Identificatie van de functie

Functiecode : DLO260

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Advies verlenen inzake immobiliën en het beheren van de vastgoeddossiers

teneinde

rekening houdend met de termijnen en de budgettaire beperkingen in een optimale huisvesting voor de federale ambtenaren te voorzien.

 

Resultaatgebieden

Als

expert

het opvolgen en interpreteren van relevante informatie (bv. wetgeving) inzake immobiliën

teneinde

zijn/haar expertise ter beschikking stellen en de huisvesting administratief en juridisch correct te laten verlopen.

 

Voorbeelden van taken

• Het opvolgen van de reglementering terzake

• Het analyseren van de immobiliënmarkt

• Meewerken aan de opmaak van het behoeftenprogramma van de klant

• Het opmaken van een plaatsbeschrijving

• Het opmaken van huur- en verhuurcontracten

 

Als

raadgever

inlichtingen verstrekken en voorstellen formuleren aan de bevoegde hiërarchische meerdere

teneinde

erop toe te zien dat hij/zij over de juiste informatie beschikken.

 

Voorbeelden van taken

• Het verantwoorden van (ver)huur- en (ver)koopdossiers t.o.v. de hiërarchie en de Inspectie van Financiën

• Verslag uitbrengen bij de hiërarchisch meerdere over de lopende dossiers

• Het bijwonen van vergaderingen in het kader van de politiehervorming i.v.m. huisvesting

• Optreden als aanspreekpunt inzake immobiliënaangelegenheden

 

Als

dossierbeheerder

het beheren en afhandelen van de vastgoeddossiers

teneinde

tijdig en binnen de budgetten in de huisvesting voor de federale ambtenaren te voorzien.

 

Voorbeelden van taken

• Het informeren, adviseren en bijstaan van klanten bij de opmaak van het behoeftenprogramma (op het gebied van huisvesting)

• Prospectie doen naar beschikbare gebouwen, geschikt voor de klanten

• Het berekenen van huurgelden, indexatie, afschrijvingen, ...

• Het opmaken van een dossier i.v.m. het budget en de budgetcontrole (bv. de budgettaire weerslag van nieuwe inhuring)

• Het plannen en opvolgen van instaatstellingswerken

 

Als

bemiddelaar

de verzuchtingen van de partijen evalueren en op elkaar afstemmen

teneinde

voor alle betrokkenen tot een aanvaardbare situatie of oplossing te komen.

 

Voorbeelden van taken

• Het leggen van contacten met de FOD's (bespreking behoeftenplan, beschikbare gebouwen, contractsvoorwaarden, ...

• Onderhandelen met de eigenaar, de toekomstige bezetter, ...

• Onderhandelen over contractvoorwaarden (prijs, lasten, duur, boeteclausule, eventuele tegemoetkoming in werken, ... voor inhuring

• Het afhandelen van huurschadedossiers conform het contract én de specifieke omstandigheden

• Het verdedigen van de belangen van de overheid, als eigenaar of huurder

 

Als

gegevensbeheerder

het beheren van gegevens

teneinde

op elk ogenblik over de juiste informatie te beschikken.

 

Voorbeelden van taken

• Het beheren van GIS-bestanden (geografisch informatiesysteem)

• Verantwoordelijk zijn voor het geïnformatiseerd patrimoniumbeheer

• Het maken en bijhouden van oppervlakteberekeningen

• Het bijhouden van de gedetailleerde gegevens van de lokalen per gebouw

 

Als

Teamverantwoordelijke

het begeleiden van een team

teneinde

de kennis en de competenties te ontwikkelen.

 

Voorbeelden van taken

• Het coachen van de medewerkers

• Het geven van constructieve feedback

• Het evalueren van de medewerkers

• Luisteren naar de medewerkers, het relativeren van de problemen en aanreiken van oplossingen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
hiërarchische overste	instructies, vragen	divers	wekelijks
andere fed. overheidsdiensten	vraag naar huisvesting, klachten	divers	ad hoc
lokale overheden	vragen, klachten	divers	ad hoc
diensten van de Regie	informatie, vragen	divers	wekelijks
immokantoren	vragen	divers	tweewekelijks
medewerkers	dossier	schriftelijk	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
hiërachische overste	behandelde dossiers	schriftelijk	wekelijks
andere fed. overheidsdiensten	informatie, voorstellen	divers	ad hoc
lokale overheden	informatie, voorstellen	divers	ad hoc
diensten van de Regie	info, advies	divers	wekelijks
immokantoren	info	divers	tweewekelijks
derden	info	divers	ad hoc
medewerkers	advies en info	mondeling	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het diensthoofd of het afdelingshoofd (al naargelang)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• planning van het werk, organisatie van vergaderingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• alle eindbeslissingen in de immodossiers

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• reglementering vastgoed (huur-verhuur, pacht, koop-verkoop, mede-eigendom, aansprakelijkheid-schade), noties van ruimtelijke ordering en stedebouw, wetgeving op overheidsopdrachten

 

Welke vernieuwingen

• suggesties doen voor verbeteren en op punt stellen van de gebruikte databeheersystemen en databanken

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.