Adviseur communicatiebeleid (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DCO903
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Thematische experten Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)
Doel van de functie
Het begeleiden van de federale overheidsorganisaties bij de uitbouw en de implementatie van hun communicatiebeleid en bij de (strategische) communicatie in veranderingstrajecten
teneinde
de federale organisaties in staat te stellen efficiënt en effectief te communiceren naar de verschillende stakeholders (o.a. personeelsleden, klanten, vakbonden, …) en de implementatie van veranderingstrajecten te faciliteren.
Het voorbereiden, operationaliseren, coördineren en evalueren van beleidslijnen en het uittekenen van een globale communicatiestrategie voor de federale overheidsorganisaties
teneinde
een transparante en participatieve communicatiecultuur te bevorderen en het positieve imago van de federale overheid te ondersteunen
Resultaatgebieden
Alsextern raadgever/adviseurfederale overheidsorganisaties op het terrein en op maat adviseren en begeleiden bij de uitbouw en implementatie van hun communicatiebeleid, de uitbouw van hun communicatiedienst en hun strategische communicatie in veranderingsprocessen
teneinde
de federale overheidsorganisaties in staat te stellen efficiënt en effectief te communiceren naar de verschillende stakeholders (o.a. personeelsleden, klanten, vakbonden,…)
Voorbeelden van taken
- Strategisch advies inzake communicatie verlenen aan directiecomités en verantwoordelijken voor communicatiediensten
- Advies verlenen en begeleiden bij het uittekenen van een communicatiebeleid rekening houdende met de cultuur en de communicatiekanalen van de federale organisatie (op maat)
- Adviseren en ondersteunen bij de uitbouw en/of BPR van een communicatiedienst
- Advies verlenen en op het terrein begeleiden bij het uitwerken van de communicatieplannen in veranderingstrajecten
- Via duidelijke communicatie en strategische dialoog draagvlak creëren voor veranderingen
Alscoachde klanten (communicatieverantwoordelijken, projectleiders in veranderingstrajecten, lijnmanagers) coachen op het terrein bij hun communicatieacties
teneinde
hen in staat te stellen efficiënt en effectief te communiceren
Voorbeelden van taken
- Samen met de klant de coachingsdoelstellingen op maat formuleren en actieplannen opstellen om deze doelstellingen te bereiken
- Actieve begeleiden en ondersteunen bij de uitvoering van de acties op het terrein
- Aanreiken van instrumenten en methodieken om de doelstellingen te bereiken
- Opleidingen uitwerken en geven
- Organiseren van intervisies tussen de communicatiemedewerkers van de federale organisaties
Alsbeleidsadviseurhet definiëren, ontwikkelen en implementeren van strategische richtlijnen en operationele standaarden inzake communicatie binnen de federale overheid
teneinde
een coherent communicatiebeleid en een communicatiecultuur uit te bouwen en te bevorderen binnen de federale overheid
Voorbeelden van taken
- Definiëren en ontwikkelen van een coherent communicatiebeleid en een globale communicatieaanpak bij transversale projecten (vb absenteïsme, e-HR,….)
- Definiëren van de beleidslijnen inzake de communicatie binnen de federale overheid
- Advies verlenen over de vertaling van de organisatiestrategie naar een communicatiestrategie
- Advies verlenen inzake de generieke communicatiekanalen binnen de federale overheid
AlsprojectleiderHet aansturen en opvolgen van grote en complexe (transversale/horizontale) communicatieprojecten
teneinde
een projectuitvoering conform de vooropgestelde resultaten te bereiken
Voorbeelden van taken
- Uittekenen van het project in termen van scope, kosten, timing, projectstructuur en methodologisch kader
- Het project plannen en de uitvoering opvolgen
- Beheren van het projectbudget
- Rapporteren over de voortgang van het project aan de sponsor en de stuurgroep
- Aansturen van de projectmedewerkers
Alsanalistde communicatiebehoeften van de federale overheidsorganisaties analyseren
teneinde
oplossingen en adviezen op maat te kunnen uitwerken voor de federale overheidsorganisaties
Voorbeelden van taken
- Analyseren van de strategie (managementplannen) en de processen en projecten van de federale overheidsorganisaties
- Analyseren van de mogelijke weerstanden tegen verandering en de hefbomen om deze te overbruggen
- Analyseren van de behoeften van de verschillende stakeholders (o.a. personeelsleden, vakbonden, klanten,….)
- Analyseren van de formele en informele communicatiekanalen binnen de federale organisaties
Alsontwikkelaarverbeteren van bestaande en ontwikkelen van nieuwe instrumenten, processen en methodieken op maat van de behoeften van de klant
teneinde
de klanten efficiënte en effectieve instrumenten, methoden en processen te kunnen aanreiken rekening houdende met de cultuur en de eigenheid van hun organisatie
Voorbeelden van taken
- Uitwerken van nieuwe communicatieconcepten en communicatiekanalen
- Vernieuwen en ontwikkelen van instrumenten en templates
- Nieuwe technologieën introduceren
Alsaccount managerhet opvolgen van de context en de behoeften van de federale organisaties en het extern vertegenwoordigen van de federale overheid met betrekking tot communicatiebeleid
teneinde
een efficiënte en klantvriendelijke werking te verzekeren en de dienstverlening van de FOD P&O en van het DG Communicatie maximaal af te stemmen op de noden en behoeften van de klant
Voorbeelden van taken
- Op een proactieve manier de behoeften van de klanten detecteren en opvolgen
- Antwoorden op vragen van klanten over de diensten van de FOD P&O in het algemeen en over communicatiebeleid in het bijzonder
- De FOD P&O vertegenwoordigen op communicatieevenementen
Alskennisbeheerderhet continu op peil houden, verbeteren, delen en uitdragen van de eigen kennis en vaardigheden
teneinde
de expertise van zowel de functiehouder als de dienst te expliciteren, te structureren, toegankelijk te maken, te actualiseren, uit te breiden en te verdiepen
Voorbeelden van taken
- Raadplegen van vakliteratuur, benchmarking, volgen van opleidingen
- Actief deelnemen aan studiedagen, congressen, seminaries als organisator, spreker of deelnemer
- Opvolgen van best practices, tendenzen en nieuwe ontwikkelingen (nationaal en internationaal)
- Expliciteren, structureren en toegankelijk maken van de kennis binnen de dienst
- Kennis delen en overdragen naar collega's en klanten via intervisies, opleidingen, ….
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
DG Communicatie
|
richtlijnen, opdrachten
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
Communicatieverantwoordelijken
|
vragen, info
|
vergaderingen, persoonlijk contact
|
wekelijks
|
projectleiders
|
info, adviezen
|
vergaderingen, stuurgroep
|
wekelijks
|
directiecomités
|
vragen
|
vergadering, stuurgroep
|
ad hoc
|
collega's
|
vragen, info, advies
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
lijnmanagers
|
vragen, info
|
vergaderingen, mail, telefoon
|
maandelijks
|
externe leveranciers
|
vragen, offertes
|
brief, mail, telefoon
|
maandelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
DG Communicatie
|
vragen, info, antwoorden
|
persoonlijk contact
|
wekelijks
|
Communicatieverantwoordelijken
|
info, adviezen
|
vergadering, persoonlijk contact
|
wekelijks
|
projectleiders
|
info, adviezen
|
vergadering, stuurgroep
|
wekelijks
|
directiecomités
|
adviezen, info
|
vergaderingen, stuurgroep
|
ad hoc
|
collega's
|
info, adviezen, vragen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
lijnmanagers
|
adviezen, info
|
vergadering, mail, telefoon
|
maandelijks
|
externe leveranciers
|
opdrachten
|
brief, mail, vergadering
|
maandelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
Directeur-generaal (N-1)
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- Beheer en opvolging van de lopende projecten
- Adviezen binnen het kader van de beleidslijnen uitgetekend in de managementplannen van de FOD P&O en de beleidsopties van de minister
- Inzetten van methoden, instrumenten, technieken
- Aansturen van medewerkers in projectverband
- Beheer van goedgekeurde projectbudgetten
- Externe contacten in de rol van adviseur en account manager
- Complexe operationele beslissingen
De functie moet autorisatie vragen voor
- Opstarten van nieuwe projecten
- Herziening van prioriteiten
- Strategische wijzigingen in projecten
- De lancering van overheidsopdrachten
Impact
Totaal werkbudget entiteit
1250000 euro
Eigen werkbudget
projectbudgetten
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Beleidsnota van de minister
- Managementplan van de voorzitter en het directoraat-generaal
- Wetgeving op overheidsopdrachten
Welke vernieuwingen
- De functie is gericht op het vernieuwen van de communicatiecultuur binnen de federale overheid
- Vernieuwing en verbetering van het beleid, de methodieken en instrumenten, de communicatiekanalen
Gebaseerd op welk referentiekader
- Benchmarking, goede praktijken en tendenzen in communicatie (nationaal en internationaal)
|