Conseiller général finances et patrimoine - Directeur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBB403
Niveau: A
Classe : A4 Famille de fonctions : Dirigeants stratégiques Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)
Raison d'être de la fonction
Participer aux définitions des projets stratégiques de l’organisme dans son ensemble et les mettre en œuvre en particulier au sein du département Finances et Patrimoine, gérer des projets et des programmes financiers sur une longue période et ayant un impact stratégique.
afin de
réaliser en tant que responsable les objectifs stratégiques et opérationnels de l’organisme dans les domaines suivants : comptabilité, budget, trésorerie, patrimoine (Economat, Magasin, Bâtiments, Service Technique et Mess).
Finalités
En tant quedirigeanttraduire les objectifs du Contrat d’Administration en actions pour le département
afin de
traduire les objectifs stratégiques en objectifs opérationnels
Exemples de tâches
- Donner des lignes de conduite et des objectifs clairs à chaque chef de service, répartir les activités et s’occuper de la coordination de celles-ci, partager les compétences des collaborateurs lors de la composition d’équipes.
- Assurer le suivi des résultats et les rectifier, organiser des réunions d’équipes et prendre des décisions en ce qui concerne des objectifs opérationnels.
- Ebaucher et organiser le service, augmenter constamment l’efficience du service et veiller au bon fonctionnement de celui-ci.
- Garantir la présence des compétences nécessaires et garantir la présence des outils / systèmes nécessaires
- élaborer annuellement des plans d’action avec les chefs d’équipe afin de réaliser les objectifs stratégiques et opérationnels du département.
En tant queconseiller stratégiqueparticiper aux séminaires stratégiques et participer à la définition de l’ampleur des projets stratégiques de l’organisme en fonction des objectifs du projet, définir les budgets, les collaborateurs et les moyens nécessaires à cet effet
afin de
pouvoir lancer la réalisation des projets à partir d’une estimation exacte des coûts, des délais, des attentes, etc.
- Assurer la coordination, ainsi que la collecte et l’analyse des données nécessaires.
- Délimiter le projet (portée), décrire les conditions préalables et procéder à une analyse de risques et des suppositions.
- Interroger les partenaires sur les besoins et y faire suite en formulant des propositions.
- Faire des estimations, élaborer les budgets relatifs aux projets et les confronter au budget disponible.
En tant quecoachgérer et coordonner les compétences des collaborateurs de projet qui leur sont confiées
afin de
exploiter au mieux les compétences présentes.
Exemples de tâches
- Répartir les tâches en tenant compte des compétences présentes ;établir des discussions individuelles avec les collaborateurs, définir les points de concentration, les compétences présentes et celles à développer.
- Suivre le travail des collaborateurs et les assister dans les tâches difficiles.
- Mener des entretiens individuels avec les collaborateurs et les chefs d’équipe, définir les points sensibles, les compétences présentes et celles à développer.
- Procurer du feed-back constructif au sujet du fonctionnement, tant positif que négatif.
- Evaluer l’accomplissement de ces objectifs.
En tant quepromoteurfaire régulièrement rapport au Comité de Direction, au Comité de Gestion, aux autorités et sponsors sur l’état d’avancement des différents projets
afin de
leur offrir d’une part un aperçu de l’état d’avancement des projets et, d’autre part, veiller à une collaboration équilibrée et transparente avec les différentes parties concernées.
Exemples de tâches
- Forcer des décisions si nécessaire.
- Consolider toutes les informations relatives aux projets.
- Utiliser les outils de relayage de l’information.
- Informer les Comités de pilotage et y participer.
En tant queorganisateurgérer, planifier, diriger et coordonner plusieurs services et projets de manière autonome et ce, de la conception à la réalisation
afin de
réaliser les projets conformément aux objectifs et dans le respect des délais, budgets et spécifications stipulés.
Exemples de tâches
- Rédiger un plan détaillé de tous les projets dont il est responsable ou dont il supervise le responsable.
- En cas de changement de contexte, (faire) étudier des solutions de remplacement du plan soumis et les (faire) présenter aux sponsors.
- Prendre des décisions dans des conflits portant sur des priorités dans les projets et les procédures.
- Veiller à la présence des moyens nécessaires à la réalisation des objectifs et faire un usage optimal des moyens.
- Attribuer des objectifs aux différents collaborateurs des projets dont il est responsable ou dont il supervise le responsable.
En tant quecontrôleurappliquer et faire appliquer les prescrits légaux (comptables, budgétaires, Trésorerie et Patrimoine Bâtiments) afin de s’assurer du respect de ceux-ci
afin de
surveiller la finalisation dans la forme requise et en temps voulu des propositions budgétaires (recettes et dépenses initiales ajustées) et des rapports de Trésorerie, de l’exécution des travaux afin de respecter strictement les délais requis.
Exemples de tâches
- Demander des adaptations aux dossiers soumis ; demander des documents complémentaires.
- Veiller à ce que des dossiers complets soient transmis ; demander des justifications en cas de dépenses litigieuses.
- Evaluer des propositions pour le réaménagement de crédit et de la modification budgétaire.
- Veiller au respect des processus menant à l’engagement de biens
; veiller à ce que les recettes et dépenses correspondent au budget initialement prévu.
- Veiller à ce que les comptes soient à jour afin de permettre une comptabilité et une gestion prévisionnelle correcte ; s’assurer de la bonne finalisation des opérations ; formuler des avis clairs en cas de retravail.
En tant queexperttransmettre son expertise dans les domaines d’activités du département et produire des outils d’aide à la décision
afin de
donner des instructions aux collaborateurs du département conformément aux décisions stratégiques et règles en vigueur.
Exemples de tâches
- Elaborer les rapports budgétaires et les projets d’ajustements budgétaires de l’institution.
- Utiliser le budget comme instrument à la prise de décision ; analyser l’impact budgétaire des décisions stratégiques.
- Elaborer des instructions comptables pour les bureaux de paiement.
- Travailler sur le budget avec toutes les considérations légales que cela implique.
- Formuler des avis de manière à conseiller les services et les autorités de l’organisme et Analyser les flux et les mouvements de trésorerie.
En tant quegestionnaire de connaissancesacquérir une connaissance spécialisée, l’entretenir et l’élargir sur la base des évolutions actuelles au sein de sa spécialité
afin de
pouvoir intervenir en tant que point de contact dans le cadre de sa spécialité.
Exemples de tâches
- Se familiariser dans le domaine spécialisé des projets et autres sous sa responsabilité.
- Suivre l’actualité et participer à des séminaires et à des événements liés aux projets et domaines d’activités.
- Suivre les évolutions dans le domaine de la gestion de projets et domaines d’activités.
- Partager son expérience, sa connaissance et son expertise technique avec les collaborateurs et les responsables des autres départements et organismes.
- Construire un réseau englobant des initiatives et projets similaires dans la fonction publique.
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Du SPF Budget & Contrôle de la gestion
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Manuels, demandes d’avis et directives
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Circulaires, documents, manuels, contacts informels
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ad hoc
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Du Commissaire du Gouvernement
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Avis positifs et, ou négatifs
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Rapports, demandes écrites et orales
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ad hoc
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Du Contrôle des Contributions
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Instructions et demandes d’informations fiscales
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Circulaires, Interprétations et instructions écrites ou orales
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ad hoc
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De la Commission de Normalisation
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Instructions, demandes d’informations
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Rapports et demandes écrites
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ad hoc
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Du SPF Emploi
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Manuels ; demandes d’avis, directives,
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Circulaires, documents, manuels, contacts informels
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ad hoc
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De l’ONEm
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Instructions ONEm
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Notes Onem, réunions orales
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ad hoc
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Des partenaires sociaux (Fonds Ouvriers de la Construction, Sodexho ALE …)
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Demandes d’informations
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Circulaires, documents, manuels, contacts informels
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ad hoc
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Du SPF Sécurité Sociale
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Manuels; demandes d’avis, directives,
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Circulaires, documents, manuels, contacts informels
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ad hoc
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Du Comité de gestion
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Ordres, remarques, souhaits.
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Interprétations et instructions écrites ou orales
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ad hoc
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Du Comité de direction
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Ordres, remarques, souhaits.
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Interprétations et instructions écrites ou orales
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ad hoc
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Du Comité de Pilotage
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Instructions, demandes d’informations
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Demandes orales
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ad hoc
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Des Administrateurs
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Ordres, remarques, souhaits.
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Interprétations et instructions écrites ou orales
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ad hoc
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De la Cour des Comptes
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Demandes d’informations et de support.
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Formulaires ad hoc, demandes écrites et orales
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ad hoc
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Des réviseurs d’entreprise
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Recommandations
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Rapport annuel
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Au SPF Budget & Contrôle de la gestion
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Bilan, Comptes de résultats, Comptes Annuels, analyses, rapports de recettes, dépenses, tableaux de bord, avis et recommandations générales
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Rapports standards, Documents de travail propres
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ad hoc
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Au Commissaire du Gouvernement
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Relative au budget
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Rapports standards, documents de travail, études ad hoc, orale
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ad hoc
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Au Contrôle des Contributions
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Informations fiscales
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Documents standards et documents de travail propres
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ad hoc
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A la Commission de Normalisation
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Toutes matières liées aux règles comptables, budgétaires et analytiques
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Rapports standards, Documents de travail propres
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ad hoc
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Au SPF Emploi
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Approbations des documents budgétaires, situations financières
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Rapports standards, Documents de travail propres
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ad hoc
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A l’ONEm
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Situations de la trésorerie, réponses apportées aux rapports d’inspections comptables
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Rapports standards, Documents de travail propres
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ad hoc
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Aux partenaires sociaux (Fonds Ouvriers de la Construction, Sodexho ALE …)
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Informations ad hoc
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Rapports standards, Documents de travail propres
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ad hoc
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Au SPF Sécurité Sociale
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Transmission des documents budgétaires
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Rapports standards, Documents de travail propres
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ad hoc
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Au Comité de gestion
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Bilan, Comptes de résultats, comptes annuels, analyses, rapports de recettes /dépenses, tableaux de bord, avis et recommandations générales
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Rapports standards, notes et documents de travail propres
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ad hoc
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Au Comité de direction
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Toutes matières liées aux domaines d’activités du département.
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Rapports standards, notes et documents de travail propres
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ad hoc
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Au Comité de Pilotage
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Relative aux projets attribués
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Rapports standards, documents de travail, études et réponses orales.
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ad hoc
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Aux Administrateurs
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Situations financière et budgétaire, remarques, conseils, études.
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Diverses
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ad hoc
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Au Parlement
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Réponses aux questions parlementaires.
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Etudes ad hoc.
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ad hoc
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A la Cour des Comptes
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Réponse aux questions et présentation de justificatifs
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Rapports standards, documents de travail, études et réponses orales.
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ad hoc
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Aux réviseurs d’entreprise
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Réponse aux questions et présentation de justificatifs
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Rapports standards, documents de travail, études et réponses orales.
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ad hoc
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Aux différents départements de l’organisme
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Demandes d’informations
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Rapports standards, notes et documents de travail, orale
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
Administrateur Général
Administrateur Général Adjoint
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- Planification et organisation au sein du département des projets Aspects techniques, décisions fonctionnelles propres au projet
- Examiner et décider des priorités entre plusieurs projetsRéception des avances de fonds
- Répartition des moyens financiers
- Approbation pour exécuter les dépenses
- Gestion et organisation optimale des collaborateurs afin d’atteindre les objectifs fixés
La fonction doit demander une autorisation pour
- Négociations et points de vue particulièrement importants à faire valider par l’Administrateur général (budget, achats, comptes annuels). Ce qui s’écarte parfois des procédures normales et directives spécifiques pour la fonction et lorsque quelque chose d’inhabituel est détecté.
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
/
Budget de travail propre
/
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- Directives relatives à la stratégie de la CAPAC ; priorités dans les missions de base
- Directives relatives à l’exécution des missions
- Directives relatives à la procédure, au fond et à la forme
Quelles innovations
- Feedback relatif à l’exécution des missions
- Problèmes et résultats des actions
- Informations relatives à l’exécution des missions
Sur base de quel cadre de référence
- Discussions en groupe de travail et en réunions
- Législation, réglementation
- Rapports, circulaires et réunions
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