Identificatie van de functie

Functiecode : DBB631

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Een beheerscontrole invoeren van de boekhoudkundige en budgettaire documenten van de diplomatieke en consulaire posten

teneinde

de uitgaven correct en optimaal aan te kunnen rekenen en de normale werking van de posten te verzekeren door periodieke terugstortingen van hun uitgaven.

 

Het op systematische en kritische wijze maken van financiële analyses en overzichten van de posten

teneinde

managementinformatie te produceren voor het management in Brussel en voor de posten zelf.

 

Het introduceren en bijsturen van innoverende principes in de boekhouding (aanstelling van rekenplichtigen, het toekennen van jaarlijkse budgetten, …)

teneinde

te komen tot een optimaal gezond financieel beheer in de posten.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het organiseren en coördineren van de werkzaamheden van de dienst

teneinde

een optimale, tijdige en correcte aanrekening van de verrichtte uitgaven op de posten in het buitenland mogelijk te maken.

 

Voorbeelden van taken

• het houden van stafvergaderingen

• het bepalen van prioriteiten en de manier van werken van de dienst

• het organiseren van het werk

• het uitvoeren van een kwaliteitscontrole op de werkzaamheden van de dienst

 

Als

beleidsadviseur

systematisch analyses en financiële rapporten maken en aanbevelingen en raadgevingen doen

teneinde

een feedback te kunnen geven over de stand van zaken aan de posten in het buitenland en het management in Brussel en dus de posten toe te laten hun boekhouding aan te passen en de stafdirecteur B&B strategische beslissingen te nemen

 

Voorbeelden van taken

• een beheerscontrole van de diplomatieke en consulaire posten uitwerken

• ontwikkelen van prestatie-indicatoren van de kosten

• opstellen van instructies voor de posten in het buitenland, aanbevelingen doen aan de stafdirecteur B&B

• de rekeningen met tekorten presenteren aan het Rekenhof

• opstellen van een rapport voor het directiecomité over klachten en/of conflicten

 

Als

coördinator

de coherentie verzekeren van de politiek van beheerscontrole ten behoeve van de diplomatieke en consulaire posten

teneinde

de betrouwbaarheid en de kwaliteit te verzekeren van instrumenten van beheerscontrole

 

Voorbeelden van taken

• de politiek van beheerscontrole ten behoeve van de diplomatieke en consulaire posten coördineren

• de installatie van instrumenten van beheerscontrole coördineren

• waken over de continue verbetering van de processen en instrumenten van beheerscontrole

• controleren van de behandeling van enkele specifieke dossiers (delicaat)

 

Als

projectleider

het introduceren en bijsturen van innoverende principes (BPR (Business Process Reengineering)) in de boekhouding van de posten

teneinde

een optimaal gezond beheer mogelijk te maken

 

Voorbeelden van taken

• het invoeren van regionale verantwoordelijken

• het integreren van de consulaire boekhouding in de 'gewone' boekhouding van de post

• het ontwikkelen, opvolgen en bijsturen van boekhoudingprogramma verzekeren

• de begeleiding van de verschillende projecten "financiële controle van de posten in het buitenland" verzekeren

 

Als

controleur

het uitvoeren van de nodige supervisies

teneinde

de nauwkeurigheid en regelmatigheid van de boekhoudkundige controles te kunnen nagaan

 

Voorbeelden van taken

• het controleren van bewijsstukken, toelatingen, beschikbare kas- en banksaldi, budgettaire roosters, ...

• inspecteren ter plaatse

• het controleren van de rekening bij de Nationale Bank van België

 

Als

coach

het begeleiden en adviseren van de medewerkers

teneinde

bij te dragen aan hun vorming

 

Voorbeelden van taken

• de verantwoordelijkheid van de medewerkers verhogen op het gebied van resultaten

• het begeleiden van nieuwkomers en het toelichten van de procedures

• het begeleiden van de medewerkers en het geven van constructieve feedback over hun functioneren

• het formuleren van voorstellen voor permanente opleiding van de medewerkers

• erop toezien dat binnen de dienst een teamgeest groeit

 

Als

deskundige

zorgen voor een correcte en vlotte budgettaire rapportering

teneinde

budgettaire ontsporingen tijdig te kunnen detecteren en eventueel te voorkomen.

 

Voorbeelden van taken

• het management informeren over eventuele ontsporingen

• de budgettaire enveloppes aanpassen

• boordtabellen installeren

 

Als

ordonnateur

het laten afhouden van de wettelijk voorziene maandelijkse afhoudingen voor de bedrijfsvoorheffing

teneinde

deze te kunnen doorstorten naar de directe belastingen

 

Voorbeelden van taken

• ordonnateur van de betalingen

• het laten opmaken van loonfiches

• het informeren van de posten bij iedere nieuwe aanwerving over de te volgen procedure

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	als dossier	wekelijks
management	beslissingen,schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
Rekenhof	opmerkingen, vragen	informeel en per brief	ad hoc
management	wetgeving (wet, KB, MB,...)	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	mondelinge vragen	vergadering, stuurgroep	maandelijks
management	beslissingen	vergadering, stuurgroep	maandelijks
posten in het buitenland	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	beslissingen	per brief, e-mail ...	dagelijks
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	wekelijks
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	maandelijks
posten in het buitenland	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
Rekenhof	bewijsstukken, ordonnanties	als dossier	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de Voorzitter

de stafdirecteur B&B

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• beheer van de dienst (werkverdeling, planning, methode, organisatie) functies en tijdsindeling behandeling van de toegewezen actiedomeinen rapporteren van de vaststellingen in het kader van de eigen controles en monitoring uitvoering van steekproefsgewijze controles op de controleprocessen deelname aan vergaderingen inzake het relationeel aspect van de functie, zowel intern als extern rapportering aan het uitvoerende directoraat-generaal (1e voorstel: project) beheershandelingen in het kader van de geldende akte van delegatie

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• toewijzing van de budgettaire middelen de eigen verloven en opleidingen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

1.300.000.000

 

Eigen werkbudget

75.000.000

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. aantal betalingen: 9000

2. aantal posten in het buitenland: 135

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• KB van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan elke federale overheidsdienst en dat het begrip controlesysteem en de organisatie en verantwoordelijkheden ervan definieert

• KB van 16 mei 2002 inzake het interne controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten

• KB van 17 AUGUSTUS 2007 betreffende het intern controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht

• De programmawetten

• interne financiële richtlijnen

• legalisatie en fiscale reglementering met betrekking tot inkomensbelasting

• De wetten over de consulaire ontvangsten en belastingen

 

Welke vernieuwingen

• organisatie van een beheerscontrolesysteem binnen de organisatie, teneinde de verschillende directies te ondersteunen

• de postadministratieve controle van het beheer en de begroting, om de beheerders meer autonomie te geven binnen de autonome functie, wat betreft het gebruik van de toegekende werkingsmiddelen, en met het oog op de realisatie van de doelstellingen van de organisatie

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• het systeem is verbonden aan het management en aan de beheersmethodes, domeinen die niet strikt reglementair kunnen vastgelegd worden

• eigen ervaring

• gesprekken met andere experts

• de bepalingen in de bestuursovereenkomst

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.