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Conseiller général finances et patrimoine - Directeur (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB403

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants stratégiques

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)




Raison d'être de la fonction

Participer aux définitions des projets stratégiques de l’organisme dans son ensemble et les mettre en œuvre en particulier au sein du département Finances et Patrimoine, gérer des projets et des programmes financiers sur une longue période et ayant un impact stratégique.

afin de

réaliser en tant que responsable les objectifs stratégiques et opérationnels de l’organisme dans les domaines suivants : comptabilité, budget, trésorerie, patrimoine (Economat, Magasin, Bâtiments, Service Technique et Mess).

 

Finalités
En tant que
dirigeant
    traduire les objectifs du Contrat d’Administration en actions pour le département

afin de

    traduire les objectifs stratégiques en objectifs opérationnels

 

Exemples de tâches
  • Donner des lignes de conduite et des objectifs clairs à chaque chef de service, répartir les activités et s’occuper de la coordination de celles-ci, partager les compétences des collaborateurs lors de la composition d’équipes.
  • Assurer le suivi des résultats et les rectifier, organiser des réunions d’équipes et prendre des décisions en ce qui concerne des objectifs opérationnels.
  • Ebaucher et organiser le service, augmenter constamment l’efficience du service et veiller au bon fonctionnement de celui-ci.
  • Garantir la présence des compétences nécessaires et garantir la présence des outils / systèmes nécessaires
  • élaborer annuellement des plans d’action avec les chefs d’équipe afin de réaliser les objectifs stratégiques et opérationnels du département.

 

En tant que
conseiller stratégique
    participer aux séminaires stratégiques et participer à la définition de l’ampleur des projets stratégiques de l’organisme en fonction des objectifs du projet, définir les budgets, les collaborateurs et les moyens nécessaires à cet effet

afin de

    pouvoir lancer la réalisation des projets à partir d’une estimation exacte des coûts, des délais, des attentes, etc.

 

  • Assurer la coordination, ainsi que la collecte et l’analyse des données nécessaires.
  • Délimiter le projet (portée), décrire les conditions préalables et procéder à une analyse de risques et des suppositions.
  • Interroger les partenaires sur les besoins et y faire suite en formulant des propositions.
  • Faire des estimations, élaborer les budgets relatifs aux projets et les confronter au budget disponible.

 

En tant que
coach
    gérer et coordonner les compétences des collaborateurs de projet qui leur sont confiées

afin de

    exploiter au mieux les compétences présentes.

 

Exemples de tâches
  • Répartir les tâches en tenant compte des compétences présentes ;établir des discussions individuelles avec les collaborateurs, définir les points de concentration, les compétences présentes et celles à développer.
  • Suivre le travail des collaborateurs et les assister dans les tâches difficiles.
  • Mener des entretiens individuels avec les collaborateurs et les chefs d’équipe, définir les points sensibles, les compétences présentes et celles à développer.
  • Procurer du feed-back constructif au sujet du fonctionnement, tant positif que négatif.
  • Evaluer l’accomplissement de ces objectifs.

 

En tant que
promoteur
    faire régulièrement rapport au Comité de Direction, au Comité de Gestion, aux autorités et sponsors sur l’état d’avancement des différents projets

afin de

    leur offrir d’une part un aperçu de l’état d’avancement des projets et, d’autre part, veiller à une collaboration équilibrée et transparente avec les différentes parties concernées.

 

Exemples de tâches
  • Forcer des décisions si nécessaire.
  • Consolider toutes les informations relatives aux projets.
  • Utiliser les outils de relayage de l’information.
  • Informer les Comités de pilotage et y participer.

 

En tant que
organisateur
    gérer, planifier, diriger et coordonner plusieurs services et projets de manière autonome et ce, de la conception à la réalisation

afin de

    réaliser les projets conformément aux objectifs et dans le respect des délais, budgets et spécifications stipulés.

 

Exemples de tâches
  • Rédiger un plan détaillé de tous les projets dont il est responsable ou dont il supervise le responsable.
  • En cas de changement de contexte, (faire) étudier des solutions de remplacement du plan soumis et les (faire) présenter aux sponsors.
  • Prendre des décisions dans des conflits portant sur des priorités dans les projets et les procédures.
  • Veiller à la présence des moyens nécessaires à la réalisation des objectifs et faire un usage optimal des moyens.
  • Attribuer des objectifs aux différents collaborateurs des projets dont il est responsable ou dont il supervise le responsable.

 

En tant que
contrôleur
    appliquer et faire appliquer les prescrits légaux (comptables, budgétaires, Trésorerie et Patrimoine Bâtiments) afin de s’assurer du respect de ceux-ci

afin de

    surveiller la finalisation dans la forme requise et en temps voulu des propositions budgétaires (recettes et dépenses initiales ajustées) et des rapports de Trésorerie, de l’exécution des travaux afin de respecter strictement les délais requis.

 

Exemples de tâches
  • Demander des adaptations aux dossiers soumis ; demander des documents complémentaires.
  • Veiller à ce que des dossiers complets soient transmis ; demander des justifications en cas de dépenses litigieuses.
  • Evaluer des propositions pour le réaménagement de crédit et de la modification budgétaire.
  • Veiller au respect des processus menant à l’engagement de biens
    ; veiller à ce que les recettes et dépenses correspondent au budget initialement prévu.
  • Veiller à ce que les comptes soient à jour afin de permettre une comptabilité et une gestion prévisionnelle correcte ; s’assurer de la bonne finalisation des opérations ; formuler des avis clairs en cas de retravail.

 

En tant que
expert
    transmettre son expertise dans les domaines d’activités du département et produire des outils d’aide à la décision

afin de

    donner des instructions aux collaborateurs du département conformément aux décisions stratégiques et règles en vigueur.

 

Exemples de tâches
  • Elaborer les rapports budgétaires et les projets d’ajustements budgétaires de l’institution.
  • Utiliser le budget comme instrument à la prise de décision ; analyser l’impact budgétaire des décisions stratégiques.
  • Elaborer des instructions comptables pour les bureaux de paiement.
  • Travailler sur le budget avec toutes les considérations légales que cela implique.
  • Formuler des avis de manière à conseiller les services et les autorités de l’organisme et Analyser les flux et les mouvements de trésorerie.

 

En tant que
gestionnaire de connaissances
    acquérir une connaissance spécialisée, l’entretenir et l’élargir sur la base des évolutions actuelles au sein de sa spécialité

afin de

    pouvoir intervenir en tant que point de contact dans le cadre de sa spécialité.

 

Exemples de tâches
  • Se familiariser dans le domaine spécialisé des projets et autres sous sa responsabilité.
  • Suivre l’actualité et participer à des séminaires et à des événements liés aux projets et domaines d’activités.
  • Suivre les évolutions dans le domaine de la gestion de projets et domaines d’activités.
  • Partager son expérience, sa connaissance et son expertise technique avec les collaborateurs et les responsables des autres départements et organismes.
  • Construire un réseau englobant des initiatives et projets similaires dans la fonction publique.

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Du SPF Budget & Contrôle de la gestion

Manuels, demandes d’avis et directives

Circulaires, documents, manuels, contacts informels

ad hoc

Du Commissaire du Gouvernement

Avis positifs et, ou négatifs

Rapports, demandes écrites et orales

ad hoc

Du Contrôle des Contributions

Instructions et demandes d’informations fiscales

Circulaires, Interprétations et instructions écrites ou orales

ad hoc

De la Commission de Normalisation

Instructions, demandes d’informations

Rapports et demandes écrites

ad hoc

Du SPF Emploi

Manuels ; demandes d’avis, directives,

Circulaires, documents, manuels, contacts informels

ad hoc

De l’ONEm

Instructions ONEm

Notes Onem, réunions orales

ad hoc

Des partenaires sociaux (Fonds Ouvriers de la Construction, Sodexho ALE …)

Demandes d’informations

Circulaires, documents, manuels, contacts informels

ad hoc

Du SPF Sécurité Sociale

Manuels; demandes d’avis, directives,

Circulaires, documents, manuels, contacts informels

ad hoc

Du Comité de gestion

Ordres, remarques, souhaits.

Interprétations et instructions écrites ou orales

ad hoc

Du Comité de direction

Ordres, remarques, souhaits.

Interprétations et instructions écrites ou orales

ad hoc

Du Comité de Pilotage

Instructions, demandes d’informations

Demandes orales

ad hoc

Des Administrateurs

Ordres, remarques, souhaits.

Interprétations et instructions écrites ou orales

ad hoc

De la Cour des Comptes

Demandes d’informations et de support.

Formulaires ad hoc, demandes écrites et orales

ad hoc

Des réviseurs d’entreprise

Recommandations

Rapport annuel

ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Au SPF Budget & Contrôle de la gestion

Bilan, Comptes de résultats, Comptes Annuels, analyses, rapports de recettes, dépenses, tableaux de bord, avis et recommandations générales

Rapports standards, Documents de travail propres

ad hoc

Au Commissaire du Gouvernement

Relative au budget

Rapports standards, documents de travail, études ad hoc, orale

ad hoc

Au Contrôle des Contributions

Informations fiscales

Documents standards et documents de travail propres

ad hoc

A la Commission de Normalisation

Toutes matières liées aux règles comptables, budgétaires et analytiques

Rapports standards, Documents de travail propres

ad hoc

Au SPF Emploi

Approbations des documents budgétaires, situations financières

Rapports standards, Documents de travail propres

ad hoc

A l’ONEm

Situations de la trésorerie, réponses apportées aux rapports d’inspections comptables

Rapports standards, Documents de travail propres

ad hoc

Aux partenaires sociaux (Fonds Ouvriers de la Construction, Sodexho ALE …)

Informations ad hoc

Rapports standards, Documents de travail propres

ad hoc

Au SPF Sécurité Sociale

Transmission des documents budgétaires

Rapports standards, Documents de travail propres

ad hoc

Au Comité de gestion

Bilan, Comptes de résultats, comptes annuels, analyses, rapports de recettes /dépenses, tableaux de bord, avis et recommandations générales

Rapports standards, notes et documents de travail propres

ad hoc

Au Comité de direction

Toutes matières liées aux domaines d’activités du département.

Rapports standards, notes et documents de travail propres

ad hoc

Au Comité de Pilotage

Relative aux projets attribués

Rapports standards, documents de travail, études et réponses orales.

ad hoc

Aux Administrateurs

Situations financière et budgétaire, remarques, conseils, études.

Diverses

ad hoc

Au Parlement

Réponses aux questions parlementaires.

Etudes ad hoc.

ad hoc

A la Cour des Comptes

Réponse aux questions et présentation de justificatifs

Rapports standards, documents de travail, études et réponses orales.

ad hoc

Aux réviseurs d’entreprise

Réponse aux questions et présentation de justificatifs

Rapports standards, documents de travail, études et réponses orales.

ad hoc

Aux différents départements de l’organisme

Demandes d’informations

Rapports standards, notes et documents de travail, orale

ad hoc

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Administrateur Général

Administrateur Général Adjoint

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • Planification et organisation au sein du département des projets Aspects techniques, décisions fonctionnelles propres au projet
  • Examiner et décider des priorités entre plusieurs projetsRéception des avances de fonds
  • Répartition des moyens financiers
  • Approbation pour exécuter les dépenses
  • Gestion et organisation optimale des collaborateurs afin d’atteindre les objectifs fixés

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • Négociations et points de vue particulièrement importants à faire valider par l’Administrateur général (budget, achats, comptes annuels). Ce qui s’écarte parfois des procédures normales et directives spécifiques pour la fonction et lorsque quelque chose d’inhabituel est détecté.

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • Directives relatives à la stratégie de la CAPAC ; priorités dans les missions de base
  • Directives relatives à l’exécution des missions
  • Directives relatives à la procédure, au fond et à la forme

 

Quelles innovations
  • Feedback relatif à l’exécution des missions
  • Problèmes et résultats des actions
  • Informations relatives à l’exécution des missions

 

Sur base de quel cadre de référence
  • Discussions en groupe de travail et en réunions
  • Législation, réglementation
  • Rapports, circulaires et réunions

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.