Afdrukken

Adviseur contractbeheer - Coördinator (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB040

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Optimaal coördineren van de sectie en van de reglementering betreffende de overheidsopdrachten en verzorgen van de follow-up van de overheidsfinanciën

teneinde

toe te zien op de correcte toepassing van die materie in het kader van de financiële en administratieve follow-up van de O&O-programma's

 

De nationale EN internationale coördinatie verzorgen zowel met de andere directoraten-generaal als met deop de wetenschappen gerichte internationale en intergouvernementele instanties voor de juridisch-financiële aspecten van de onderzoeksprogramma's.Ook zorgen voor de coördinatie tussen diezelfde instanties en de universiteiten en onderzoeksinstellingen. De budgettaire impact ramen van onze nationale en internationale verbintenissen op wetenschapsgebieden

teneinde

de beslissingen van de Ministerraad goed te kunnen uitvoeren en zodoende het onderzoek optimaal te promoten

 

Resultaatgebieden
Als
intern adviseur
    zijn/haar expertise inbrengen bij de voorbereiding en het goede verloop van de contracten en de complexe overheidsopdrachten

teneinde

    de administratieve en financiële regels betreffende de overheidsopdrachten na te leven en te harmoniseren

 

Voorbeelden van taken
  • meehelpen aan de opstelling van een typecontract en typebijlage
  • de nieuwe contracten en bjlagen herlezen en de begrotingstabel paraferen
  • mee opstellen of zelf opstellen van een bestek voor een overheidsopdracht
  • toezien op een correcte publicatie en meehelpen aan de selectie
  • meerjarenramingen opstellen voor de onderzoeksprogramma's bij de opstelling van de begroting en tijdens de begrotingscontrole / contacten onderhouden met de bevoegde instanties (bijv. inspecteur van financiën,)

 

Als
adviseur
    administratieve, financiële en juridische steun verlenen. De universitaire onderzoeksnetwerken steunen in een federale én internationale context, alsook de universiteiten en de onderzoekscentra. Op de complexe vragen van derden en programmabeheerders antwoorden en technisch advies geven voor wat de financiële en budgettaire aangelegenheden betreft

teneinde

    zijn/haar expertise te gebruiken en hem over te dragen en zo de partners/medewerkers in staat te stellen beslissingen te nemen met kennis van zaken.

 

Voorbeelden van taken
  • de programmabeheerders adviseren in financiële en budgettaire zaken
  • de rechthebbenden informeren en adviseren (bijv. voor wat de betalingen betreft)
  • advies verlenen, voorstellen uitwerken voor dossiers die specifieke problemen behandelen
  • deelnemen aan interne werkgroepen

 

Als
deskundige/specialist
    zijn/haar expertise inbrengen in de internationale onderzoeksnetwerken en meewerken aan het sluiten van permanente internationale samenwerkingsverbanden op onderzoeksgebied. De Belgische vertegenwoordiging waarnemen in de internationale of gouvernementele organen wat de budgettaire of financiële aspecten betreft in verband met de verplichtingen van België (EUMETSAT - European Organisation for the Exploitation of Meteorological Satellites, WMO - World Meteorological Organisation, Biermans-Lapôtre, enz...)

teneinde

    zo goed mogelijk de bijdragen van België te optimaliseren aan die diverse organen, waarbij terzelfder tijd de Belgische "return" van die bijdragen maximaal wordt geoptimaliseerd

 

Voorbeelden van taken
  • intern overleg met andere directoraten-generaal en met name die van de onderzoeks-programma's om een gemeenschappelijk Belgisch standpunt te garanderen in de wetenschappelijke en financiële organen van die internationale instanties

 

Als
controleur
    controle van de onderzoeksuitgaven

teneinde

    na te gaan of de toegekende middelen correct worden aangewend en of de contractbeheerders allen dezelfde procedure volgen.

 

Voorbeelden van taken
  • controle van de bewijsstukken in voorkomend geval, wanneer het team het probleem niet heeft kunnen oplossen
  • nagaan of de reglementering en de contractuele voorschriften correct worden toegepast
  • problemen en eventuele gemaakte fouten in het dossier opsporen
  • controleren van de overeenstemming tussen de gegevens van de secties Budget en Comptabiliteit met zijn/haar eigen gegevens

 

Als
kennisbeheerder
    zich op de hoogte houden van de jurisprudentie, de wetgeving en de budgettaire en boekhoudkundige regels, de wetgeving en de reglementering betreffende de overheidsopdrachten en de ministeriële besluiten

teneinde

    relevante en passende informatie te bieden

 

Voorbeelden van taken
  • de follow-up van de wetgeving en de reglementering verzorgen
  • de ontwikkeling van de informatica in de sector volgen (zelfopleiding, lezen van vakliteratuur)
  • deelnemen aan specifieke opleidingen en seminaries
  • informatie verstrekken aan de betrokken personen of aan hen die erom vragen

 

Als
hoofd/supervisor
    in kennis stellen van de toe te passen wetgeving en de follow-up ervan superviseren

teneinde

    maximaal de correcte toepassing van de wettelijke en/of contractuele bepalingen te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken
  • beheer van een team en werkverdeling in het licht van de complexiteit van de programma's

 

Als
coach
    adviezen verlenen en de medewerkers individueel begeleiden en ontplooien

teneinde

    hun prestaties te verbeteren

 

Voorbeelden van taken
  • doelstellingen vastleggen en volgen die door de sectie contractenbeheer moeten worden gehaald
  • individuele gesprekken voeren met de medewerkers en de concentratiepunten vastleggen
  • de beschikbare competenties en die welke vereist zijn vastleggen
  • de medewerkers begeleiden bij hun taken en toezien op de samenhang van de groep

 

Als
coördinator
    ervoor zorgen dat de informatie wel degelijk wordt doorgestuurd naar de interne en externe correspondenten en dat technische bijstand wordt verleend

teneinde

    de stroom van financiële documenten te verbeteren

 

Voorbeelden van taken
  • processen en geïnformatiseerde middelen uitwerken om de informatie en de gegevens-uitwisseling over te brengen en een systeem tot stand brengen voor de toegang tot de verzamelde gegevens waardoor al of een gedeelte van de kennis online beschikbaar kan staan

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

wetgeving,beslissingen

pers, nota, e-mail, vergaderingen

dagelijks

programmabeheerders

beslissingen

persoonlijk contact, e-mail

dagelijks

promotoren

schriftelijke en mondelinge vragen

dossier, brief, e-mail

dagelijks

financiële dienst FWI's

schriftelijke en mondelinge vragen

dossier, brief, e-mail

dagelijks

financiële dienst van de universiteiten

schriftelijke en mondelinge vragen

dossier, brief, e-mail

dagelijks

financiële dienst van de onderzoekscentra

schriftelijke en mondelinge vragen

dossier, brief, e-mail

dagelijks

financiële dienst van de studiebureaus

schriftelijke en mondelinge vragen

dossier, brief, e-mail

dagelijks

afdeling comptabiliteit

mondelinge vragen

persoonlijk contact

dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

programmabeheerders

mondelinge adviezen, wetgeving

persoonlijk contact, e-mail

dagelijks

promotoren

mondelinge + schriftelijke adviezen, beslissingen

telefoon, brief, e-mail

dagelijks

financiële dienst FWI's

mondelinge + schriftelijke adviezen, beslissingen

telefoon, brief, e-mail

dagelijks

financiële dienst universiteiten

mondelinge + schriftelijke adviezen, beslissingen

telefoon, brief, e-mail

dagelijks

programmabeheerders

mondelinge + schriftelijke adviezen, beslissingen

persoonlijk contact

dagelijks

financiële dienst studiebureaus

mondelinge + schriftelijke adviezen

telefoon, brief, e-mail

dagelijks

diensthoofd, adjunct van het diensthoofd

mondelinge vragen en adviezen

persoonlijk contact, vergadering, nota

dagelijks

andere dienst. van de POD

mondelinge + schriftelijke vragen en adviezen

persoonlijk contact, nota, e-mail

ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

hiërarchisch : directeur stafdienst B&B

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de vertegenwoordiging in de internationale instanties
  • zijn/haar aanwezigheid in de internationale instanties
  • zijn/haar eigen werk- en contactennetwerk ontwikkelen

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • beslissing met budgettaire impact

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

beheerd budget '07: vastl.kr. : 200 mln. euro ordonn.kr. : 95 mln. euro

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. 1.500 contracten

2. de door het Wetenschapsbeleid beheerde internationale organisaties

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • reglementering betreffende de overheidsfinanciën en de overheidsopdrachten
  • beslissingen van de Ministerraad
  • contractuele bepalingen
  • richtlijnen en interne procedures

 

Welke vernieuwingen
  • voorstellen ter verbetering van de bestaande werkprocedures (manier om te rapporteren, follow-up van het budget)
  • informatie- en arbeidsnetwerken ontwikkelen

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • eigen ervaring inzake financiën en budget

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.