Adviseur-generaal financiën en patrimonium - Directeur (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBB403
Niveau: A
Klasse : A4 Functiefamilie : Strategisch leidinggevenden Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)
Doel van de functie
Deelnemen aan het afbakenen van de strategische projecten van de instelling in haar geheel en in het bijzonder deze binnen het departement Financiën en Patrimonium uitvoeren, financiële projecten en programma's beheren die over een lange periode lopen en die een strategische impact hebben.
teneinde
als verantwoordelijke de strategische en operationele doelstellingen van de instelling binnen de volgende gebieden te realiseren: boekhouding, begroting, schatkist, patrimonium (Economaat, Magazijn, Gebouwen, Technische Dienst en Mess).
Resultaatgebieden
Alsleidinggevendede doelstellingen van het departement uit de Bestuursovereenkomst in acties omzetten
teneinde
de strategische doelstellingen in operationele doelstellingen omzetten.
Voorbeelden van taken
- Aan iedere dienstchef duidelijke richtlijnen en doelstellingen verschaffen, de activiteiten verdelen en coördineren en de competenties van de medewerkers verdelen bij de samenstelling van ploegen.
- De opvolging van de resultaten verzekeren en deze bijwerken, teamvergaderingen organiseren en beslissen over de operationele doelstellingen.
- De dienst organiseren, de efficiëntie van de dienst permanent verbeteren en zorgen voor de goede werking van deze.
- De aanwezigheid van de nodige competenties en van de nodige systemen en instrumenten verzekeren
- met de teamschefs jaarlijks actieplannen opstellen teneide de strategische en operationele doelstellingen van de instelling te realiseren.
Alsstrategisch adviseurdeelnemen aan strategische seminaries en bijdragen tot het afbakenen van de omvang van de strategische projecten van de instelling in functie van de doelstellingen van het project, de budgetten, de medewerkers en de nodige middelen bepalen die daarvoor nodig zijn
teneinde
de verwezenlijking van het project op te starten, uitgaande van een precieze schatting van de kosten, de termijnen en de verwachtingen enz.
- De coördinatie, het inzamelen en de analyse van de nodige gegevens verzekeren
- Het project afbakenen (draagwijdte), de voorwaarden beschrijven en een risicoanalyse uitvoeren.
- Peilen naar de behoeften van de partners en voorstellen formuleren.
- Schattingen maken, de budgetten van de projecten opmaken en deze met het beschikbare budget vergelijken.
Alscoachde competenties die aan de projectmedewerkers worden toegewezen, beheren en coördineren
teneinde
zo goed mogelijk de aanwezige competenties aan te wenden.
Voorbeelden van taken
- De taken verdelen rekening houdende met de aanwezige competenties; individuele gesprekken voeren met de medewerkers; de pijnpunten en de aanwezige en de te ontwikkelen competenties definiëren.
- Het werk van de medewerkers opvolgen en hen begeleiden in de moeilijke taken.
- Individuele gesprekken voeren met de medewerkers en de teamchefs, de pijnpunten, de aanwezige en de te ontwikkelen competenties afbakenen.
- Feedback geven inzake het functioneren (zowel positieve als negatieve).
- De verwezenlijking van deze doelstellingen evalueren.
Alsprojectontwikkelaargeregeld verslag uitbrengen aan de Directieraad, het Beheerscomité, aan de overheden en de sponsors over de stand van zaken van diverse projecten
teneinde
hen een stand van zaken van de projecten te verschaffen en voor een evenwichtige en transparante medewerking te zorgen met de diverse betrokken partijen.
Voorbeelden van taken
- Indien nodig beslissingen forceren.
- Alle informatie over een project consolideren.
- De nodige instrumenten gebruiken om de informatie te delen.
- De Bestuurscomités informeren en aan deze comités deelnemen.
Alsorganisatorverschillende diensten en projecten zelfstandig beheren, plannen, leiden en coördineren vanaf het begin tot het einde
teneinde
de projecten conform de doelstellingen, de termijnen, de budgetten en de opgelegde specificaties te realiseren.
Voorbeelden van taken
- Een gedetailleerd plan opstellen met de projecten waarvoor hij verantwoordelijk is of waarvoor hij supervisor is.
- Bij wijziging van een context oplossingen bestuderen om het plan te vervangen en deze voorstellen aan de sponsors.
- Beslissen over de prioriteit die moet gegeven worden aan de projecten en procedures als een conflict zich voordoet.
- Zorgen voor de aanwezigheid van de middelen die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen en deze optimaal aanwenden.
- Doelstellingen toekennen aan de medewerkers van de projecten waarvoor hij verantwoordelijk of supervisor is.
Alscontroleurde wettelijke voorschriften (boekhouding, begoting, thesaurie en patrimonium gebouwen) (laten) toepassen om deze te handhaven
teneinde
de finalisering van de Thesaurierapporten, de uitvoering van de werken en de budgettaire voorstellen (aangepaste initiële inkomsten en uitgaven) tijdig en in de vereiste vorm op te volgen om de termijnen strict na te leven.
Voorbeelden van taken
- Aanpassingen vragen van de voorgelegde dossiers; bijkomende documenten aanvragen.
- Zorgen voor de overdracht van volledige dossiers; bewijsstukken aanvragen in geval van betwiste uitgaven.
- Voorstellen evalueren in het kader van krediet en budgettaire aanpassingen.
- Zorgen voor het handhaven van de processen in het kader van gewaarborgde goederen; de inkomsten en uitgaven laten afstemmen op de initieel voorziene begroting.
- Instaan voor het bijwerken van de rekeningen om een correct previsioneel beheer en duidelijke boekhouding te krijkgen; zich vergewissen van de correcte finalisering van de verrichtingen; duidelijke adviezen geven in geval van herschrijving.
Alsdeskundigezijn deskundigheid binnen de activiteitsdomeinen van het departement overbrengen en instrumenten produceren om te helpen bij de beslissing
teneinde
onderrichtingen te verschaffen aan de medewerkers van het departement conform de strategische beslissingen en de regels die van kracht zijn.
Voorbeelden van taken
- De budgettaire verslagen en aanpassingsprojecten van de instelling opstellen.
- De begroting gebruiken als instrument voor de besluitsvorming; de budgettaire impact op de strategische beslissingen analyseren.
- Het uitwerken van boekhoudkundige voorschriften voor de uitbetalingsbureaus.
- De begroting uitwerken met inachtneming van alle wettelijke bepalingen.
- Adviezen formuleren om de diensten en het management te ondersteunen.
Alskennisbeheerdereen vakkennis verschaffen, op peil houden en uitbreiden op basis van de huidige evoluties binnen zijn vak
teneinde
als contactpunt in het kader van zijn vakgebied te kunnen handelen.
Voorbeelden van taken
- Zich vertrouwd maken met het vakgebied van de projecten waarvoor hij instaat.
- Nieuwe evoluties opvolgen en aan seminaries deelnemen betreffende de projecten en activiteiten binnen het vakgebied.
- Evoluties opvolgen op het vlak van projectmanagement en activiteitsdomeinen.
- Zijn ervaring, kennis en technische deskundigheid delen met de medewerkers en verantwoordelijken van andere departementen en instellingen.
- Een netwerk uitwerken van gelijkaardige projecten en initiatieven binnen de overheidsdiensten.
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Van de FOD Budget & Beheerscontrole
|
Handleidingen, vragen om advies en richtlijnen
|
Circulaires, documenten, handleidingen, informele contacten
|
ad hoc
|
Van de Regeringscommissaris
|
Positieve en, of negatieve adviezen
|
Verslagen, schriftelijke en mondelinge aanvragen
|
ad hoc
|
Van de Belastingscontrole
|
Onderrichten en aanvragen om fiscale informatie
|
Circulaires, interpretaties en mondelinge of schriftelijke onderrichtingen
|
ad hoc
|
Van de Normaliseringscommissie
|
Onderrichtingen en vragen om informatie
|
Verslagen en schriftelijke aanvragen
|
ad hoc
|
Van de FOD Werk
|
Handleidingen, vragen om advies, richtlijnen
|
Cirulaires, documenten, handleidingen en informele contacten
|
ad hoc
|
Van de RVA
|
RVA-onderrichtingen
|
Nota's RVA, mondelinge vergaderingen
|
ad hoc
|
Van de sociale partners (Fonds van de Bouw, Sodexho, PWA,...)
|
Vragen om informatie
|
Circulaires, documenten, handleidingen en informele contacten
|
ad hoc
|
Van de FOD Sociale Zekerheid
|
Handleidingen, vragen om advies en richtlijnen
|
Circulaires, documenten, handleidingen en informele
|
ad hoc
|
Van het Beheerscomité
|
Orders, opmerkingen, wensen
|
Interpretaties en onderrichtingen
|
ad hoc
|
Van het Directiecomité
|
orders, opmerkingen, wensen
|
Interpretaties en onderrichtingen
|
ad hoc
|
Van het Stuurcomité
|
Onderrichtingen, vragen om informatie
|
mondelinge vragen
|
ad hoc
|
Van de Administrateurs
|
Orders, opmerkingen, wensen
|
Interpretaties en onderrichtingen
|
ad hoc
|
Van het Rekenhof
|
Informatie-en ondersteuningaanvragen
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
ad hoc
|
van de bedrijfsrevisoren
|
Aanbevelingen
|
Jaarverslag
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Aan de FOD Budget & Beheerscontrole
|
Balans, Resultaatsrekeningen, jaarrekeningen, analyses, verslagen van inkomsten, uitgaven, boordtabellen, adviezen en algemene aanbevelingen
|
Standaardverslagen, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Aan de Regeringscommissaris
|
M.b.t. de begroting
|
Standaardverslagen, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Aan de Belastingscontrole
|
Fiscale informatie
|
Standaarddocumenten, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Aan de Normaliseringscommissie
|
Alle materies i.v.m. boekhoudkundige, budgettaire en analytische regels
|
Standaardverslagen, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Aan de FOD Werk
|
Goedkeuring van documenten, financiële toestanden
|
Standaardverslagen, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Aan de RVA
|
Situaties van de schatkist, antwoorden op de inspectieverslagen
|
Standaardverslagen, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Aan de sociale partners (Fonds arbeiders Bouw, Sodexho, PWA,...)
|
Informatie ad hoc
|
Standaardverslagen, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Aan de FOD Sociale zekerheid
|
Overdracht van budgettaire documenten
|
Standaardverslagen, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Aan het Beheerscomité
|
Balans, Resultaatsrekeningen, jaarrekeningen, analyses, verslagen van inkomsten/uitgaven, boordtabellen, adviezen en algemene aanbevelingen
|
Standaardverslagen, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Aan het Directiecomité
|
Alle materies i.v.m. de actiedomeinen van het departement
|
Standaardverslagen, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Aan het Stuurcomité
|
M.b.t. de toegekende projecten
|
Standaardverslagen, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Aan de Administrateurs
|
Financiële en budgettaire situaties, opmerkingen, adviezen, studies
|
Varia
|
ad hoc
|
Aan het Parlement
|
Antwoorden op parlementaire vragen
|
Studies ad hoc
|
ad hoc
|
Aan het Rekenhof
|
Antwoorden op vragen en bewijsstukken voorleggen
|
Standaardverslagen, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Aan de bedrijfsrevisoren
|
Antwoorden op vragen en bewijsstukken voorleggen
|
Standaardverslagen, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Aan de verschillende opleidingen
|
Informatie-aanvragen
|
Standaardverslagen, eigen werkdocumenten
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
Administrateur-generaal
Adjunct-administrateur-generaal
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- Het plannen en organiseren binnen het departement van de projecten Technische aspecten, functionele beslissingen betreffende het project
- Beslissen over de prioriteit die moet gegeven worden aan de projecten, de ontvangst van voorschotten
- Verdeling van de financiële middelen
- Goedkeuring voor de uitvoering van de uitgaven
- De medewerkers optimaal beheren om de vastegelegde doelstellingen te behalen
De functie moet autorisatie vragen voor
- Belangrijke onderhandelingen en standpunten die door de Administrateur-generaal dieneh te worden goedgekeurd (begroting, aanschaffen, jaarrekeningen). Wat afwijkt van de normale procedures en specifieke richtlijnen van de functie en als iets abnormaal wordt vastgesteld
Impact
Totaal werkbudget entiteit
/
Eigen werkbudget
/
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Richtlijnen m.b.t. de strategie van de HVW; voorrang aan basisopdrachten
- Richtlijnen m.b.t. de uitvoering van de opdrachten
- Richtlijnen m.b.t. de procedure, de inhoud en de vorm
Welke vernieuwingen
- Feedback m.b.t. de uitvoering van de opdrachten
- Problemen en resultaten van de acties
- Informatie rond de uitvoering van de opdrachten
Gebaseerd op welk referentiekader
- Overleg in werkgroep of vergadering
- Wetgeving, reglementering
- Verslagen, circulaires en vergaderingen
|