Afdrukken

Adviseur-generaal financiën en patrimonium - Directeur (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB403

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Strategisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Deelnemen aan het afbakenen van de strategische projecten van de instelling in haar geheel en in het bijzonder deze binnen het departement Financiën en Patrimonium uitvoeren, financiële projecten en programma's beheren die over een lange periode lopen en die een strategische impact hebben.

teneinde

als verantwoordelijke de strategische en operationele doelstellingen van de instelling binnen de volgende gebieden te realiseren: boekhouding, begroting, schatkist, patrimonium (Economaat, Magazijn, Gebouwen, Technische Dienst en Mess).

 

Resultaatgebieden
Als
leidinggevende
    de doelstellingen van het departement uit de Bestuursovereenkomst in acties omzetten

teneinde

    de strategische doelstellingen in operationele doelstellingen omzetten.

 

Voorbeelden van taken
  • Aan iedere dienstchef duidelijke richtlijnen en doelstellingen verschaffen, de activiteiten verdelen en coördineren en de competenties van de medewerkers verdelen bij de samenstelling van ploegen.
  • De opvolging van de resultaten verzekeren en deze bijwerken, teamvergaderingen organiseren en beslissen over de operationele doelstellingen.
  • De dienst organiseren, de efficiëntie van de dienst permanent verbeteren en zorgen voor de goede werking van deze.
  • De aanwezigheid van de nodige competenties en van de nodige systemen en instrumenten verzekeren
  • met de teamschefs jaarlijks actieplannen opstellen teneide de strategische en operationele doelstellingen van de instelling te realiseren.

 

Als
strategisch adviseur
    deelnemen aan strategische seminaries en bijdragen tot het afbakenen van de omvang van de strategische projecten van de instelling in functie van de doelstellingen van het project, de budgetten, de medewerkers en de nodige middelen bepalen die daarvoor nodig zijn

teneinde

    de verwezenlijking van het project op te starten, uitgaande van een precieze schatting van de kosten, de termijnen en de verwachtingen enz.

 

  • De coördinatie, het inzamelen en de analyse van de nodige gegevens verzekeren
  • Het project afbakenen (draagwijdte), de voorwaarden beschrijven en een risicoanalyse uitvoeren.
  • Peilen naar de behoeften van de partners en voorstellen formuleren.
  • Schattingen maken, de budgetten van de projecten opmaken en deze met het beschikbare budget vergelijken.

 

Als
coach
    de competenties die aan de projectmedewerkers worden toegewezen, beheren en coördineren

teneinde

    zo goed mogelijk de aanwezige competenties aan te wenden.

 

Voorbeelden van taken
  • De taken verdelen rekening houdende met de aanwezige competenties; individuele gesprekken voeren met de medewerkers; de pijnpunten en de aanwezige en de te ontwikkelen competenties definiëren.
  • Het werk van de medewerkers opvolgen en hen begeleiden in de moeilijke taken.
  • Individuele gesprekken voeren met de medewerkers en de teamchefs, de pijnpunten, de aanwezige en de te ontwikkelen competenties afbakenen.
  • Feedback geven inzake het functioneren (zowel positieve als negatieve).
  • De verwezenlijking van deze doelstellingen evalueren.

 

Als
projectontwikkelaar
    geregeld verslag uitbrengen aan de Directieraad, het Beheerscomité, aan de overheden en de sponsors over de stand van zaken van diverse projecten

teneinde

    hen een stand van zaken van de projecten te verschaffen en voor een evenwichtige en transparante medewerking te zorgen met de diverse betrokken partijen.

 

Voorbeelden van taken
  • Indien nodig beslissingen forceren.
  • Alle informatie over een project consolideren.
  • De nodige instrumenten gebruiken om de informatie te delen.
  • De Bestuurscomités informeren en aan deze comités deelnemen.

 

Als
organisator
    verschillende diensten en projecten zelfstandig beheren, plannen, leiden en coördineren vanaf het begin tot het einde

teneinde

    de projecten conform de doelstellingen, de termijnen, de budgetten en de opgelegde specificaties te realiseren.

 

Voorbeelden van taken
  • Een gedetailleerd plan opstellen met de projecten waarvoor hij verantwoordelijk is of waarvoor hij supervisor is.
  • Bij wijziging van een context oplossingen bestuderen om het plan te vervangen en deze voorstellen aan de sponsors.
  • Beslissen over de prioriteit die moet gegeven worden aan de projecten en procedures als een conflict zich voordoet.
  • Zorgen voor de aanwezigheid van de middelen die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen en deze optimaal aanwenden.
  • Doelstellingen toekennen aan de medewerkers van de projecten waarvoor hij verantwoordelijk of supervisor is.

 

Als
controleur
    de wettelijke voorschriften (boekhouding, begoting, thesaurie en patrimonium gebouwen) (laten) toepassen om deze te handhaven

teneinde

    de finalisering van de Thesaurierapporten, de uitvoering van de werken en de budgettaire voorstellen (aangepaste initiële inkomsten en uitgaven) tijdig en in de vereiste vorm op te volgen om de termijnen strict na te leven.

 

Voorbeelden van taken
  • Aanpassingen vragen van de voorgelegde dossiers; bijkomende documenten aanvragen.
  • Zorgen voor de overdracht van volledige dossiers; bewijsstukken aanvragen in geval van betwiste uitgaven.
  • Voorstellen evalueren in het kader van krediet en budgettaire aanpassingen.
  • Zorgen voor het handhaven van de processen in het kader van gewaarborgde goederen; de inkomsten en uitgaven laten afstemmen op de initieel voorziene begroting.
  • Instaan voor het bijwerken van de rekeningen om een correct previsioneel beheer en duidelijke boekhouding te krijkgen; zich vergewissen van de correcte finalisering van de verrichtingen; duidelijke adviezen geven in geval van herschrijving.

 

Als
deskundige
    zijn deskundigheid binnen de activiteitsdomeinen van het departement overbrengen en instrumenten produceren om te helpen bij de beslissing

teneinde

    onderrichtingen te verschaffen aan de medewerkers van het departement conform de strategische beslissingen en de regels die van kracht zijn.

 

Voorbeelden van taken
  • De budgettaire verslagen en aanpassingsprojecten van de instelling opstellen.
  • De begroting gebruiken als instrument voor de besluitsvorming; de budgettaire impact op de strategische beslissingen analyseren.
  • Het uitwerken van boekhoudkundige voorschriften voor de uitbetalingsbureaus.
  • De begroting uitwerken met inachtneming van alle wettelijke bepalingen.
  • Adviezen formuleren om de diensten en het management te ondersteunen.

 

Als
kennisbeheerder
    een vakkennis verschaffen, op peil houden en uitbreiden op basis van de huidige evoluties binnen zijn vak

teneinde

    als contactpunt in het kader van zijn vakgebied te kunnen handelen.

 

Voorbeelden van taken
  • Zich vertrouwd maken met het vakgebied van de projecten waarvoor hij instaat.
  • Nieuwe evoluties opvolgen en aan seminaries deelnemen betreffende de projecten en activiteiten binnen het vakgebied.
  • Evoluties opvolgen op het vlak van projectmanagement en activiteitsdomeinen.
  • Zijn ervaring, kennis en technische deskundigheid delen met de medewerkers en verantwoordelijken van andere departementen en instellingen.
  • Een netwerk uitwerken van gelijkaardige projecten en initiatieven binnen de overheidsdiensten.

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Van de FOD Budget & Beheerscontrole

Handleidingen, vragen om advies en richtlijnen

Circulaires, documenten, handleidingen, informele contacten

ad hoc

Van de Regeringscommissaris

Positieve en, of negatieve adviezen

Verslagen, schriftelijke en mondelinge aanvragen

ad hoc

Van de Belastingscontrole

Onderrichten en aanvragen om fiscale informatie

Circulaires, interpretaties en mondelinge of schriftelijke onderrichtingen

ad hoc

Van de Normaliseringscommissie

Onderrichtingen en vragen om informatie

Verslagen en schriftelijke aanvragen

ad hoc

Van de FOD Werk

Handleidingen, vragen om advies, richtlijnen

Cirulaires, documenten, handleidingen en informele contacten

ad hoc

Van de RVA

RVA-onderrichtingen

Nota's RVA, mondelinge vergaderingen

ad hoc

Van de sociale partners (Fonds van de Bouw, Sodexho, PWA,...)

Vragen om informatie

Circulaires, documenten, handleidingen en informele contacten

ad hoc

Van de FOD Sociale Zekerheid

Handleidingen, vragen om advies en richtlijnen

Circulaires, documenten, handleidingen en informele

ad hoc

Van het Beheerscomité

Orders, opmerkingen, wensen

Interpretaties en onderrichtingen

ad hoc

Van het Directiecomité

orders, opmerkingen, wensen

Interpretaties en onderrichtingen

ad hoc

Van het Stuurcomité

Onderrichtingen, vragen om informatie

mondelinge vragen

ad hoc

Van de Administrateurs

Orders, opmerkingen, wensen

Interpretaties en onderrichtingen

ad hoc

Van het Rekenhof

Informatie-en ondersteuningaanvragen

schriftelijke en mondelinge vragen

ad hoc

van de bedrijfsrevisoren

Aanbevelingen

Jaarverslag

ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Aan de FOD Budget & Beheerscontrole

Balans, Resultaatsrekeningen, jaarrekeningen, analyses, verslagen van inkomsten, uitgaven, boordtabellen, adviezen en algemene aanbevelingen

Standaardverslagen, eigen werkdocumenten

ad hoc

Aan de Regeringscommissaris

M.b.t. de begroting

Standaardverslagen, eigen werkdocumenten

ad hoc

Aan de Belastingscontrole

Fiscale informatie

Standaarddocumenten, eigen werkdocumenten

ad hoc

Aan de Normaliseringscommissie

Alle materies i.v.m. boekhoudkundige, budgettaire en analytische regels

Standaardverslagen, eigen werkdocumenten

ad hoc

Aan de FOD Werk

Goedkeuring van documenten, financiële toestanden

Standaardverslagen, eigen werkdocumenten

ad hoc

Aan de RVA

Situaties van de schatkist, antwoorden op de inspectieverslagen

Standaardverslagen, eigen werkdocumenten

ad hoc

Aan de sociale partners (Fonds arbeiders Bouw, Sodexho, PWA,...)

Informatie ad hoc

Standaardverslagen, eigen werkdocumenten

ad hoc

Aan de FOD Sociale zekerheid

Overdracht van budgettaire documenten

Standaardverslagen, eigen werkdocumenten

ad hoc

Aan het Beheerscomité

Balans, Resultaatsrekeningen, jaarrekeningen, analyses, verslagen van inkomsten/uitgaven, boordtabellen, adviezen en algemene aanbevelingen

Standaardverslagen, eigen werkdocumenten

ad hoc

Aan het Directiecomité

Alle materies i.v.m. de actiedomeinen van het departement

Standaardverslagen, eigen werkdocumenten

ad hoc

Aan het Stuurcomité

M.b.t. de toegekende projecten

Standaardverslagen, eigen werkdocumenten

ad hoc

Aan de Administrateurs

Financiële en budgettaire situaties, opmerkingen, adviezen, studies

Varia

ad hoc

Aan het Parlement

Antwoorden op parlementaire vragen

Studies ad hoc

ad hoc

Aan het Rekenhof

Antwoorden op vragen en bewijsstukken voorleggen

Standaardverslagen, eigen werkdocumenten

ad hoc

Aan de bedrijfsrevisoren

Antwoorden op vragen en bewijsstukken voorleggen

Standaardverslagen, eigen werkdocumenten

ad hoc

Aan de verschillende opleidingen

Informatie-aanvragen

Standaardverslagen, eigen werkdocumenten

ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Administrateur-generaal

Adjunct-administrateur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • Het plannen en organiseren binnen het departement van de projecten Technische aspecten, functionele beslissingen betreffende het project
  • Beslissen over de prioriteit die moet gegeven worden aan de projecten, de ontvangst van voorschotten
  • Verdeling van de financiële middelen
  • Goedkeuring voor de uitvoering van de uitgaven
  • De medewerkers optimaal beheren om de vastegelegde doelstellingen te behalen

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • Belangrijke onderhandelingen en standpunten die door de Administrateur-generaal dieneh te worden goedgekeurd (begroting, aanschaffen, jaarrekeningen). Wat afwijkt van de normale procedures en specifieke richtlijnen van de functie en als iets abnormaal wordt vastgesteld

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Richtlijnen m.b.t. de strategie van de HVW; voorrang aan basisopdrachten
  • Richtlijnen m.b.t. de uitvoering van de opdrachten
  • Richtlijnen m.b.t. de procedure, de inhoud en de vorm

 

Welke vernieuwingen
  • Feedback m.b.t. de uitvoering van de opdrachten
  • Problemen en resultaten van de acties
  • Informatie rond de uitvoering van de opdrachten

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • Overleg in werkgroep of vergadering
  • Wetgeving, reglementering
  • Verslagen, circulaires en vergaderingen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.