Identificatie van de functie

Functiecode : DPO018

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Het management bijstaan bij de tenuitvoerlegging van de strategische projecten en bij de coördinatie van de contacten met de stafdiensten van de FOD

teneinde

te zorgen voor de coördinatie en de follow-up van de implementatie van alle verbeterprojecten en –programma’s die verband houden met het managementplan van de entiteit.

 

Het management zowel op het niveau van de realisatie als van de methodologie ondersteunen bij het beheer van het projectwerk en bij het bereiken van de doelstellingen, alsmede het werk van de projectleiders in dit kader ondersteunen

teneinde

- een adequate realisatie van de projecten en doelstellingen mogelijk te maken;
- de kennis die nodig is voor het beheer van de projecten over te dragen.

 

Instaan voor de communicatie die verband houdt met het werk van de dienst en van het Directoraat Generaal Justitiehuizen (DGMJH)

teneinde

- te zorgen voor een goede verspreiding van de informatie en dus voor een zekere inzet met betrekking tot de verbeterprogramma's en de ontwikkeling van een projectcultuur in het DGMJH;
- te zorgen voor de overdracht van de kennis die nodig is voor de implementatie van de programma's en projecten.

 

Resultaatgebieden

Als

assistent/projectleider

het management van het DG MJH bijstaan

teneinde

te zorgen voor de follow-up, analyse en evaluatie van de voortgang van de door het DGMJH opgestarte verbeterprojecten en -programma's.

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan de opvolging en de begeleiding van de projectleiders van de verschillende uitgevoerde verbeterprogramma's

• de tussenpersoon zijn tussen de externe consultants en het departement;

• meewerken aan de ontwikkeling van interne beheersinstrumenten;

• deelnemen aan de analyse van de consistentie en de kwaliteit van de resultaten;

• met de medewerkers en de projectleider communiceren over de voortgang van het project.

 

Als

assistent/projectleider

zorgen voor de follow-up van de implementatie van de ten uitvoer gelegde verbeterprojecten en -programma’s

teneinde

ervoor te zorgen dat de projecten op uniforme wijze en binnen de opgelegde termijnen eindigen.

 

Voorbeelden van taken

• de boordtabel van de follow-up van de projecten opstellen en bijwerken;

• voor de follow-up van de projectfasen zorgen;

• voorzien in periodieke rapportage over de voortgang van de projecten van het operationeel plan;

• deskundigheid verlenen.

 

Als

informatieambtenaar

instaan voor de communicatie die verband houdt met het werk van de dienst en van het DGMJH

teneinde

te zorgen voor een goede verspreiding van de informatie en de inzet van alle personeelsleden van het departement met betrekking tot de ten uitvoer gelegde verbeterprogramma’s te bevorderen.

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen en invoeren van het communicatieplan van de verbeterprogramma's;

• zorgen voor de coördinatie tussen de dienst van het DGMJH, de diensten van de voorzitter en in het bijzonder de cel Program Management Office (PMO) en de dienst Communicatie van de FOD;

• de concrete realisatie van de communicatie-evenementen waartoe is beslist, op zich nemen;

• in het DGMJH deskundigheid verlenen op het vlak van communicatie;

• de praktische aspecten van de communicatiekanalen organiseren.

 

Als

deskundige/specialist

de projectleiders van de verschillende door het departement ten uitvoer gelegde verbeterprogramma's/-projecten bijstaan

teneinde

de projectleiders de nodige steun te bieden bij het opstellen en het implementeren van de projectfiches.

 

Voorbeelden van taken

• vergaderingen met de projectleiders met het oog op ondersteuning en follow-up organiseren;

• de rapportage van de projectleiders evalueren;

• meewerken aan de ontwikkeling van interne instrumenten voor projectbeheer om een optimale werking te garanderen;

• antwoorden op de vragen van de projectleiders en management;

• de risico’s analyseren, problemen die zich hebben voorgedaan analyseren, mogelijke oplossingen zoeken, ...

 

Als

communicatiedeskundige

de projectleiders van de verbeterprogramma's de nodige steun bieden inzake communicatie

teneinde

hen de mogelijkheid te bieden het communicatiegedeelte van hun aanpak te realiseren.

 

Voorbeelden van taken

• deskundigheid verlenen op het stuk van communicatie;

• deelnemen aan de ontwikkeling van de communicatie betreffende elk project;

• zorgen voor standaardcommunicatiemiddelen en helpen met de aanpassing ervan;

• relevante informatie aanbieden via intranet, enz.

 

Als

projectmedewerker

deeltaken uitvoeren in projecten binnen zijn deskundigheidsgebieden en in voorkomend geval kleine (deel)projecten en werkgroepen leiden

teneinde

binnen de gestelde termijnen de projecten en doelstellingen te realiseren; de correcte toepassing van de processen continu te evalueren; de doelstellingen van het project en van de instelling binnen de gestelde termijnen te helpen bereiken.

 

Voorbeelden van taken

• meewerken aan de projectplanning of projecten of werkgroepen opstarten;

• actieplannen opstellen;

• op grond van zijn deskundigheid input verschaffen met betrekking tot de projecten voor wat betreft de inhoud en het proces; het methodologisch kader bepalen, ...;

• zorgen voor de follow-up van de planning van de projecten en werkgroepen, het aanspreekpunt zijn van de leden van de werkgroepen en van projecten, de deelnemers begeleiden;

• de gevoerde acties evalueren.

 

Als

redacteur

de inhoud van de mededelingen betreffende de verbeterprojecten opstellen

teneinde

te zorgen voor een uniforme en toegankelijke communicatie in het DGMJH

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van communicatieberichten;

• vragen om bijdragen;

• het nakijken van de voorgelegde teksten.

 

Als

kennisbeheerder

analyseren van, zoeken naar en ter beschikking stellen van de methodologische en theoretische kennis die nodig is voor het projectbeheer en het veranderingsmanagement aan het management en de projectleiders

teneinde

- een adequaat beheer van de verbeterprojecten en -programma’s mogelijk te maken;
- bij te dragen tot de snelle ontwikkeling en de continuïteit van de veranderingsprocessen en de gewenste resultaatsgebieden te bereiken;
- het professionalisme van iedereen te verhogen.

 

Voorbeelden van taken

• aandacht besteden aan alle evolutievormen van de organisatie en de werking ervan;

• zich op de hoogte houden van de ontwikkeling van de theorieën en de handelwijze op het gebied van management;

• de eigen kennis en deskundigheid op de verschillende kennisdomeinen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht continu ontwikkelen; op de hoogte zijn van de handelwijzen, innovaties en tendenzen in de behandelde aangelegenheden;
  
  

• initiatieven voorstellen met betrekking tot verdeling en ontwikkeling van kennis.

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Management	managementplan, doelstellingen, strategische en operationele projecten, beslissingen, mondelinge en schriftelijke vragen, conceptmemo, projectfiches, communicatieplan	nota’s, vergaderingen, e-mail
Projectleiders / programmamanager	mondelinge vragen, schriftelijke vragen, projectfiches, conceptmemo, ...	cpersoonlijk contact, e-mail, vergaderingen
Diensten van de voorzitter (PMO, communicatie, ...)	adviezen en beslissingen, in acht te nemen methodologie en termijnen, ontwikkelde beheersinstrumenten, verzoek om follow-up van de doelstellingen en verbeterprojecten, geïntegreerd managementplan, voortgang van de verschillende geïntegreerde projecten	rapportage, feedback, vergadering, opleiding, coaching, e-mail, informeel contact, ....
Stafdiensten/lijndiensten van de eigen FOD	stand van zaken, goede handelwijzen	vergaderingen, verslagen, studies, ...
Consultants / deskundigen / verschillende diensten	adviezen, methodologie, theorieën, goede handelwijzen, ...	seminaries, colloquia, verslagen, studies, artikels, publicaties, rapportage, feedback, ...

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Management	feedback, voortgang, problemen, evaluaties, moeilijkheden, behoeften	vergadering, werkgroep, stuurgroep, ...
Projectleiders	verzoek om feedback, methodologie, beheersinstrumenten, raad, advies, antwoorden op vragen	nota’s, e-mail, werkgroep, documentatie, ... werkgroepen
Diensten van de voorzitter (PMO, communicatie, ...)	feedback, voortgang, evaluatie, problemen	nota’s, e-mail, verschillende documenten
Stafdiensten/lijndiensten van de eigen FOD	goede handelwijzen, uitwisseling van ervaring, advies, raad	werkgroep, e-mail, verslag
Consultants / deskundigen / verschillende diensten	vragen, moeilijkheden, verzoeken om hulp, om informatie en om advies	e-mail, coaching, werkgroep

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Adviseur inzake management

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de realisatie van de projecten (communicatieplan en implementatie van de verbeterprogramma's) die het stuurcomité en/of het Directiecomité en/of het management hebben goedgekeurd;

• de organisatie van het eigen werk;

• adviezen met betrekking tot de haalbaarheid van de projecten en organisatorische doelstellingen;

• de organisatie van vergaderingen met het oog op follow-up en coaching in verband met het beheer en het sturen van de projecten;

• de adviezen die aan het management en aan de projectleiders worden gegeven met betrekking tot de projecten en doelstellingen;

• contacten met de centrale PMO en de stafdiensten;

• adviezen met betrekking tot communicatieacties.

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het wijzigen van gevalideerde projecten;

• het realiseren van gevalideerde projecten buiten het vastgestelde kader;

• de validatie van de voorstellen inzake veranderingen / aanpassingen van de scope;

• de validatie van de communicatieplannen;

• de goedkeuring van de projectfiches;

• de eigen vakantie.

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. de functie heeft een invloed op het projectmanagement van het volledige directoraat-generaal.

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• managementplan

• beheersmodel

• beslissingen van het directiecomité

• instructies van de FOD P&O ( Personeel en Organisatie)

• CAF-model

 

Welke vernieuwingen

• methodologie voor de implementatie van de beslissingen en verbeterprojecten

• verbetering van de verspreidingsmethode van de informatie

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Bijwerking van de operationele plannen van de voorzitter en van de directeur-generaal;

• adviezen van externe consultants;

• feedback van het management

• adviezen van de centrale PMO;

• informatie van P&O inzake organisatiebeheer;

• ervaringen opgedaan door andere DG’s of FOD’s;

• algemeen kader van de BPR.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.