Identificatie van de functie

Functiecode : DPO102

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Meewerken aan en het verzekeren van de ontwikkeling, de implementatie en het beheer van P&O-processen en -instrumenten (personeelsplanning, aanwerving, onthaal en opvolging van stagiaires, personeelsontwikkeling, loopbanen, opvolgings- en rapporteringssystemen, veranderingsbeheer, kennismanagement, oplossing van conflicten, functiebeschrijvingen) en het beheer van HR-processen en –instrumenten, rekening houdend met de impact op andere HR-domeinen

teneinde

bij te dragen tot de realisatie van een geïntegreerd en performant P&O- en HR-beleid in de organisatie

 

Resultaatgebieden

Als

coordinator

het organiseren en coördineren van het werk van de medewerkers

teneinde

de activiteiten van de dienst op een efficiënte en effectieve manier te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van de activiteiten van de dienst

• het geven van praktische richtlijnen aan de medewerkers en het overdragen van relevante informatie om de taken uit te voeren

• het stimuleren van de uitwisseling van kennis en informatie om de operationele doelstellingen toe te lichten

 

Als

intern raadgever/adviseur

advies verlenen over en voorstellen van verbeteringen aan de bestaande procedures, modellen, methodes en instrumenten voor de verschillende P&O- en HR-domeinen

teneinde

de P&O- en HR-processen te optimaliseren of te implementeren

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van werkinstrumenten (bv. informatiefiches, richtlijnen, procesbeschrijvingen, specifieke regelgeving, enz.)

• voorstellen en ontwikkelen van de procedures of instrumenten (nieuwe of bestaande) die centraal beheerd worden binnen de personeelsdienst teneinde de goede werking van de organisatie toe te laten alsook de besluitvorming op het gebied van het beheer van de HR (bv. een opvolgingssysteem voor opleidingen, wervingen, ontwikkelcirkels, personeelsbehoeften, enz.)

• deelnemen aan externe vergaderingen met andere publieke instellingen met betrekking tot het geheel van P&O- en HR-activiteiten

• formuleren van verschillende opties, belangrijke strategische keuzen met betrekking tot de aanwerving en selectie, het competentiebeheer, vergoedingen, de organisatiecultuur, enz. en het bestuderen van de impact op lange termijn van deze opties op de organisatie

• samenwerken bij de voorstelling, de implementatie en de opvolging van een "Business Project Reengineering" (verbeteringsproject of deel van een BPR)

 

Als

analist

verzamelen, analyseren en integreren van informatie met betrekking tot de verschillende P&O en HR domeinen

teneinde

een duidelijk beeld te krijgen van de behoeften van de interne klanten

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen van gegevens in de verschillende entiteiten van de organisatie

• uitvoeren van (statistische) analyses of procesanalyses

• analyseren van de reeds aanwezige methodes/processen en de toepassing ervan en eventuele verbeteringen voorstellen

• verwerken van de gegevens in nota's

• analyseren van specifieke complexe vragen

 

Als

verantwoordelijke van HR-processen

verzekeren en coördonneren van de planificatie en de uitvoering van de activiteiten verbonden met HR-processen (aanwerving, selectie, standaardopleidingen, gecertifëerde opleidingen of competentiemetingen, ...) in samenwerking met de medewerkers, de leidinggevenden en de HR-coördinatoren.

teneinde

de administratie en de opvolging van de procedure binnen de bepaalde termijnen en overeenkomstig de reglementatie te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• onderzoeken en aanpassen van een procedure

• de planificatie programeren

• toepassen van de verschillende wetgevingen en HRprincipes in verschillende dossiers

• de hiërarchische oversten inlichten over het verloop van het proces, van de bestaande of mogelijke problemen en hen gepaste oplossingen voorstellen

• op een proactieve wijze handelen wat betreft de te nemen maatregelen en voorspellingen opmaken om de beslissingen van de hiërarchie te ondersteunen

 

Als

contactpersoon

adviseren en informeren van de interne klanten met betrekking tot het geheel aan P&O- en HR-activiteiten

teneinde

de interne klanten maximaal te ondersteunen bij de uitvoering van het beleid ter zake

 

Voorbeelden van taken

• beantwoorden van complexe vragen

• verlenen van advies bij operationele problemen

• verspreiden van informatie aan de interne klanten (presentaties, brochures, richtlijnen, infosessies, enz.)

• anticiperen op mogelijke problemen binnen het betrokken domein en preventief adviezen en oplossingen uitwerken

 

Als

projectmedewerker / projectleider

uitvoeren van deeltaken binnen een globaal P&O-project of zelf leiden van een project met betrekking tot P&O-activiteiten

teneinde

de projectdoelstellingen binnen de vooropgestelde termijnen te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• plannen en uitvoeren van de acties binnen het eigen deelproject/domein

• opvolgen van de resultaten van het eigen deelproject/domein

• rapporteren over de resultaten aan de projectleider en het projectteam

• deelnemen aan vergaderingen (met andere openbare instelling) die betrekking hebben op het betrokken project/domein

• eventueel instructies geven aan en inhoudelijk ondersteunen van projectmedewerkers i.v.m. de hen toegewezen onderdelen

 

Als

coach

het opleiden, begeleiden en het voortdurend volgen van de ontwikkeling (kennis, vaardigheden) van de personeelsleden via gesprekken in het kader van de ontwikkelcirkels, gepaste stijl van leiding geven, informatieoverdracht, enz.

teneinde

de medewerkers te motiveren, te responsabiliseren en de ontwikkeling van de personeelsleden (competenties, kennis,..) te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• het stimuleren van de personeelsleden tot het nemen van initiatieven in het kader van hun persoonlijke ontwikkeling

• de hierarchische oversten helpen bij het voeren van gesprekken in het kader van de ontwikkelcirkels

• luisteren naar de personeelsleden en helpen zoeken naar oplossingen of het beheren van interpersoonlijke problemen binnen de diensten
  

• 
  
  

 

Als

kennisbeheerder

opvolgen van het eigen P&O en HR-domein en verspreiden van de relevante informatie onder de collega's en de medewerkers

teneinde

de expertise van de dienst te vergroten

 

Voorbeelden van taken

• raadplegen van vakliteratuur

• vergelijken met andere organisaties binnen en buiten de overheid, identificeren van de goede praktijken en deze vertalen naar de eigen lopende projecten

• volgen van opleidingen

• schrijven van nota's met bevindingen en presenteren van de resultaten aan de collega's en aan de medewerkers

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	wekelijks
andere federale overheids[...]	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep	maandelijks
andere federale overheids[...]	wetgeving (wet, KB, MB,...)	per brief, e-mail ...	maandelijks
management	beslissingen	persoonlijk contact	wekelijks
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
organisaties/ondernemingen	algemene informatie	per brief, e-mail ...	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]		vergadering, stuurgroep	maandelijks
andere federale overheids[...]	beslissingen	per brief, e-mail ...	wekelijks
management	schriftelijke adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
management	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
management	wetgeving (wet, KB, MB,...)	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

personeelsdirecteur of stafdirecteur P&O

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het beheer van het dagelijkse werk (aanwervingen, ontwikkelcirkels, opleidingen, stagiaires,...)

• het organiseren en planifiëren van het eigen werk

• de routinematige operationele beslissingen

• de adviezen aan de klanten

• het voorstellen van nieuwe instrumenten, procedures, enz. of het verbeteren ervan

• de beslissingen die een impact hebben op andere gebieden van de HR

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• vragen betreffende strategische keuzes

• complexe operationele beslissingen

• wijzigingen in de prioriteiten

• belangrijke wijzigingen in projecten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

0

 

Eigen werkbudget

0

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• statuut van de federale ambtenaren

• KB betreffende de evaluatie en de loopbaan van het rijkspersoneel

• KB tot invoering de ontwikkelcirkels

• het geheel van de reglementering van de beheerde materie (aanwerving, opleidingen, gecertificeerde opleidingen, personeelsplan,...)

 

Welke vernieuwingen

• de werkprocedures ontwikkelen en verbeteren

• de nieuwe oplossingen van de directie uitvoeren en implementeren

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• het kader van de denkpistes aangebracht door het management

• kennis, opgedane, ervaring en vaardigheden

• wijzigingen van de wetgeving

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.