Attaché A2 planning en strategisch beheer - Projectleider (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DSA202
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Strategisch adjuncten Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
De verantwoordelijke van de organisatie bijstand verlenen
teneinde
bij te dragen tot de ondersteuning van het management bij de uitvoering van de oriëntatie, de administratie en de promotie van een bepaald beleid en bepaalde praktijken in het kader van de organisatie, alsook om mee te helpen aan een beter beheer, waardering en verspreiding van de informatie binnen de organisatie.
Het management op strategisch en operationeel niveau adviseren, ondersteunen en informeren met oog voor kwaliteit
teneinde
een conceptuele, organisatorische en strategische bijdrage te leveren aan de verwezenlijking van de strategische doelstellingen van de organisatie.
Verschillende meetinstrumenten invoeren en de opvolging ervan verzekeren
teneinde
een staat van werking van de instelling op te stellen en deze te optimaliseren.
Resultaatgebieden
Alsstrategisch adviseureen bestuursovereenkomst zowel qua vorm als inhoud voorbereiden, opstellen en helpen bij de onderhandelingen
teneinde
erop toe te zien dat de instelling ter gelegener tijd over een meerjaarlijkse bestuursovereenkomst beschikt.
Voorbeelden van taken
- Bilaterale of multilaterale vergaderingen organiseren.
- Gegevens verzamelen en de naleving van de voorziene kalender in het oog houden.
- De richtlijnen van de voogdij en van het management vertalen.
- De doelstellingen van de bestuursovereenkomst en de actieplannen voor iedere doelstelling en iedere dienst bepalen.
- Een structuur uitdenken voor het opstellen van de bestuursovereenkomst, de tekst en zijn eindversie opstellen.
Alsoperationeel adviseurinformatie en adviezen over het beheer van het bestuursplan verschaffen
teneinde
de werking van de instelling en de verwezenlijking van de projecten op gestructureerde en systematische wijze op te volgen.
Voorbeelden van taken
- De meerjaarlijkse bestuursovereenkomst in een jaarlijks bestuursplan omzetten.
- De opvolging van de projecten verzekeren.
- De opvolging van de rapportering verzekeren.
- De resultaten van de metingen interpreteren.
- Verslagen en nota’s opstellen.
Alsspecialistdiverse kwalitatieve en kwantitatieve stuurmethodes opstellen, implementeren en/of omkaderen
teneinde
aan de afdelingsverantwoordelijken een correct overzicht te bieden van de prestaties van de organisatie en aan hen de mogelijkheid te bieden om ter gelegener tijd de afdelingen bij te sturen.
Voorbeelden van taken
- Het aanbod van meetinstrumenten opvolgen.
- De analyse van de indicatoren uitvoeren voor de verschillende producten, samenvattende statistieken en boordtabellen voor de directie creëren.
- Nieuwe meet-en stuurmethodes implementeren en omkaderen, gegevens ter beschikking stellen en toezien op hun juistheid.
- De resultaten opvolgen na de implementering van de stuurmethodes.
- Een vergelijkende analyse en een studie van de best practices in de andere organisaties uitvoeren.
Alsstrategisch adviseuradviezen geven bij de definiëring van het strategisch plan van de organisatie en bij de evaluatie van de operationele acties en van de eventuele correcties
teneinde
ondersteuning te bieden wat de naleving van de verbintenissen uit de bestuursovereenkomst betreft.
Voorbeelden van taken
- Bijstand verlenen aan het overleg over de concrete actieplannen die gericht zijn op het behalen van de strategische doelstellingen.
- Voorstellen doen m.b.t. de strategische en operationele doelstellingen van de organisatie.
- Verbeteringsprojecten binnen de organisatie voorstellen op basis van de analyse van de al dan niet behaalde doelstellingen van de bestuursovereenkomst.
Alsintern raadgever/adviseurde Administrateur-generaal bijstaan bij de transversale projecten die binnen de organisatie uitgevoerd worden
teneinde
punctuele of terugkerende ondersteuning te bieden bij de verwezenlijking van doelstellingen/algemene projecten van de organisatie.
Voorbeelden van taken
- Informatie opzoeken en hiervan een nuttige samenvatting voor de administrateur-generaal maken.
- Voorstellen formuleren om de doelstellingen (projecten) van de organisatie te verwezenlijken.
Alsassistent-organisatorhet aansturen en de coördinatie van de verschillende werkgroepen verzekeren.
teneinde
de implementering van het verbeteringsproject te verwezenlijken.
Voorbeelden van taken
- De werkgroepen plannen, uitdenken, organiseren en toezicht houden op de goede werking ervan.
- De implementeringsresultaten evalueren.
- Het secretariaat van de vergaderingen verzekeren, de nodige documenten voorbereiden, de procesverbalen opstellen en de opvolging van de beslissingen controleren, alsook hiervan verslag uitbrengen aan de directie.
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
Vragen, beslissingen
|
Formeel, informeel, e-mail enz.
|
ad hoc
|
collega’s
|
Vragen
|
Formeel, informeel, e-mail enz.
|
ad hoc
|
andere federale overheids[...]
|
Vragen
|
Formeel, informeel, e-mail enz.
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
schriftelijke adviezen
|
persoonlijk contact, verslag
|
ad hoc
|
andere federale overheids[...]
|
Antwoorden
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Beheerscomité
|
Verslagen, nota’s
|
als dossier
|
ad hoc
|
Collega’s
|
schriftelijke adviezen
|
Informeel, dossier enz.
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
Administrateur-generaal
Afdelingshoofd
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- Het nemen van initiatieven of nuttige geachte contacten
- Coördinatie van zijn acties met die van zijn collega’s
- Beheer van zijn dossiers of projecten
De functie moet autorisatie vragen voor
- Implementering van nieuwe meetinstrumenten/procedures
Impact
Totaal werkbudget entiteit
/
Eigen werkbudget
/
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Richtlijnen van de Administrateur-generaal, van de directieraad
- Richtlijnen van het Beheerscomité
Welke vernieuwingen
- Ontwikkeling van nieuwe meetinstrumenten
- Ontwikkeling van nieuwe procedures/ suggesties voor de verbetering van bestaande procedures
- Rapportering (vorm en inhoud)
Gebaseerd op welk referentiekader
- Ervaring, opleiding, bestaande situatie
- Werking van de instelling
|