Identification de la fonction

Code de la fonction : DSD326

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 15. Sécurité sociale et Protection sociale (SD)

Raison d'être de la fonction

Organiser et soutenir les processus de traitement des dossiers et de gestion du personnel

afin de

mettre en exécution de manière efficiente la législation en matière de maladies professionnelles et du Fonds Amiante, et atteindre ainsi les objectifs opérationnels du service tout en garantissant un personnel compétent et motivé.

 

Finalités

En tant que

chef de service dirigeant

diriger, organiser et soutenir les collaborateurs

afin de

réaliser les objectifs avec des collaborateurs motivés de manière structurelle et concertée et ce, dans le respect des délais impartis

 

Exemples de tâches

• traduire les objectifs opérationnels de l'organisation en un plan d'action pour le service, en collaboration avec la direction

• fournir des explications aux collaborateurs sur les objectifs opérationnels et, avec eux, établir un planning pour réaliser ces objectifs

• organiser le service, répartir le travail et accroître constamment l'efficience de son fonctionnement

• convenir de directives et d'objectifs clairs avec chaque collaborateur et jouer sur les compétences personnelles

• fixer des réunions d'équipe, suivre et adapter les résultats

 

En tant que

adjoint du responsable

assister le responsable dans la gestion du personnel et la coordination du service

afin de

contribuer à atteindre de façon optimale les objectifs visés pour l'ensemble du service

 

Exemples de tâches

• réaliser certains projets spécifiques et prendre en charge certaines matières au nom du responsable du service

• garantir la communication entre la hiérarchie et les collaborateurs et inversement

• collaborer directement avec le responsable du service et l'assister dans le développement et la réalisation des projets d'amélioration et plans d'action

• rechercher les informations et la réglementation et traiter les questions concrètes susceptibles de se poser dans le milieu de travail et faire des propositions concrètes et réalistes au responsable du service sur les projets en cours.

• remplacer le responsable en son absence pour différentes matières afin de garantir la continuité des instructions au sein du service: intervenir en tant que membre de la hiérarchie dans les problèmes de fonctionnement éventuels, informer et conseiller le responsable sur les activités du service qui ont lieu durant son absence, etc

 

En tant que

coach

donner des avis, stimuler l'accompagnement individuel et le développement des collaborateurs

afin de

accroître leur engagement au travail, améliorer leurs prestations et rester ouvert/e aux changements

 

Exemples de tâches

• appliquer les cercles de développement (entretiens de fonction, plan d'action, entretien de fonctionnement et d'évaluation, etc.)

• fournir un feed-back constructif sur leur fonctionnement, tant positif que négatif

• accompagner les collaborateurs dans leur développement en leur proposant les formations adéquates

• accompagner les collaborateurs lorsque de nouveaux processus sont lancés

• faire entrevoir la nécessité des changements, réduire et faire disparaître de manière adaptée les résistances au changement

 

En tant que

garant de la qualité

assumer la responsabilité de l'accomplissement des objectifs du plan d'action

afin de

optimiser la qualité des prestations fournies par les collaborateurs, et obtenir une satisfaction maximale des clients et des services internes

 

Exemples de tâches

• effectuer un contrôle quotidien des activités et des résultats des collaborateurs

• à l'aide du plan d'action et des instruments de contrôle, apporter des adaptations là où c'est nécessaire

• en cas de problèmes structurels complexes, proposer à la direction la solution ou l'intervention la plus efficiente

• analyser les processus complexes et conseiller la direction pour permettre un fonctionnement plus efficient et de meilleure qualité

• satisfaire le client grâce à des décisions rapides, correctes et de qualité

 

En tant que

personne de contact

entretenir en permanence la communication avec la direction et les collaborateurs, avoir de bonnes relations avec les personnes de contact/partenaires internes et externes

afin de

en tant qu'intermédiaire entre la direction et les collaborateurs, créer une entente optimale et une bonne ambiance, et afin de transmettre des collaborateurs une image de souplesse, de compréhension, d'amabilité et de compétence

 

Exemples de tâches

• informer les collaborateurs de manière transparente des modifications apportées à la législation, dans les processus, ainsi que des attentes à leur égard (réunions, notes internes, etc.)

• s'informer et rester informé/e des idées et des problèmes qui circulent dans le service et y réagir de manière adaptée

• encourager les collaborateurs à être orientés clients, à se montrer aimables et à accumuler des connaissances

• informer mensuellement la direction de la situation, de l'avancement du travail et des points chauds

• développer un réseau de collaboration dans et autour du service, et prendre part à des réunions externes dans le domaine, DMFA (Déclaration multifonctionnelle), etc.)

 

En tant que

gestionnaire des plaintes

traiter rapidement et correctement les plaintes et les contentieux complexes concernant les processus suivis et les décisions prises

afin de

fournir une réponse/solution correcte et claire conforme aux dispositions légales, et intervenir là où cela s'avère nécessaire

 

Exemples de tâches

• assurer le suivi quotidien et le traitement rapide des courriels, lettres... entrants concernant des plaintes complexes; répondre de manière efficace et aimable aux plaintes transmises par téléphone, ou y faire répondre les collaborateurs

• recevoir éventuellement le porteur d'une plainte, et discuter avec lui/elle du problème pour parvenir à une solution acceptable

• corriger éventuellement le fonctionnement du collaborateur, ou les processus internes pour éviter une nouvelle plainte

• chercher et trouver des solutions en cas de plainte complexe et transmettre les informations ainsi que les solutions choisies au directeur du service

 

En tant que

expert/spécialiste

élargir ses connaissances en matière de maladies professionnelles et du Fonds Amiante en général et de tous les domaines d'action spécifiques au service, en particulier ainsi que suivre les modifications en la matière et comprendre le fonctionnement général de la sécurité sociale belge

afin de

réaliser les tâches confiées et les objectifs imposés dans le respect des délais impartis, produire une décision juste et de qualité sur l'octroi ou non d'une indemnité pour maladie professionnelle ou une mesure de prévention ainsi que veiller à ce que ces décisions suivent des processus qui répondent à l'expertise exigée et pouvoir traiter des cas complexes.

 

Exemples de tâches

• approfondir ses connaissances en matière de législation belge relative aux maladies professionnelles et au Fonds Amiante et en suivre l'évolution

• implémenter de manière efficiente les modifications ou adaptations des processus découlant de modifications législatives ou en vertu de directives de la direction

• accompagner les nouveaux processus sur le terrain, et évaluer constamment leur efficience, signaler immédiatement les points critiques à la direction et proposer des solutions adéquates

• suivre des journées d'étude, des séminaires, des formations externes, etc., pour élargir ses connaissances

• transmettre les connaissances acquises aux collaborateurs et, à la demande, aux personnes externes concernées

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils écrits	contact personnel	ad hoc
management	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	mensuel
management	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
management	conseils oraux	en tant que dossier	quotidien
management	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	législation (loi, AR, AM,...)	par lettre, e-mail ...	mensuel
particuliers/citoyens	questions écrites	en tant que dossier	quotidien
autres services publics f[...]	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	mensuel
management	décisions	en tant que dossier	quotidien
management	questions orales	contact personnel	hebdomadaire
management	questions écrites	en tant que dossier	hebdomadaire
particuliers/citoyens	décisions	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur du service attribution

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• Contact avec les clients / les parties intervenantes

• Définition des objectifs opérationnels

• Organisation des réunions de team, communication en général

• Organisation des activités des collaborateurs

• Plaintes ou dossiers complexes

• Amélioration des procédures

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Réorganisation et/ou changement important

• Contentieux

• Création de procédures

• Traduire les objectifs opérationnels en un plan d'action

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

0

 

Budget de travail propre

0

 

Autres données quantitatives

1. 0

2. 0

3. 0

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Législation belge relative aux maladies professionnelles et au Fonds Amiante

• Avis et note de service internes

• Instructions du Comité de gestion et des supérieurs

 

Quelles innovations

• Développement de procédures standard

• Amélioration du contenu des applications informatiques

• Revoir l'organisation du travail des collaborateurs et l'adapter aux évolutions

• Réaliser et implémenter les nouvelles solutions de la direction

 

Sur base de quel cadre de référence

• Problèmes et plaintes rencontrés dans les activités quotidiennes

• Possibilités informatiques de l'organisme

• Expérience acquise, connaissance et compétences (réunions, formations, etc,..)

• Principes de simplification et d'automatisation des processus

• Modifications de la législation et analyse de processus

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.