Identificatie van de functie

Functiecode : IBB052

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Helpen bij de uitwerking en de opvolging van de boekhouding, de thesaurie, de balans en de budgetten

teneinde

het management te ondersteunen bij het financieel beheer van de organisatie.

 

Helpen bij de invoering van de beheersinstrumenten (analyse van de budgetten en de kosten, rapportering en beheersindicatoren, enz.)

teneinde

het management te ondersteunen bij het nemen van beslissingen en bij het sturen van de doelstellingen van de organisatie.

 

Meewerken aan de analyse van de sleutelprocessen van de organisatie (input/outputanalyse, risicoanalyse)

teneinde

het management verbeteringen voor te stellen, en dat in samenwerking met de controle-instanties (Interne Audit, Rekenhof, enz.).

 

Resultaatgebieden

Als

budgettair attaché

verwerken van de informatie om de budgettaire vragen te ondersteunen en opstellen van de budgettaire voorstellen

teneinde

het budget van de organisatie uit te werken en op te volgen

 

Voorbeelden van taken

• uitwerken van de voorlopige planningen en opvolgen van de uitvoering ervan

• voorbereiden van alle budgettaire documenten die nodig zijn voor de opmaak van het budget en voor de verschillende aanpassingen in de loop van het jaar

• uitwerken van boekhoudkundige en financiële verslagen

• analyseren van de budgettaire, de financiële en de boekhoudkundige impact van de strategische beslissingen

• de vragen van de budgettaire bestuurder behandelen

 

Als

attaché inzake thesaurie

instaan voor de efficiënte, correcte en tijdige opvolging van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie

teneinde

de thesaurie van de organisatie optimaal te beheren

 

Voorbeelden van taken

• analyseren van de stromen en het verkeer van de thesaurie

• plannen van de uitgaven, goedkeuren van de betalingen

• opstellen van nota's m.b.t. de thesaurie voor de raad van bestuur

• overgaan tot beleggingen of leningen

• opstellen van een subsidieplan van de staat

 

Als

attaché inzake boekhouding

optimaal organiseren van de boekhoudkundige processen (vastleggingen, opdrachten tot betaling en vereffeningen)

teneinde

een goede uitvoering van de boekhoudkundige verrichtingen te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• de opvolging van het boeken van de gegevens in de loop van het jaar verzekeren

• de verrichtingen aan het einde van het jaar, voor het opmaken van de balans, coördineren

• oplossen van eventuele problemen met de verschillende diensten en leveranciers

• fungeren als bevoorrechte contactpersoon voor de controleautoriteiten

• opstellen en actueel houden van de boekhoudkundige procedures

 

Als

adviseur

formuleren van adviezen m.b.t. de verschillende domeinen waarvoor hij/zij bevoegd is

teneinde

de diensten en het management van de organisatie te adviseren en hen een gefundeerd advies te verstrekken

 

Voorbeelden van taken

• analyseren van het financieel beheer en verstrekken van technisch advies om dit beheer te verbeteren

• formuleren van advies t.a.v. de diensten en het management van de organisatie (m.n. de raad van bestuur, het algemeen beheerscomité, enz.), alsook t.a.v. externe entiteiten (regeringscommissarissen, kabinetten, enz.)

• gedetailleerd antwoorden op de vragen van de medewerkers, klanten en anderen

• meewerken aan de bestuursovereenkomst en aan het bestuursplan

• uitvoeren van studies met behulp van diverse financiële, boekhoudkundige en andere bronnen

 

Als

intern controleur

identificeren en analyseren van de risico's van de processen en invoeren van de activiteiten m.b.t. de interne controle

teneinde

het management verbeteringen voor te stellen voor de sleutelprocessen en dit in samenwerking met de controleautoriteiten (interne audit, Rekenhof, enz.)

 

Voorbeelden van taken

• analyseren van de processen in termen van input en output

• organiseren en invoeren van het interne controleproces binnen de organisatie teneinde te zorgen dat de risico's onder controle zijn

• opsporen van anomalieën en de geschikte acties voorstellen

• analyseren van de risico's m.b.t. de processen (analyse waarschijnlijkheid / impact)

• instaan voor de naleving van de normen en van de externe richtlijnen

 

Als

controleur van het beheer

verzekeren van de goede werking van de beheersinstrumenten (analyse van de budgetten en de kosten, rapportering en beheersindicatoren, enz.)

teneinde

het management te ondersteunen bij het nemen van beslissingen en bij het sturen van de doelstellingen van de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• analyseren en opvolgen van de uitvoering van de budgetten

• bijhouden van het verdelingsmodel van de kosten per dienst en per prestatie

• opvolgen van de beheersindicatoren

• rapporteren over het beheer

• voorstellen van aanbevelingen aan het management

 

Als

kennisbeheerder

opvolgen van de wetgeving en de reglementering inzake de begroting en de comptabiliteitn alsook van hun toepassing

teneinde

relevante informatie te verzamelen, te beheren en ter beschikking te stellen

 

Voorbeelden van taken

• doorgeven en uitleggen van nieuwigheden inzake de reglementering aan de medewerkers of aan de betrokken diensten

• controleren van de bekomen informatie

• verstrekken van informatie aan de leidinggevende instanties

• deelnemen aan specifieke colloquia en conferenties teneinde zijn/haar kennis te vergroten

• ontwikkelen en onderhouden van adequate instrumenten voor analyses en voorspellingen

 

Als

tussenpersoon

onderhouden van goede relaties met de verschillende interne of externe diensten of instanties

teneinde

informatie en financiële instructies die essentieel zijn voor het goede beheer van de organisatie te bekomen en/of te verspreiden

 

Voorbeelden van taken

• fungeren als tussenpersoon tussen de verschillende instanties (Rekenhof, interne diensten of directies, leveranciers, enz.)

• vertegenwoordigen van de dienst en onderhouden van goede relaties met de interne en externe partners

• doorgeven van de informatie en de instructies m.b.t. budgettaire verplichtingen

• samenwerken met de andere diensten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB ...	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	schriftelijke vragen	vergadering, stuurgroep ...	jaarlijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	en tant que dossier	wekelijks
kabinetten	Directieven	informeel	ad hoc
	mondelinge adviezen	contact personnel	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	en tant que dossier	ad hoc
andere fed. overh. diensten		per brief, e-mail ...	wekelijks
organisaties/ondernemingen		vergadering, stuurgroep ...	jaarlijks
kabinetten	Adviezen	contact personnel	ad hoc
	vragen, resultaten, advies	informeel	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

hoofd B&B

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• beheer van zijn/haar werk

• behandeling van complexere dossiers

• formuleren van interne adviezen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• nota's en documenten die de organisatie of de dienst verbinden, die rechten creëren of die verplichtingen opleggen

• nota's voor de raad van bestuur

• verlofaanvragen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• wetgeving en reglementering

• bepalingen m.b.t. de overdracht van competenties

• regels van de Commissie voor de normalisatie van de comptabiliteit van de instellingen van openbaar nut van de sociale zekerheid

• bestuursovereenkomst of beheersovereenkomst

 

Welke vernieuwingen

• de documenten van de raad van bestuur begrijpbaarder maken, meer informatie en details verstrekken

• opstellen van nieuwe verslagen (ter uitvoering van een nieuwe wetgeving of op vraag van de directie of de raad van bestuur)

• trachten de werkprocessen te optimaliseren en/of te automatiseren (met behulp van de personen die de taken uitvoeren)

• zoeken van aanvullende controlemogelijkheden om zeker te zijn van de correctheid van de cijfers

• trachten om de administratieve procedures te vereenvoudigen (bv. de procedure voor de storting van de subsidie van de staat), uitvoeren van aanbevelingen van de regeringscommissionarissen, het Rekenhof, bedrijfs- en andere revisoren, enz.

 

Gebaseerd op welk referentiekader

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.