Identificatie van de functie

Functiecode : DSD326

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 15. Sociale Zekerheid en Sociale bescherming (SD)

Doel van de functie

Het organiseren en ondersteunen van de processen van de dossierbehandeling en van het personeelsbeheer

teneinde

op een efficiënte manier uitvoering te geven aan de beroepsziektewetgeving en het Azbestfonds en de richtlijnen van de directie en zo de operationele doelstellingen van de dienst te realiseren en daarbij een gemotiveerd en competent personeel te garanderen

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevend diensthoofd

het leiden, organiseren en ondersteunen van de medewerkers

teneinde

met gemotiveerde medewerkers op een structurele en overlegde manier de operationele doelstellingen binnen de gestelde termijnen te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het samen met de directie vertalen van de operationele doelstellingen van de instelling naar een actieplan voor de dienst

• het verschaffen van uitleg aan de medewerkers over de operationele doelstellingen en samen met hen een planning uitwerken om deze doelstellingen te realiseren

• het organiseren van de dienst, het verdelen van het werk en het constant verhogen van de efficiënte werking

• het afspreken van duidelijke richtlijnen en doelstellingen met elke medewerker en hierbij inspelen op de persoonlijke competenties

• het beleggen van teamvergaderingen en het opvolgen en bijsturen van de resultaten

 

Als

adjunct van de verantwoordelijke

de verantwoordelijk bij te staan bij het beheer van het personeel en de coördinatie van de dienst

teneinde

bij te dragen tot het optimale bereiken van de doelstellingen van de dienst

 

Voorbeelden van taken

• in naam van de verantwoordelijke bepaalde specifieke projecten verwezenlijken en voor eigen rekening nemen van bepaalde materies

• instaan voor de communicatie tussen de hiërarchie en de medewerkers en omgekeerd

• rechtstreeks samenwerken met de verantwoordelijke en deze assisteren bij de ontwikkeling en realisatie van de verbeteringsprojecten en actieplannen

• informatie en reglementatie opzoeken en concrete vragen behandelen die zich kunnen stellen op de werkvloer en concrete en realistische voorstellen voorleggen aan de dienstverantwoordelijke voor de lopende projecten

• de verantwoordelijke vervangen tijdens zijn afwezigheid voor verschillende materies teneinde in te staan voor de continuïteit van de instructies binnen de dienst: tussenkomen als deel uitmakend van de hiërarchie voor eventuele werkingsproblemen, de dienstverantwoordelijke informeren en raad geven over activiteiten die zich in de dienst voordeden tijdens zijn afwezigheid, etc

 

Als

coach

het verschaffen van advies en het stimuleren van de individuele begeleiding en ontwikkeling van de medewerkers

teneinde

hun betrokkenheid op de werkvloer te laten toenemen, hun prestaties te verhogen en open te staan voor veranderingen

 

Voorbeelden van taken

• het toepassen van de ontwikkelcirkels (nl. functiegesprek, actieplan, functionerings- en evaluatiegesprek)

• het geven van constructieve feedback over het functioneren, zowel positief als negatief

• het begeleiden van de medewerker in zijn/haar ontwikkeling door hem/haar de gepaste opleidingen voor te stellen

• het begeleiden van de medewerker wanneer nieuwe processen opgestart worden

• het doen inzien van de noodzaak van veranderingen en het op een gepaste manier verminderen en wegwerken van weerstand

 

Als

kwaliteitsbewaker

verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van de doelstellingen van het actieplan

teneinde

de kwaliteit van de door de medewerkers geleverde prestaties te optimaliseren en een maximale tevredenheid van de klanten en de interne diensten te bekomen

 

Voorbeelden van taken

• dagelijkse controle van de werkzaamheden en de resultaten van de medewerkers

• aan de hand van het actieplan en controle-instrumenten bijsturen daar waar nodig

• bij complexe structurele problemen samen met de directie zoeken naar de meest efficiënte oplossing of wijze van ingrijpen

• het bestuderen van complexe processen en het adviseren van de directie om tot een efficiëntere en kwaliteitsvollere werking te komen

• het tevredenstellen van de klant door een snelle, correcte en kwaliteitsvolle beslissing

 

Als

contactpersoon

het continu onderhouden van de communicatie met de directie en de medewerkers, goede relaties hebben met interne en externe partners/contactpersonen

teneinde

als een tussenpersoon tussen de directie en de medewerkers een optimale verstandhouding en een goede sfeer te creëren en om een vlot, begripvol, vriendelijk en bevoegd imago van de medewerkers naar buiten toe uit te dragen

 

Voorbeelden van taken

• het inlichten van de medewerkers op een transparante manier over de wijzigingen in de wetgeving, in de processen, over de verwachtingen die naar hen toe zijn gesteld (vergaderingen, interne nota's, ...

• op de hoogte zijn en blijven van de ideeën en de problemen die binnen de dienst leven en daar gepast op reageren

• aanzetten tot klantgerichtheid, vriendelijkheid en kennisverzameling bij de medewerkers

• het maandelijks informeren van de directie over de gang van zaken, de vooruitgang en de knelpunten

• het ontwikkelen van een samenwerkingsnetwerk in en rond de dienst, alsook deelnemen aan externe vergaderingen m.b.t. het vak domein (DMFA (Multifunctionele Aangifte), ...

 

Als

klachtenbeheerder

het snel en doeltreffend behandelen van complexe klachten en geschillen omtrent doorlopen processen en genomen beslissingen

teneinde

een correct en duidelijk antwoord/oplossing te geven binnen de geldende wettelijke bepalingen en in te grijpen daar waar nodig

 

Voorbeelden van taken

• het verzekeren van de dagelijkse opvolging en snelle afhandeling van binnenkomende mails, brieven... met complexe klachten; het efficiënt en vriendelijk beantwoorden of het door de medewerkers laten beantwoorden telefonische klachten

• eventueel het ontvanger van de indiener van de klacht en samen met hem/haar het probleem bespreken om tot een aanvaardbare oplossing te komen

• eventueel het bijsturen van de medewerker of van de interne processen om te vermijden dat de klacht zich herhaalt

• het inlichten van de directie en hun om raad vragen indien de klacht complex is en het het bevoegdheidsterrein van het diensthoofd overstijgt

 

Als

deskundige/specialist

uitbreiden van zijn kennis betreffende de beroepsziektematerie en het Asbestfonds in het algemeen en van alle specifieke actieterreinen van de dienst in het bijzonder, het opvolgen van de wijzigingen terzake en inzicht hebben in de algemene werking van de Belgische sociale zekerheid

teneinde

de opgedragen taken en de opgelegde doelstellingen binnen de gevraagde termijnen af te handelen en te genereren in een correcte en kwaliteitsvolle beslissing over de al niet toekenning van een schadeloosstelling wegens een beroepsziekte of preventiemaatregel, alsook erover te waken dat deze beslissingen processen doorlopen die beantwoorden aan de beoogde deskundigheid en complexe gevallen te kunnen behandelen.

 

Voorbeelden van taken

• uitdiepen van zijn kennis i.v.m. de Belgische beroepsziektewetgeving en het Azbestfonds

• het op een efficiënte manier implementeren van wijzigingen of het aanpassen van de processen ingevolge aangebrachte wetswijzigingen of ingevolge de richtlijnen van de directie

• het begeleiden van nieuwe processen op het terrein en deze voortdurend evalueren op hun efficiëntie, het onmiddellijk signaleren van knelpunten aan de directie en het voorstellen van gepaste oplossingen

• het volgen van studiedagen, seminaries, externe opleidingen... om de kennis uit te breiden

• het overdragen van de verworven kennis aan de medewerkers en op vraag, aan de betrokken externen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	schriftelijke adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
management	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	maandelijks
management	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep	wekelijks
management	mondelinge adviezen	als dossier	dagelijks
management	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	wetgeving (wet, KB, MB,...)	per brief, e-mail ...	maandelijks
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	maandelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	maandelijks
management	beslissingen	als dossier	dagelijks
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	wekelijks
management	schriftelijke vragen	als dossier	wekelijks
particulieren/burgers	beslissingen	per brief, e-mail ...	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur van de toekenningsdienst

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Contacten met de klanten / partners

• Definitie van de operationele bestellingen

• De organisatie van teamvergaderingen, communicatie in het algemeen

• De organisatie van de activiteiten van de medewerkers

• Klachten of complexe dossiers

• Verbeteren de procedures

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Reorganisatie en/of belangrijke veranderingen

• Geschillen

• Creëren van procedures

• Het vertalen van operationele doelstellingen in een actieplan

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

0 0 0

 

Eigen werkbudget

0

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. 0

2. 0

3. 0

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Belgische wetgeving in verband met beroepsziekten en het Asbestfonds

• Interne dienstrichten en nota's

• Instructies van het Beheerscomité en van oversten

 

Welke vernieuwingen

• De standaardprocedures ontwikkelen

• De inhoud van de informaticatoepassingen verbeteren

• De organisatie van het werk van de medewerkers herzien en aan de evoluties aanpassen

• De nieuwe oplossingen van de directie uitvoeren en implementeren

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• De problemen en klachten die men ondervindt tijdens de dagelijkse werkzaamheden

• De informaticamogelijkheden van de instelling

• Opgedane ervaring, kennis en vaardigheden (vergaderingen, opleidingen,...)

• De principes voor vereenvoudiging en automatisering van de processen

• De wijzigingen van de wetgeving en uitgevoerde procesanalyses

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.