Identification de la fonction

Code de la fonction : DIS110

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 12. Relations internationales (IS)

Raison d'être de la fonction

Analyser les activités de l’institution au sein de laquelle il est détaché

afin de

contribuer à la détermination de la politique et de la stratégie permettant de défendre les intérêts du groupe électoral auquel la Belgique appartient

 

Contribuer à la préparation politique et à la détermination des positions du gestionnaire dans les matières spécifiques qui sont confiées au conseiller ainsi qu’intervenir en sa qualité d’intermédiaire entre les autorités des pays membres composant le groupe électoral

afin de

mettre en œuvre une action cohérente, coordonnée et concrète en assistant l’administrateur aux fins de l’exécution de la politique générale de l’institution internationale et de la Belgique en particulier

 

Finalités

En tant que

conseiller

formuler des avis et des propositions au gestionnaire

afin de

lui donner l’opportunité de formuler des points de vue étayés et de prendre des décisions reposant sur des dossiers dûment constitués

 

Exemples de tâches

• Analyser les informations et formuler des propositions

• se concerter avec les membres de la direction de l’institution et les membres du bureau du gestionnaire

• préparer des dossiers destinés au gestionnaire

• participer à des réunions du conseil d’administration

• Répondre aux questions

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

assurer le suivi de dossiers complexes relatifs aux thèmes confiés (politique générale, financière, propositions de projets, programmes, politique des pays, politique du personnel, stratégie)

afin de

garantir que les tâches imposées au gestionnaire, considéré en sa qualité de membre du conseil d’administration de l’institution multilatérale concernée, soient exécutées et que l’impact des positions du groupe électoral et de la Belgique, en particulier, soit maximisé dans ces institutions

 

Exemples de tâches

• préparer et traiter des dossiers

• assurer le suivi du dossier et collecter les informations y afférentes

• rédiger des notes de synthèse

• établir et expliquer les points de vue

• rédiger des interventions au conseil d’administration et d’autres groupes de travail

 

En tant que

gestionnaire des connaissances et des informations

continuellement rechercher et réunir des informations relatives à la matière et aux thèmes à gérer

afin de

assurer le suivi de l’évolution dans ce domaine et d’accumuler et/ou d’améliorer l’expertise

 

Exemples de tâches

• consulter des publications, notamment celles de et sur les institutions ou la matière confiées, et la littérature, et les maîtriser

• formuler des avis tant internes (groupe électoral) qu’externes (autorités du groupe électoral)

• diffuser les connaissances vers les instances décisionnelles et les autorités politiques

• participer aux colloques et transmettre les informations recueillies

 

En tant que

représentant

participer et intervenir durant les réunions organisées au niveau international et relatives aux matières attribuées (conseil d’administration, groupes de travail internes)

afin de

formuler et de défendre la position du groupe électoral

 

Exemples de tâches

• préparer des dossiers

• entretenir et étendre le réseau international

• préparer des interventions et des argumentations

• négocier sur des points de vue et des positions

• rédiger des rapports détaillés

 

En tant que

rédacteur

collecter, traiter et présenter les informations sous la forme de rapports complets et détaillés et de notes de points de vue

afin de

donner aux responsables l’opportunité de fonder leurs choix et décisions sur des éléments appropriés, concrets, précis et cohérents

 

Exemples de tâches

• rédiger et actualiser des notes stratégiques et de points de vue sur la matière confiée

• répondre aux questions posées par les autorités qui sont représentées et par les « stakeholders » (hommes d’affaires, politiciens, ONG)

• assister aux réunions et établir des rapports

 

En tant que

personne de contact

intervenir comme interlocuteur dans les matière confiées et ce, tant pour les services internes qu’externes (autres services du SPF Finances, autres SPF (ambassades locales), collègues étrangers, institutions multilatérales et représentants belges dans ces institutions)

afin de

garantir qu’ils soient suffisamment et correctement informés

 

Exemples de tâches

• réceptionner et répondre aux questions

• répondre aux questions posées

• rechercher les informations nécessaires

• entretenir des contacts avec les desk officers dans les pays composant le groupe électoral

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	décisions	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres services publics f[...]	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
organisations/entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres services publics f[...]	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Le gestionnaire de la Belgique au sein de l’institution internationale (le gestionnaire n’est pas nécessairement de nationalité belge)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• son programme de travail qui dépend des tâches qui lui sont attribuées par le gestionnaire ; peut confier des missions au « personal assistants » et décide des informations et avis demandés aux membres de la direction de l’institution, décide de la communication de certaines informations aux QFIE, aux autorités fédérales et régionales, à d’autres services publics ; prend personnellement l’initiative de constituer son réseau.

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Tous les points de vue à formuler qui divulguent la position de la Belgique et du groupe électoral (se composant de différents pays membres de l’institution) au sein du conseil d’administration. La position du groupe électoral est déterminée en concertation avec les conseillers, le gestionnaire faisant fonction et le gestionnaire, d’une part, et avec les autorités des pays membres du groupe électoral, d’autre part.

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

2 millions USD

 

Budget de travail propre

le budget de la « constituency » est géré par l’administrateur et ce, en concertation avec ses collaborateurs

 

Autres données quantitatives

1. -Préparation des réunions (internationales) : replenishments banques de développement, réunions annuelles
-Assister aux réunions de coordination (plusieurs fois par mois)
-Préparer la position belge/Constituency pour les dossiers gérés par les institutions
-assister les autorités/stakeholders durant les visites à l’institution (Ministre, parlementaires, hommes d’affaires, ONG)

2. Le salaire dépendant des diplômes est comparable à et dépend des salaires des fonctionnaires internationaux employés par l’institution internationale

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Directives des autorités et du gestionnaires ainsi que la réglementation de l’institution

 

Quelles innovations

• Procédures et méthode de travail, mode de reporting, mesures d’efficacité, réseaux (contacts avec les ambassades, les institutions internationales et scientifiques, les experts)

 

Sur base de quel cadre de référence

• Organisation et fonctionnement de la direction des institutions (IFI, ambassade, bureau du groupe électoral – employant du personnel de différentes nationalités ayant le même niveau à l’exception de l’administrateur et de son remplaçant), littérature spécialisée, expérience, connaissance et compréhension d’autres cultures, de la structure institutionnelle internationale et belge relative à la coopération au développement, à l’exportation et aux matières financières.

 

Profil de compétences génériques

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