Identificatie van de functie

Functiecode : DPO600

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Het bepalen van de strategie en de doelstellingen en het beheren van de activiteiten, de processen en de middelen van de centrale personeelsadministratie van de 4 horizontale FOD’s, de POD Maatschappelijke Integratie en de beleidscellen van de voogdijministers

teneinde

de opdrachten van de dienst op een efficiënte, kwalitatieve, toegankelijke en transparante wijze te organiseren en uit te voeren.

 

Resultaatgebieden

Als

Directeur centrale personeelsadministratie

op basis van de strategische doelstellingen uit het managementplan van de Stafdirecteur P&O, de operationele doelstellingen van de centrale personeelsadministratie bepalen en concretiseren in meetbare objectieven. De actieplannen voor de dienst uitwerken, implementeren, evalueren en bijsturen

teneinde

met de beschikbare middelen op een efficiënte en kwaliteitsvolle wijze de strategische doelstellingen voor de dienst te realiseren met een continue aandacht voor het verbeteren van de dienstverlening.

 

Voorbeelden van taken

• het mee bepalen van de koers van de dienst personeelsadministratie op lange en op korte termijn door input te leveren voor het beleidsplan en door het ontwikkelen van een operationeel plan vanuit het strategische beleidsplan opgesteld door het management;

• concretiseren van de doelstellingen, die in het managementplan van de stafdirecteur Personeel en Organisatie zijn opgenomen, naar operationele doelstellingen voor de dienst;

• voorbereiden en ontwerpen van SLA’s inzake personeelsadministratie voor de klantenorganisaties ten behoeve van de stafdirecteur Personeel en Organisatie;

• het organiseren van de interne processen met het oog op de meest efficiënte en kwaliteitsvolle oplevering van de gevraagde producten en diensten:
  - organisatie van het proces klachtenmanagement,
  - opvolgen en evalueren van de uitvoering van de overeengekomen SLA’s,
  - bijsturen van de interne processen in functie van het behalen van vooropgestelde doelstellingen op niveau van de kwaliteit van de dienstverlening (doorlooptijd, foutenmarges),
  - bepalen van geschikte indicatoren om de processen te bewaken;

• optimaliseren van de toegankelijkheid van de dienst zodat de gebruikers op de best mogelijke advies krijgen of hun dossier kunnen raadplegen.

 

Als

leidinggevende

de dagelijkse leiding van de dienst verzekeren

teneinde

ervoor te zorgen dat de toegewezen opdrachten tijdig en op kwalitatieve wijze worden uitgevoerd.

 

Voorbeelden van taken

• rechtstreeks aansturen van medewerkers en teams van medewerkers op resultaten;

• het verdelen van het werk en de planning van zowel eenmalige als cyclische opdrachten opmaken, inclusief aanwezigheidsbeheer van de medewerkers;

• het inzetten en beheren van de toegekende middelen op effectieve en efficiënte wijze;

• monitoren, evalueren en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst;

• begeleiden van de betrokkene bij zijn/haar werkzaamheden.

 

Als

coach

het begeleiden en het ontwikkelen van de competenties van de medewerkers, het stimuleren van aanvaarding ten opzichte van de veranderingsinitiatieven en het scheppen van een klimaat van open communicatie

teneinde

te bekomen dat de dienst beschikt over een hecht team van betrokken en gemotiveerde medewerkers die op een hoog niveau presteren, op diverse domeinen inzetbaar zijn en open staan voor verandering.

 

Voorbeelden van taken

• identificeren van de opleidingsbehoeften en opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan voor de betrokkene(n);

• evalueren en waarderen van de prestaties door het voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken in het kader van de ontwikkelcirkels en persoonlijke feedback geven over de door de medewerker ondernomen acties en/of adviezen;

• medewerkers ervaring laten opdoen met domeinen die hun kennis/ervaring overschrijden;

• via formele en informele communicatiemomenten een open communicatie aanmoedigen zodat de informatie top-down en bottom-up optimaal doorstroomt;

• Als veranderingsmanager de mensen begeleiden doorheen het veranderingsproces met betrekking tot nieuwe werkwijzen, structuren en methodes.

 

Als

informatieverantwoordelijke

een goede professionele samenwerking onderhouden met interne en externe partners, op punctuele en continue wijze rapporteren inzake kengetallen (bijv.inzake personeelsbegroting) op vraag van klanten, individuele personeelsleden en belanghebbenden (beleidscel) alsook het proactief informeren van de individuele personeelsleden en klanten in verband met wijzigingen in de regelgeving die een impact hebben op de rechtspositieregeling van de geadministrateerde personeelsleden

teneinde

de belangen van de dienst en de partners te verdedigen, de transparantie van de werking van de dienst te verhogen en klanten, individuele personeelsleden en belanghebbenden in staat te stellen zich steeds op de meest actuele, betrouwbare en correcte informatie te baseren bij hun werkzaamheden.

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van rapporten op een continue en punctuele basis om correcte kengetallen m.b.t. het personeelsbestand ter beschikking te stellen van voorzitters en directiecomités;

• op een regelmatige basis ondernemen van de gepaste communicatieacties naar gebruikers, via brochures, mails, intranet, informatiesessies, …;

• opvolging en rapporteren omtrent de personeelsbegroting en personeelskredieten, monitoren van de personeelsenveloppes en -uitgaven ter ondersteuning van beslissingen aangaande personeelsbewegingen;

• vertegenwoordigen van de personeelsadministratie aangelegenheden in het directiecomité en het basisoverlegcomité;

• onderhouden van contacten en opzetten van samenwerkingsverbanden met de externe partners (bijv. CDVU en RSZ).

 

Als

innovator

verbeterprocessen uitwerken en implementeren

teneinde

te beschikken over adequate, kwaliteitsvolle instrumenten, processen en methodes om de strategische en operationele doelstellingen van de centrale personeelsadministratie te bereiken.

 

Voorbeelden van taken

• implementeren van verbeterprocessen naar aanleiding van de plan-do-check-act cyclus;

• integreren van evoluties in technologische ontwikkeling die een verbetering in de dienstverlening mogelijk maken;

• diverse projecten coördineren, leiden en ontwikkelen om de werking van de dienst te optimaliseren, de bestaande procedures en -processen te verbeteren en nieuwe technieken te ontwikkelen om een meer performante personeelsadministratie te bereiken;

• het uitvoeren van activiteiten op communicatief vlak die gericht zijn op het welslagen van projecten door mee te werken aan het informeren van alle betrokkenen t.a.v. relevante informatie van algemene aard, doelstellingen en aanpak van het project;

• beheer van de overeenkomsten met externe dienstverleners in het kader van projecten.

 

Als

kennisbeheerder

de eigen kennis en competenties continu ontwikkelen en actualiseren en het expliciteren, actualiseren, uitbreiden en verdiepen van de in de dienst aanwezige kennis

teneinde

een correcte en efficiënte dienstverlening te bieden aan de gebruikers en een kenniscentrum op te bouwen inzake personeelsadministratie.

 

Voorbeelden van taken

• zich constant op de hoogte houden van de regelgeving betreffende de materies die tot de opdracht van de dienst behoren en deze kennis beschikbaar stellen aan de medewerkers;

• competentiebeheer van de dienst rond functietechnische competenties: de kennis van de medewerkers verbreden en actualiseren d.m.v. gerichte opleidingsactiviteiten en hen in staat stellen deze kennis te assimileren;

• het continu ontwikkelen van de eigen generieke competenties voor deze functie onder meer door het bijwonen van gespecialiseerde leermomenten, seminaries, colloquia, …;

• het ontwikkelen van een systeem voor kennismanagement: aan de hand van een diagnose van de behoefte aan kennismanagement voor de dienst personeelsadministratie de gepaste acties ondernemen om de latent aanwezige kennis op te slaan, te structureren en toegankelijk te maken;

• het opvolgen van tendensen, nieuwe ontwikkelingen, technologische evoluties en de daaraan verbonden mogelijkheden op het vlak van verbetering van personeelsadministratie processen.

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Stafdirecteur P&O Shared service

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.