Identificatie van de functie

Functiecode : DPO053

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Leiding geven aan een afdeling die alle aspecten van het beheer van human resources omvat, namelijk het administratief beheer (loopbaanbeheer, prestaties en lonen) en het strategisch beheer (ontwikkelcirkels, competentiebeheer, planning van het personeel, selectie en aanwerving)

teneinde

HRM-processen en –instrumenten te implementeren voor de betrokken domein(en), conform het globale P&O-beleid (Personeel en Organisatie) van de organisatie.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

een dienst organiseren die zich wijdt aan alle HRM-aspecten (het administratief beheer, de ontwikkelcirkels, de opleiding en ontwikkeling, het competentiebeheer, de planning van het personeel, alsook de aanwerving en selectie).

teneinde

de HRM-doelstellingen van het P&O-beleid te behalen.

 

Voorbeelden van taken

• De strategische doelstellingen inzake HRM in operationele doelstellingen voor de dienst omzetten

• De opdrachten en projecten onder de medewerkers verdelen en de planning en prioriteiten bepalen.

• De resultaten van de medewerkers opvolgen en bijsturen.

• De onderrichtingen, adviezen en richtlijnen die door de FOD P&O gegeven worden, in opdrachten of projecten voor de dienst omzetten.

• Toezien op de correcte uitvoering van de administratieve taken van de dienst (beheer van afwezigheden, betaling van lonen, toelagen,...)

 

Als

coach

de medewerkers van de dienst ondersteuning bieden

teneinde

hen de mogelijkheid te bieden om hun competenties te ontwikkelen en zo de prestaties van de dienst inzake HRM-beleid te optimaliseren voor de interne cliënten.

 

Voorbeelden van taken

• Ondersteuning (adviezen, uitleg) verschaffen wat de aanpak en de behandeling van complexe dossiers betreft.

• Ondersteuning bieden inzake procedures, methodes en instrumenten en deze situeren in verhouding tot de andere P&O-domeinen en projecten die van toepassing zijn binnen de omkaderingsdienst of de directie.

• Ondersteuning bieden m.b.t. de interpretatie en toepassing van de nieuwe reglementering.

• Aan horizontale vergaderingen van de FOD P&O deelnemen en informatie, richtlijnen en adviezen overdragen.

 

Als

contactpersoon

de dienst vertegenwoordigen ten opzichte van de interne cliënten en de hiërarchie.

teneinde

de duidelijkheid van de dienst en van de HRM-doelstellingen te verbeteren.

 

Voorbeelden van taken

• Gegronde adviezen over de strategische opties aan de hiërarchie. geven.

• Verslag uitbrengen van de evolutie en de resultaten van de opdrachten of projecten.

• Overeenkomen met de collega’s van andere P&O-domeinen.

• Informatiesessies, thematische vergaderingen en werkvergaderingen organiseren en leiden voor de interne cliënten (lijnmanagement).

 

Als

coördinator

een goede coördinatie tussen de administratieve cel en de strategische cel verzekeren

teneinde

de doelstellingen van deze twee HR-cellen te behalen.

 

Voorbeelden van taken

• Gemeenschappelijke informatie geven aan de 2 cellen.

• Vergaderingen organiseren voor wederzijdse feedback.

• Verslagen opvragen van de verschillende cellen om de gegevens betreffende bepaalde gemeenschappelijke HR-projecten te verzamelen.

• Gemeenschappelijke instructies geven aan de verantwoordelijken van de cellen en hierbij de taken respecteren.

 

Als

deskundige

complexe dossiers behandelen en specifieke adviezen formuleren

teneinde

het lijnmanagement optimaal te ondersteunen bij de toepassing van het HRM-beleid.

 

Voorbeelden van taken

• Antwoorden op complexe en specifieke vragen formuleren.

• Transversale acties m.b.t. de gestelde problematiek bepalen.

• Op vragen van de hiërarchie antwoorden.

 

Als

beheerder

de implementering van de operationele plannen en projecten voorbereiden, beheren en opvolgen

teneinde

het management en de verschillende diensten van de organisatie te ondersteunen.

 

Voorbeelden van taken

• De personeelsbehoeften en –budgetten van de organisatie opvolgen en het personeelsplan opstellen (op korte en lange termijn).

• De aanwervings-, bevorderings- en mobiliteitsprocedures en de ontwikkelcirkels lanceren en opvolgen.

• Eventuele BPR-projecten (Business Process Reengineering, verbeteringsprojecten) of herstructureringsprojecten opvolgen.

 

Als

kennisbeheerder

het HR-domein en de bijbehorende specialiteiten opvolgen en relevantie informatie onder de medewerkers en collega’s verspreiden.

teneinde

de expertise van de dienst te verhogen.

 

Voorbeelden van taken

• Op de hoogte blijven van de regels die van toepassing zijn inzake administratief beheer.

• Vakliteratuur raadplegen en opleidingen volgen.

• Met andere organisaties binnen buiten de administratie vergelijken, de best practices identificeren en deze in dienstprojecten of –opdrachten omzetten.

• Nota’s met vaststellingen opstellen en de resultaten aan de medewerkers en collega’s voorstellen .

• De juridische opvolging van de procedures en geschillen m.b.t. HRM (Raad van State, Raad van Beroep,...)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Van de FOD Budget & Beheerscontrole	Onderrichtingen persoonlijk budget	Circulaires, documenten, handleidingen en informele contacten	ad hoc
Van de Regeringscommissaris	Negatieve en/of positieve adviezen	Verslagen, schriftelijke en mondelinge aanvragen	ad hoc
Van de FOD P&O + het OFO	Richtlijnen, interpretaties, werkondersteuning	Circulaires, e-communities, informale en formele vergaderingen	ad hoc
Van de FOD Werk	Richtlijnen, interpretaties, werkondersteuning	Circulaires,formele of informele vergaderingen	ad hoc
Van het Basisoverlegcomité	Aanvragen tot informatie, studies	In zitting met notulen	ad hoc
Van de FOD Sociale Zekerheid	Handleidingen, richtlijnen	Brieven, documenten, handleidingen	ad hoc
Van het Beheerscomité	Orders, opmerkingen, wensen	Mondelinge of schriftelijke richtlijnen	ad hoc
Van het Directiecomité	Orders, opmerkingen, wensen	Mondelinge of schriftelijke richtlijnen	ad hoc
Van de Stuurgroep	Onderrichtingen, informatie-aanvragen	Mondelinge vragen	ad hoc
Van het management	Orders, opmerkingen, wensen	Mondelinge of schriftelijke onderrichtingen	ad hoc
Van het Rekenhof	Informatie-aanvragen	schriftelijke en mondelinge aanvragen	ad hoc
Andere afdelingen van de instelling	informatie-aanvragen	Verslagen, schriftelijke en mondelinge aanvragen	ad hoc
Andere FOD's/ OISZ	Benckmarking - uitwisseling van best practices	Vergaderingen, notulen, verslagen...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	studies, adviezen	schriftelijk of mondeling	ad hoc
andere overheidsdiensten	antwoorden	per brief, e-mail	ad hoc
Beheerscomité	alles in verband met HRM + beslissingen vragen	nota's	ad hoc
Directieraad	algemene info + beslissingen vragen	nota's	ad hoc
Vakbondsorganisaties	Alles in verband met HRM	nota's	ad hoc
Stuurcomité	M.b.t. de projecten	verslagen	ad hoc
Rekenhof	antwoorden op vragen	brieven	ad hoc
parlement, bemiddelaar enz.	antwoorden op vragen	brieven	ad hoc
andere afdelingen van de instelling	alles in verband met HRM	brief, e-mail, mondeling...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Administrateur-generaal

Adjunct-administrateur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de organisatie, de planning en de prioriteiten van de dienst

• de beslissingen m.b.t. de aanpak en de behandeling van complexe dossiers

• de operationele adviezen die bedoeld zijn voor de klanten

• de modernisering of de aanpassing van de processen, methodes en instrumenten

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de beslissingen die een impact hebben op de ander P&O-domeinen

• de modernisering, de aanpassing van de processen, de methodes en de instrumenten die betrekking hebben op de andere P&O-domeinen

• de wijzigingen van de opgestelde prioriteiten vanuit de P&O-politiek

• de belangrijke wijzigingen inzake projecten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de HR-wetgeving binnen de federale overheid

• het administratief en geldelijk statuut

• de richtlijnen van het management en van de FOD P&O

 

Welke vernieuwingen

• Innovaties en verbeteringen aan de procedures, instrumenten en bestaande modellen aanbrengen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• De HR-tendensen

• de richtlijnen en onderrichtingen van de FOD P&O

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.