Identificatie van de functie

Functiecode : ILO105

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Een logistieke dienst coördineren en aansturen

teneinde

op doeltreffende wijze de operationele resultaten van de dienst te bereiken, met inachtneming van de richtlijnen van de directie.

 

Resultaatgebieden

Als

beheerder

opvolgen van de noden van de dienst in termen van uitrusting, personeel en materiaal

teneinde

een optimale dienstverlening te waarborgen aan de andere directies/diensten van de organsiatie

 

Voorbeelden van taken

• bijhouden van de boekhouding van de dienst (in termen van aankopen en uitgaven die tijdens het jaar gedaan werden) in functie van de beschikbare kredieten

• (laten) aankopen van materiaal om het economaat te bevoorraden, bureaumateriaal te leveren of over het materiaal te beschikken dat de logistieke teams nodig hebben

• nakijken van de facturen betreffende de aankoop van materiaal

• nakijken van eventuele contracten van onderaanneming met onderhoudsbedrijven

 

Als

specialist

bepalen van de logistieke middelen die vereist zijn en ze optimaliseren

teneinde

bij te dragen tot een optimale werking van de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• de behoeften van de afdelingen beoordelen

• het functioneringsbudget van de installaties voorbereiden en verdedigen

• de nodige rationaliseringen en besparingen voorstellen

• adviseren op technisch, budgettair en administratief vlak wat betreft bepaalde aankoopdossiers

 

Als

coach

begeleiden, motiveren en adviseren van de medewerkers van de dienst

teneinde

bij te dragen tot hun ontwikkeling en hen de gelegenheid te bieden om zoveel mogelijk vooruitgang te boeken

 

Voorbeelden van taken

• de verwezenlijking van de vastgelegde doelstellingen evalueren

• iedere persoon in zijn/haar vooruitgang begeleiden, steunen en stimuleren

• op constructieve wijze zowel positieve als negatieve feedback geven wat betreft de manier van functioneren

• medewerkers meer inzicht te geven in hun sterktes en zwaktes

 

Als

coördinator

beheren, leiden en coördineren van de personeelsactiviteiten van de dienst

teneinde

bij te dragen tot de realisatie van de operationele doelstellingen van de dienst

 

Voorbeelden van taken

• toekennen van verlof aan de dienstleden

• aanpassen van de organisatie van het werk van de teams indien nodig

• zich op het terrein begeven om het werk van het team na te kijken

• verzamelen van de eventuele klachten of verzoeken van andere diensten om er een antwoord op te geven

• de resultaten opvolgen en corrigeren

 

Als

kennisbeheerder

opvolgen van de rechtspraak, de wetgeving en de reglementering inzake logistiek en overheidsopdrachten

teneinde

adequate informatie te verschaffen

 

Voorbeelden van taken

• correcte informatie bezorgen aan interne auditoren

• informatie bezorgen aan het directiecomité en/of andere leidinggevende instanties

• deelnemen aan interne opleidingen, externe colloquia en reflectiegroepen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
vermelde lijndiensten	aanvragen	contact personnel	wekelijks
management	beschikbaar budget	vergadering, stuurgroep ...	jaarlijks
management	aankoopbeleid	informeel	ad hoc
teammedewerkers	mondelinge adviezen	informeel	dagelijks
organisaties/ondernemingen	informatie over diensten	per brief, e-mail ...informeel	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
teammedewerkers	planning/taken	contact personnel	dagelijks
management	vooruitgang van de werken	informeel	wekelijks
organisaties/ondernemingen	beslissingen	per brief, e-mail ...	dagelijks
organisaties/ondernemingen	bestekken	en tant que dossier	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur van de logistieke diensten (N-3 of N-4) in de grote FOD's of instellingen, in de kleinere instellingen de administrateur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het beheer van de teams

• het dagelijks gebruik van het budget

• de opvolging van de overheidsopdrachten of van de contracten

• de opvolging van bepaalde opleidingen voor bepaalde medewerkers

• de opmaak van een speciaal bestek

• contacten en relaties met de leverancies

• de controle van de facturering

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de bestelbonnen of de facturen

• de dossiers met betrekking tot de toekenning van overheidsopdrachten

• de selectie van de eventuele kandidaten bij een aanwerving

• de vermelde beleidskosten van het gebruik van het budget

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

het budget varieert sterk en kan zo'n tien miljoen bedragen in termen van contracten voor wat de logistieke dienst betreft (informatie- en communicatietechnologie)

 

Eigen werkbudget

beperkte delegatie van handtekening (van 2500 tot 5000 euro)

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. de toe te kennen overheidsopdrachten moeten binnen de grenzen van het toe te kennen budget blijven

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de reglementering inzake de overheidsopdrachten, het begrotingsrecht, het administratief recht

 

Welke vernieuwingen

• alternatieven voor de aankoop (verhuur, onderaanneming, enz.), optimalisering van de aankoop- en bestelprocedures, voorstel voor een beter gebruik van de aankopen of de logistieke middelen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• opleiding

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.