Identificatie van de functie

Functiecode : DBV013

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Bemiddelaars

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)

Doel van de functie

Het management bijstaan met betrekking tot de ontwikkeling, de voorbereiding, de organisatie, de coördinatie, de structurering en de follow-up van de activiteiten inzake overleg en samenwerking, met de externe partners (op federaal, gewestelijk en lokaal niveau), die nodig zijn voor de correcte uitvoering van de opdrachten van het Directoraat Generaal Justitiehuizen (DG MJH). De akkoorden inzake overleg die op verschillende niveaus zijn afgesloten, omzetten in een eenduidige regelgeving die toepasbaar is in de praktijk en de gegevens- en communicatiestromen organiseren teneinde de richtsnoeren en de beslissingen mee te delen aan alle betrokken partijen

teneinde

- de samenwerking en het overleg met de externe partners te bevorderen en toe te zien op de optimale werking van het overleg zodat de beslissingen kunnen worden genomen overeenkomstig de wettelijke bepalingen, de opdrachten, de methodologie van de justitiehuizen (JH’s), de budgettaire mogelijkheden en de beleidsnota’s;
- de doeltreffende en correcte uitvoering van de opdrachten te waarborgen overeenkomstig de genomen beslissingen en de uitgewerkte regelgeving;
- toe te zien op de eenvormigheid en de harmonisatie van de handelwijzen;
- de operationele resultaten van de dienst op doeltreffende wijze te bereiken, zulks in overeenstemming met de strategische en operationele doelstellingen van het DG MJH.

 

De gegevens beheren betreffende de vormen van overleg en samenwerking met de verschillende interne en externe partners (gemeenschappen en gewesten, gerechtelijke overheden, verenigingssector, andere FOD’s), de gegevensstroom opnemen in de geïnformatiseerde bestanden en het management bijstaan door het alle relevante informatie te verstrekken die nodig is voor het goede beheer van het overleg

teneinde

op ieder tijdstip correcte strategische gegevens en informatie te kunnen verstrekken, het toekomstig overleg en de toekomstige samenwerking te kunnen ondersteunen en de opdrachten correct en tijdig te kunnen uitvoeren.

 

Resultaatgebieden

Als

extern en intern adviseur

de Directeur-generaal (DG) en het lijnmanagement ondersteunen en adviseren op conceptueel en organisatorisch vlak voor de diverse vormen van overleg door hen de nodige steun te verschaffen bij de concretisering van het overleg; door hen alle informatie te verstrekken die nodig is voor het voeren van het overleg en voor het nemen van beslissingen in dit kader; door het gevoerde overleg (types, inhoud, problematiek, …) te analyseren en door de voorbereidende werkzaamheden inzake opzoekingen en analyse voor de diverse vormen van overleg uit te voeren

teneinde

- toe te zien op een optimale werking van het overleg en de samenwerkingsprocessen zodat de besprekingen leiden tot oplossingen en toepasbare beslissingen, overeenkomstig de wettelijke bepalingen, de opdrachten en de methodologie van de justitiehuizen, de beleidsnota’s, …
- de samenwerking met de verschillende partners betreffende specifieke akkoorden te structureren en te ondersteunen;
- de handelwijzen te harmoniseren en mee te werken aan de ontwikkeling van een algemene strategie van de justitiehuizen.

 

Voorbeelden van taken

• de vragen/problemen en voorstellen van de verschillende betrokken partijen analyseren ten aanzien van de opdrachten en doelstellingen van het DG MJH; de thema’s, punten, vragen die voor overleg worden voorgelegd analyseren en documenteren

• het management helpen om vergaderingen te organiseren en de agenda op te stellen door de punten, vragen, problemen, voorstellen, enz. die zullen worden besproken, te analyseren

• eventueel deelnemen aan overlegvergaderingen teneinde de standpunten van het DG voor te stellen, de gegevens analyseren, het verslag van de vergaderingen opstellen

• de follow-up van de genomen beslissingen, evenals de toepassing ervan formaliseren en waarborgen

• de beslissingen die volgen uit het overleg integreren/omzetten in de regelgevingen, de procedures en de wijzigingen in de informaticasystemen

 

Als

kennisbeheerder

de kennis en de deskundigheid die nodig zijn voor het overleg en de samenwerkingsprocessen opzoeken en ter beschikking stellen van het management. Op structureel en administratief vlak zorgen voor de ontwikkeling, het opstellen en de follow-up van de notulen van de vergaderingen, de werkdocumenten, de juridische en technische nota’s, de regelgeving in verband met het gevoerde overleg, … teneinde de (beslissingen van de) overlegorganen te ondersteunen, zulks op coherente en eenduidige wijze

teneinde

aan het management duidelijke en relevante informatie te verstrekken zodat het zo goed mogelijk de vereiste besprekingen kan voeren en samenwerkingsakkoorden voorbereiden, onderhandelen en afsluiten die duidelijk, toepasbaar en realistisch zijn wat de opdracht, de visie en de doelstellingen van het DG MJH betreft.

 

Voorbeelden van taken

• alle gegevens betreffende het overleg en de samenwerkingsprocessen structureren (type, inhoud en structuur, enz.), de collectieve verwerking van de gegevens structureren (de inhoud en de structuur van de gegevensbestanden definiëren, enz.), voorbereiden, organiseren, controleren, uitvoeren en zorgen voor de follow-up ervan

• ontvangen van de documenten (notulen van de vergaderingen, …); de notulen van de vergaderingen en alle beslissingsgegevens betreffende de diverse overlegvergaderingen die hebben plaatsgevonden op verschillende niveaus met de diverse partners synthetiseren

• zorgen voor het klassement, de archivering en de terbeschikkingstelling van de samenwerkingsrapporten, (website, brochures) en bijhouden van de beschikbare informatie

• de inhoud van de akkoorden voorbereiden, koninklijke en ministeriële besluiten, overeenkomsten, juridische en technische teksten opstellen

• in overleg met de leidinggevende, toezien op een eventuele noodzakelijke aanpassing van de werkprocessen

 

Als

coördinator

zorgen voor de optimale uitvoering van de overleg- en samenwerkingsprocessen via het gestructureerd verzamelen en controleren van de informatie die nodig is voor de uitvoering van de processen en de akkoorden, via de tenuitvoerlegging van de gegevensstroom; via de organisatie en de uitwerking van een actieve overzending van informatie aan de betrokken diensten, evenals via de tenuitvoerlegging van de meest passende communicatiekanalen (circulaires, informatiebrochures, online via de website…)

teneinde

alle betrokken partijen zo spoedig en zo volledig mogelijk te informeren in een toegankelijke taal, de communicatie en de informatiestromen te harmoniseren, de standpunten in overeenstemming te brengen.

 

Voorbeelden van taken

• op gestructureerde wijze de informatie verzamelen die nodig is voor de uitvoering van de beslissingen, de regelgeving, de procedures, enz.

• de informatie controleren

• de verschillende partijen informeren over de wijze van uitvoeringswijze van de akkoorden

• de informatie betreffende het overleg tussen de justitiehuizen en tussen de justitiehuizen en het centraal bestuur coördineren

• zorgen voor het nodige contact met de hiërarchie, andere diensten, andere instellingen en overheden

 

Als

contactpersoon

aanspreekpunt zijn voor alle vragen en problemen die aan het licht komen bij de behandeling van dossiers of de concrete uitvoering van de opdrachten en die vallen onder het gevoerde of te voeren overleg

teneinde

- een passende oplossing te verkrijgen op conceptueel niveau, die in voorkomend geval zal worden omgezet door een aanpassing van de wetgeving of de opdrachten;
- te gepasten tijde een correct antwoord te geven aan de aanvragers, overeenkomstig het beleid en de geldende regelgeving;
- te zorgen voor een harmonisatie in de beslissingen en in de voorgestelde oplossingen.

 

Voorbeelden van taken

• het contactpunt zijn voor de centrale diensten en de buitendiensten met betrekking tot de organisatie, de planning en de analyse van het overleg en de vormen van samenwerking

• op exhaustieve wijze de overleglijsten, de besproken punten, de beoogde oplossingen, … behandelen en alle betrokken personen informeren

• opstellen van partnerlijsten

• toezien op goede communicatie in de dienst Expertise en tussen de justitiehuizen zodanig dat de informatiestromen en de wederzijdse harmonisatie correct en te gepasten tijde plaatsvinden

• aan de aanvragers een duidelijke en (juridisch, methodologisch) correcte informatie/antwoord geven

 

Als

Projectmedewerker

op conceptueel en organisatorisch vlak meewerken aan projecten en werkgroepen, hetzij op initiatief van de dienst, hetzij op initiatief van overlegorganen

teneinde

een meerwaarde toe te voegen aan het overleg, aan de justitiehuizen, aan de externe partners en aan de minister.

 

Voorbeelden van taken

• het maken van studienota's, weerkdocumenten

• het zorgen voor het secretariaat en de voorbereiding van de vergaderingen (vergaderingen organiseren, de agenda voorbereiden, de op de agenda ingeschreven punten voorbereiden en de vragen, problemen en voorstellen voorbereiden; deelnemen aan de vergaderingen en standpunten, analyses en technische gegevens formuleren; het verslag van de vergaderingen opstellen (de genomen beslissingen en de uitvoering ervan formaliseren en volgen)

• de contactpersoon zijn voor de leden van de werkgroepen, stuurgroepen, projectgroepen, enz.

• het samenwerken met de andere cellen van de dienst Expertise

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Management	georganiseerde vergaderingen (type, frequentie, agenda, …), gevolgde vergaderingen, notulen van de vergaderingen, besproken thema’s, genomen beslissingen, problemen waarop is gestuit, verzoek om informatie, aandachtspunt, gevoerd beleid, afgesloten akkoor	e-mail, vergadering, nota, PV
Andere diensten van het DG	te bespreken thema’s, aandachtspunt, gevoerd beleid, verworven informatie/expertise in verband met de behandelde punten, werkdocumenten	e-mail, vergadering
Justitiehuizen	georganiseerde vergaderingen, gevolgde vergaderingen, notulen van de vergaderingen, besproken thema’s, genomen beslissingen, problemen waarop is gestuit, verzoek om informatie, afgesloten akkoorden, werkdocumenten	e-mail, vergadering, verslag
College van PG	verzoek om informatie over de organisatie van het overleg	nota, verslag
Kabinet	te voeren beleid, aandachtspunten	nota, groene nota

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Management	analyserapport van de handelwijzen en de beslissingen, aandachtspunten betreffende het overleg, follow-up van de beslissingen, werkdocumenten, studienota’s	nota’s, PV, vergaderingen, e-mail, intranet
Andere diensten van het DG	analyserapport van de handelwijzen en de beslissingen, aandachtspunten betreffende het overleg, follow-up van de beslissingen, verzoek om informatie/deskundigheid, werkdocumenten	nota’s, PV, vergaderingen, e-mail, intranet
Justitiehuizen	analyserapport van de handelwijzen en de beslissingen, aandachtspunten betreffende het overleg, follow-up van de beslissingen, werkdocumenten, studienota’s	nota’s, PV, vergaderingen, e-mail, intranet
College van PG	analyserapport van de handelwijzen en de beslissingen, aandachtspunten betreffende het overleg, follow-up van de beslissingen	nota’s, PV, vergaderingen
Kabinet	analyserapport van de handelwijzen en de beslissingen, aandachtspunten betreffende het overleg, follow-up van de beslissingen, werkdocumenten, studienota’s	nota’s, vergadering

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Adviseur “overleg en samenwerking”

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het geven van analyses en advies met betrekking tot het gevoerde overleg – adviezen geformuleerd als deskundige;

• de organisatie van het eigen werk;

• de informele contacten;

• de verspreiding van gevalideerde technische of praktische informatie.

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de externe activiteiten zoals de deelname aan vergaderingen, conferenties, …;

• de definitieve versie van nota’s, richtlijnen, verslagen;

• contacten met de pers;

• procedurewijzigingen.

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. De impact van de functie moet in zeer ruime mate worden geëvalueerd vanuit een kwalitatief standpunt.

Het overleg en de samenwerking op de verschillende niveaus met de opdrachtgevende overheden en de partners zijn noodzakelijk voor de verwezenlijking van de opdracht en de visie van het DG. Er moet onder andere overleg worden gepleegd over de handelwijzen en de dienstverlening aan de maatschappij zodanig dat deze kwaliteitsvol zijn.
De opdrachten moeten coherent worden uitgevoerd.

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• het managementplan van de FOD en het DG MJH, de opdracht en visie van het DG MJH;

• de werkinstructies en wetten in verband met de specifieke opdrachten van de JH’s, de procedureregels inzake het antwoord op parlementaire vragen;

• de nota van de minister inzake het strafrechtelijk beleid;

• de regelgeving van de gemeenschappen en gewesten

• de vormvereisten met betrekking tot schriftelijke correspondentie;

• de regelgeving van de gemeenschappen en de gewesten;

 

Welke vernieuwingen

• voorstellen betreffende de verbetering van het overleg en de vormen van samenwerking (regels, inhoud, organisatie, …)

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• geldende regelgevingen, interne opleidingen, evaluatieverslag, ervaring van de collega’s, … ;

• wijzigingen van de wetgeving;

• aanpassingen en verbeteringen van de handelwijzen.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.