Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA442

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

En concordance avec les autres responsables de département et sous la direction de l’administrateur général collaborer à la conception, la coordination et la réalisation de programmes/projets stratégiques et opérationnels de l’Office et en particulier du Département Appui – Connaissances

afin de

contribuer à atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels de l’Office.

 

Diriger le Département Appui – Connaissances, en concordance avec l’administrateur général et au sein de la vision globale de l’Office

afin de

offrir un appui maximum du contenu des missions de base de l’Office.

 

Finalités

En tant que

conseiller

assumer la communication interne, tant bottom up que top down

afin de

mettre l’information à la disposition en temps voulu, clairement et correctement tant du management que des propres collaborateurs.

 

Exemples de tâches

• Contribuer à la préparation de la politique en soumettant des propositions et des avis à divers organes de concertation et de gestion, et ce, compte tenu des développements sociaux.

• Traduire la politique et la stratégie au niveau opérationnel (top-down) par le biais de réunions internes, notes de service et instructions.
  

• Rétroagir (bottom-up) par le biais de réunions internes, de notes d’information, de formulation d’avis.
  

• Rapporter au management et formuler des propositions pour la stratégie générale.

• Soutenir les services avec des avis pratiques afin de rendre les directives budgétaires, la législation et la réglementation opérationnelles.
  

 

En tant que

coordinateur

organiser et coordonner le fonctionnement du service Recherche et Finances, Affaires juridiques et du service Traduction/Communication et gérer les moyens qui leur sont attribués

afin de

optimaliser l’organisation du travail dans les services, d’en garantir le bon fonctionnement et d’exécuter les missions.

 

Exemples de tâches

• Coordonner le traitement de toutes les données réglementaires, statistiques et financières nécessaires pour gérer le régime.

• Assumer la gestion journalière du departement en coordonnant des activités et des tâches des responsables des différents services.
  

• Planifier et organiser la collaboration avec d’autres départements, en vue du bon fonctionnement de l'institution.
  

• Organiser et coordonner la communication interne et externe du département.

 

En tant que

gestionnaire

engager et gérer les moyens octroyés

afin de

remplir les missions du département de manière efficiente, effective et d'un haut niveau de qualité.

 

Exemples de tâches

• Proposer des affectations et des recrutements en fonction des profils exigés.
  

• Organiser de manière optimale la gestion budgétaire et financière de l’ONAFTS, de sorte que les missions de l’ONAFTS et les engagements du contrat d’administration puissent être réalisés selon le plan d’administration.

• Gérer les données chiffrées des assurés sociaux au sein du secteur des allocations familiales et commenter ces chiffres pour l’autorité de tutelle, le Comité de gestion et l’Administration générale
  et rendre cette information accessible à tous les intéressés sous la forme d’études, de rapports et de statistiques.
  

• Prévoir l’information et la mettre à la disposition de tous les intéressés par l’organisation d’un centre de connaissances.

• Elaboration conceptuelle d’une base de données dans laquelle sont reprises les données pertinentes concernant les attributaires, les allocataires et les enfants bénéficiaires de tous les dossiers qui sont gérés par les caisses d’allocations familiales et l’ONAFTS.

 

En tant que

dirigeant

diriger, évaluer et développer les collaborateurs

afin de

réaliser de manière optimale les missions du département.

 

Exemples de tâches

• Fixer des objectifs, appuyer et motiver.

• Stimuler le développement de collaborateurs.

• Evaluer, apprécier et récompenser.
  

• Donner du feedback.

• Céer des situations win-win.

 

En tant que

gestionnaire de réseau

gérer des relations internes et externes

afin de

représenter l’organisme et de recueillir et de fournir l’information.

 

Exemples de tâches

• Organiser, diriger et participer à des réunions de concertation et d’information avec le cabinet, le département et d’autres instances qui sont concernées par la réalisation et la concrétisation de la réglementation des allocations familiales.
  

• Diffuser d’une manière claire et transparente l’information sur la réglementation des allocations familiales (études, rapports, brochures, Famidoc...).
  

• Assumer l'échange de connaissance et d’expérience par le biais de réunions de oncertation avec les autres départements, directions et services.
  

• Participer à des séminaires, journées d’études, formations, …
  

 

En tant que

manager de projet

sur ordre de l’administrateur général, décrire le projet à réaliser et engager et coordonner les moyens

afin de

réaliser le projet.

 

Exemples de tâches

• Collaborer à l’introduction de projets stratégiques.
  

• Assurer l’esquisse du projet (rédiger une description des différentes phases, des parties intervenantes internes ou externes qui interviennent, du planning du temps, du budget) qui doit être exécuté.
  

• Exécuter les analyses de risques.
  

• Innover et améliorer le fonctionnement par le biais de la direction et de la coordination de groupes de travail ou de projets.
  

• Assurer le suivi des résultats et entreprendre des actions de pilotage.
  
  

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	Questions, décisions, études,	Par écrit, e-mail, par	ad hoc
chefs de service du département	Information concernant le	Oralement, par écrit	ad hoc
Management	Décisions, questions	Réunion, groupe de	ad hoc
Organisations, entreprises,	Demandes écrites d’avis,	Par écrit, e-mail, fax	ad hoc
Autre services et Départements	Demandes de	Par écrit, e-mail, téléphone	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	conseils écrits	par lettre, e-mail ...
Chefs de service du	Information concernant le	Oralement, par écrit
management	avis	Réunion, groupe de
Organisations, entreprises,	questions écrites	Etudes
Réviseurs d’entreprise, Cour	Renseignements, rapports,	Par écrit
Autres Départements et services	Avis oraux et écrits	Mémos, groupes de travail

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

administrateur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• Avis à l’administrateur général.

• Propositions concernant les projets.

• Répondre à des renseignements.

• Questions complémentaires à des tiers sur les études et les statistiques.

• Répartition de tâches, organisation et suivi au sein du Département.

• Initiatives en vue de réaliser des études, des rapports, des estimations financières, des publications, des dépliants.

• Calendrier et congés des collaborateurs.

• Diriger, coacher et former les collaborateurs.

• Créativité pour l’amélioration des procédures de travail.

• Nouvelles initiatives concernant les opérations de travail.

• Publication d’études et de statistiques récurrentes.

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Publication de certaines études, statistiques et rapports.

• Décisions administratives et financières formelles.

• Objectifs stratégiques.

• Achats.

• Implémenter de nouveaux projets.

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Néant

 

Budget de travail propre

Pas de budget propre spécifique

 

Autres données quantitatives

1. Collecte de données de 25 caisses d’allocations familiales.

2. Gestion de 4 milliards EUR de dépenses en prestations familiales et frais de gestion.

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Législation relative aux allocations familiales.

• Droit civil.

• Instructions à propos du budget.

• Législation sécurité sociale.

• Méthodes de statistiques.

• La législation comptable, générale et budgétaire.

• Les règles de comptabilité rédigées par la commission de normalisation de la comptabilité.

 

Quelles innovations

• Faire des propositions en vue d'optimaliser le fonctionnement de l'organisation, les processus et les procédures de travail en particulier dans le domaine juridique, financier et communication.

• Améliorer la mise à disposition des informations financières et juridiques au travers l'amélioration des outils existants ou le développement de nouveaux outils.

 

Sur base de quel cadre de référence

• Propositions dans le cadre de projets.

• Compréhension, connaissances, expérience, recyclage, culture de management.

• Etudes et recherche.

• Evaluation du contexte socioprofessionnel.

• Réglementation.

 

Profil de compétences génériques

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