vlotte samenwerking en de voortdurende vernieuwing binnen de directie

 

Als

deskundige/specialist

aviezen verlenen, aanbevelingen doen en evalueren van de budgettaire en operationele ricico's inzake overheidsopdrachten, aankoop, beheer van immobiliënpatrimonium

teneinde

uw expertise te gebruiken om een optimale werking van de organisatie te bevorderen

 

Voorbeelden van taken

• advies verlenen en deelnemen aan de onderhandelingen van belangrijke contracten

• aanbevelen welke procedures bij overheidsopdrachten gevolgd moeten worden teneinde de behandeling van dossiers inzake overheidsopdrachten (overleg met de klant, evalueren bestek, evalueren offertes)

• op juridisch vlak contracten opstellen, verifiëren, in geschillen samen met interne en externe raadgevers de belangen van de RVP verdedigen

• verrichten van een strategisch onderzoek naar de belangrijkste noden inzake immobiliënpatrimonium

• het actualiseren en verder uitbouwen van de eigen kennis en fungeren als referentiepunt in het expertisedomein

 

Als

Lid van de directieraad

het mee beheren van de RVP (Rijksdienst voor Pensioenen) onder het gezag van de leidende ambtenaar en samen met zijn adjunct en de collega's directieraadsleden in gezamenlijke besluitvorming (= overlegde consensus) wat het dagelijks beheer betreft, omtrent de kerntaken en de ondersteunende taken binnen en buiten het domein van de eigen algemene directie

teneinde

de opdrachten en de verbintenissen van de RVP, bepaald in de bestuursovereenkomst, te realiseren volgens de krachtlijnen in het bestuursplan

 

Voorbeelden van taken

• het mee beheren van de bestuursovereenkomst onder het gezag van de leidende ambtenaar en samen met zijn adjunct en de collega's directieraadsleden

• het uitbouwen en communiceren van de strategische visie in lijn met de waarden van de organisatie en de organisatiestructuur, alsook het ter beschikking stellen van middelen, beheersinstrumenten en gestructureerde toegankelijke informatie onder het gezag van de leidende ambtenaar en samen met zijn adjunct en de collega's directieraadsleden
  

• het mee beheren van de strategische partnerships van de RVP onder het gezag van de leidende ambtenaar en samen met zijn adjunct en de collega's directieraadsleden

• het mee beheren van de relaties met de voogdijoverheden, partners en klanten onder het gezag van de leidende ambtenaar en samen met zijn adjunct en de collega's directieraadsleden

• deelnemen aan vergaderingen van beheersorganen, overlegorganen, adviesorganen, stagecomissies, enz.

 

Als

Projectleider

aansturen en opvolgen van projectteams

teneinde

de beoogde veranderingen te implementeren

 

Voorbeelden van taken

• het beheren van verschillende projecten (timing, middelen en resultaten)

• het ontwikkelen van nieuwe processen, ideeën, alternatieven

• het opvolgen, aansturen, begeleiden en coachen van projectleiders en projectmedewerkers

• interfunctioneel denken m.b.t. de impact van het project op de organisatie in haar geheel

 

Als

budgetverantwoordelijke

de aanwending van de budgettaire en logistieke middelen coördineren

teneinde

de opdrachten van de specifieke diensten te verwezenlijken binnen de vooropgestelde bugetten.

 

Voorbeelden van taken

• het coördineren van de opmaak van de budgetten

• het coördineren van de aanwending de budgetaire en logistieke middelen

• waken over de naleving van de budgettaire richtlijnen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Directiecomité	richtlijnen/overleg	vergaderingen	wekelijks
Algemeen beheer	richtlijnen, advies	vergaderingen, rapporten	ad hoc
Account managers	commerciële informatie	mail, persoonlijk contact, vergadering	ad hoc
Technische experten	advies	persoonlijk, mail, telefonisch	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Directiecomité	rapportering	vergaderingen	wekelijks
Algemeen beheer	rapportering, overleg	vergaderingen, rapporten	ad hoc
Account managers	commerciële informatie	mail, persoonlijk contact, vergadering	ad hoc
Technische experten	overleg	persoonlijk, mail telefonisch	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Administrateur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Verdelen van de taken binnen het departement

• Beheer van de facilitaire middelen in de organisatie

• Interne organisatie van het departement

• Goedkeuring van bestelbrieven tot €2500

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Aankopen boven €2500

• Bijkomend personeel

• Eigen verlof

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

30 miljoen Euro

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Beheer van verschillende administratieve gebouwen (meer dan 80.000m² vloeroppervlakte)

2. Beheer van verschillende opbrengstgebouwen.

3. Budgettaire controle + contractverantwoordelijkheid (beheer en/of aankoop) voor vele tientallen miljoenen euro's

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Wetgeving op de overheidsopdrachten

• Bestuursovereenkomst en bestuursplan

• Burgerlijk recht (contracten)

• Veiligheidsvoorschriften

 

Welke vernieuwingen

• Voorstellen tot modernisering van de facilities van de organisatie

• Verbetering van de interne processen om het logistiek beheer te optimaliseren

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Binnen de richtlijnen van de hiërarchie

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.