Adviseur-generaal financiële controle van de posten in het buitenland - Directeur (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBB631
Niveau: A
Klasse : A4 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)
Doel van de functie
Een beheerscontrole invoeren van de boekhoudkundige en budgettaire documenten van de diplomatieke en consulaire posten
teneinde
de uitgaven correct en optimaal aan te kunnen rekenen en de normale werking van de posten te verzekeren door periodieke terugstortingen van hun uitgaven.
Het op systematische en kritische wijze maken van financiële analyses en overzichten van de posten
teneinde
managementinformatie te produceren voor het management in Brussel en voor de posten zelf.
Het introduceren en bijsturen van innoverende principes in de boekhouding (aanstelling van rekenplichtigen, het toekennen van jaarlijkse budgetten, …)
teneinde
te komen tot een optimaal gezond financieel beheer in de posten.
Resultaatgebieden
Alsleidinggevendehet organiseren en coördineren van de werkzaamheden van de dienst
teneinde
een optimale, tijdige en correcte aanrekening van de verrichtte uitgaven op de posten in het buitenland mogelijk te maken.
Voorbeelden van taken
- het houden van stafvergaderingen
- het bepalen van prioriteiten en de manier van werken van de dienst
- het organiseren van het werk
- het uitvoeren van een kwaliteitscontrole op de werkzaamheden van de dienst
Alsbeleidsadviseursystematisch analyses en financiële rapporten maken en aanbevelingen en raadgevingen doen
teneinde
een feedback te kunnen geven over de stand van zaken aan de posten in het buitenland en het management in Brussel en dus de posten toe te laten hun boekhouding aan te passen en de stafdirecteur B&B strategische beslissingen te nemen
Voorbeelden van taken
- een beheerscontrole van de diplomatieke en consulaire posten uitwerken
- ontwikkelen van prestatie-indicatoren van de kosten
- opstellen van instructies voor de posten in het buitenland, aanbevelingen doen aan de stafdirecteur B&B
- de rekeningen met tekorten presenteren aan het Rekenhof
- opstellen van een rapport voor het directiecomité over klachten en/of conflicten
Alscoördinatorde coherentie verzekeren van de politiek van beheerscontrole ten behoeve van de diplomatieke en consulaire posten
teneinde
de betrouwbaarheid en de kwaliteit te verzekeren van instrumenten van beheerscontrole
Voorbeelden van taken
- de politiek van beheerscontrole ten behoeve van de diplomatieke en consulaire posten coördineren
- de installatie van instrumenten van beheerscontrole coördineren
- waken over de continue verbetering van de processen en instrumenten van beheerscontrole
- controleren van de behandeling van enkele specifieke dossiers (delicaat)
Alsprojectleiderhet introduceren en bijsturen van innoverende principes (BPR (Business Process Reengineering)) in de boekhouding van de posten
teneinde
een optimaal gezond beheer mogelijk te maken
Voorbeelden van taken
- het invoeren van regionale verantwoordelijken
- het integreren van de consulaire boekhouding in de 'gewone' boekhouding van de post
- het ontwikkelen, opvolgen en bijsturen van boekhoudingprogramma verzekeren
- de begeleiding van de verschillende projecten "financiële controle van de posten in het buitenland" verzekeren
Alscontroleurhet uitvoeren van de nodige supervisies
teneinde
de nauwkeurigheid en regelmatigheid van de boekhoudkundige controles te kunnen nagaan
Voorbeelden van taken
- het controleren van bewijsstukken, toelatingen, beschikbare kas- en banksaldi, budgettaire roosters, ...
- het controleren van de rekening bij de Nationale Bank van België
Alscoachhet begeleiden en adviseren van de medewerkers
teneinde
bij te dragen aan hun vorming
Voorbeelden van taken
- de verantwoordelijkheid van de medewerkers verhogen op het gebied van resultaten
- het begeleiden van nieuwkomers en het toelichten van de procedures
- het begeleiden van de medewerkers en het geven van constructieve feedback over hun functioneren
- het formuleren van voorstellen voor permanente opleiding van de medewerkers
- erop toezien dat binnen de dienst een teamgeest groeit
Alsdeskundigezorgen voor een correcte en vlotte budgettaire rapportering
teneinde
budgettaire ontsporingen tijdig te kunnen detecteren en eventueel te voorkomen.
Voorbeelden van taken
- het management informeren over eventuele ontsporingen
- de budgettaire enveloppes aanpassen
- boordtabellen installeren
Alsordonnateurhet laten afhouden van de wettelijk voorziene maandelijkse afhoudingen voor de bedrijfsvoorheffing
teneinde
deze te kunnen doorstorten naar de directe belastingen
Voorbeelden van taken
- ordonnateur van de betalingen
- het laten opmaken van loonfiches
- het informeren van de posten bij iedere nieuwe aanwerving over de te volgen procedure
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
andere federale overheids[...]
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
andere federale overheids[...]
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
wekelijks
|
management
|
beslissingen,schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
Rekenhof
|
opmerkingen, vragen
|
informeel en per brief
|
ad hoc
|
management
|
wetgeving (wet, KB, MB,...)
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
management
|
mondelinge vragen
|
vergadering, stuurgroep
|
maandelijks
|
management
|
beslissingen
|
vergadering, stuurgroep
|
maandelijks
|
posten in het buitenland
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
andere federale overheids[...]
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
management
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
wekelijks
|
management
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
maandelijks
|
posten in het buitenland
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Rekenhof
|
bewijsstukken, ordonnanties
|
als dossier
|
wekelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de Voorzitter
de stafdirecteur B&B
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- beheer van de dienst (werkverdeling, planning, methode, organisatie)
functies en tijdsindeling
behandeling van de toegewezen actiedomeinen
rapporteren van de vaststellingen in het kader van de eigen controles en monitoring
uitvoering van steekproefsgewijze controles op de controleprocessen
deelname aan vergaderingen inzake het relationeel aspect van de functie, zowel intern als extern
rapportering aan het uitvoerende directoraat-generaal (1e voorstel: project)
beheershandelingen in het kader van de geldende akte van delegatie
De functie moet autorisatie vragen voor
- toewijzing van de budgettaire middelen
de eigen verloven en opleidingen
Impact
Totaal werkbudget entiteit
1.300.000.000
Eigen werkbudget
75.000.000
Andere kwantitatieve gegevens
1. aantal betalingen: 9000
2. aantal posten in het buitenland: 135
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- KB van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan elke federale overheidsdienst en dat het begrip controlesysteem en de organisatie en verantwoordelijkheden ervan definieert
- KB van 16 mei 2002 inzake het interne controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten
- KB van 17 AUGUSTUS 2007 betreffende het intern controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht
- interne financiële richtlijnen
- legalisatie en fiscale reglementering met betrekking tot inkomensbelasting
- De wetten over de consulaire ontvangsten en belastingen
Welke vernieuwingen
- organisatie van een beheerscontrolesysteem binnen de organisatie, teneinde de verschillende directies te ondersteunen
- de postadministratieve controle van het beheer en de begroting, om de beheerders meer autonomie te geven binnen de autonome functie, wat betreft het gebruik van de toegekende werkingsmiddelen, en met het oog op de realisatie van de doelstellingen van de organisatie
Gebaseerd op welk referentiekader
- het systeem is verbonden aan het management en aan de beheersmethodes, domeinen die niet strikt reglementair kunnen vastgelegd worden
- gesprekken met andere experts
- de bepalingen in de bestuursovereenkomst
|