Identificatie van de functie

Functiecode : DCO004

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Thematische experten

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

De Protocolchef, de Voorzitter van het Directiecomité en de Minister van Buitenlandse Zaken adviseren en bijstaan in het kader van de materies die tot de bevoegdheid van de dienst behoren

teneinde

een adequate invulling en uitvoering te geven van het beleid terzake met respect voor de specificiteiten die zich binnen het geheel stellen, met name m.b.t. de Raad van Adel en de Consultatieve Commissie.

 

leiding geven aan de dienst Adel en Ridderorden

teneinde

uitvoering te geven aan de bevoegdheden door de Grondwet en de wetgever verleend aan de Koning en de Minister van Buitenlandse Zaken inzake enerzijds de verlening van adeldom en anderzijds de verlening van onderscheidingen in de Nationale Orden (of Ridderorden), d.w.z. enerzijds in het kader van de sectie Adel optreden als heraldisch adviseur, griffier van de Raad van Adel en secretaris van de Consultatieve Commissie en anderzijds in het kader van de sectie Ridderorden het feitelijke beheer uitoefenen van de Nationale Orden.

 

Resultaatgebieden

Als

intern raadgever/adviseur

bijstaan en advies verlenen aan de Protocolchef, aan de Voorzitter van het Directiecomité, aan de posten en aan de Minister van Buitenlandse Zaken in het kader van de materies die binnen de dienst aan de orde zijn

teneinde

hen toe te laten de correcte beslissingen te nemen en een adequaat beleid te voeren

 

Voorbeelden van taken

• advies verstrekken betreffende de toekenning van eretekens aan buitenlanders en aan in het buitenland wonende Belgen (exclusieve bevoegdheid van de Minster van Buitenlandse Zaken)

• advies uitbrengen inzake de uitwisseling van eretekens n.a.v. staatsbezoeken en prinselijke handelsmissies

• toelating verlenen aan buitenlandse regeringen om buitenlandse eretekens toe te kennen aan Belgische burgers

• toelating verlenen aan Belgische burgers voor het dragen van buitenlandse eretekens

 

Als

leidinggevende

verzekeren van de inrichting van de dienst

teneinde

hem/haar toe te laten de vereiste taken optimaal te vervullen

 

Voorbeelden van taken

• organisatie van het werk van alle teamleden

• superviseren van de werkzaamheden van de medewerkers

• verdediging van de belangen van de dienst tegenover de hiërarchie

 

Als

griffier van de Raad van Adel

het secretariaat van de Raad verzekeren, de leden van de Raad als expert adviseren en de adellijke staat en titel van personen behorend tot de Belgische adel attesteren

teneinde

een optimale functionering van dit federaal college te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• opmaken van de agenda voor de vergaderingen van de Raad in samenspraak met de voorzitter van de Raad

• technisch advies verstrekken betreffende het adelrecht en het heraldisch recht aan de leden van de Raad, aan de begunstigden, aan Minister van Buitenlandse Zaken en aan de administratie en aan particulieren

• opmaken van ontwerpteksten voor de adelbrieven, ontvangen en begeleiden van degenen die een adellijke gunst hebben ontvangen

• notuleren tijdens de vergadering en nadien het verslag opmaken en de opvolging van de beslissingen verzekeren tot en met de overlegging van koninklijke besluiten in erkenning van adeldom of wapenwijziging

• het attesteren van de adellijke staat en titel van personen behorend tot de Belgische adel (ca. 22.000 personen) naar administraties, gemeentebesturen, diplomatieke posten en particulieren

 

Als

secretaris van de Consultatieve Commissie voor het toekennen van de adellijke gunsten en het verlenen van eretekens van hoge graad

het Secretariaat van de Commissie verzekeren, de dossiers en vergaderingen voorbereiden en organiseren

teneinde

een optimale functionering van deze federale adviesraad te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• opmaken van de agenda van de vergaderingen van de Raad in samenspraak met de voorzitter van de Commissie

• voorbereiden van de dossiers die op de agenda moeten komen

• het vergaderverslag opmaken en het opmaken van de definitieve lijsten met voordrachten en het overmaken van deze lijsten aan de Minister van Buitenlandse Zaken

• technisch advies verstrekken aan de leden van de Commissie inzake de materie betreffende de procedure en het adelsrecht
  
  

 

Als

beheerder

belast zijn met het feitelijke beheer van de Nationale Orden

teneinde

een optimale dienstverlening te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• beheer van het nationaal gegevensbestand van de Nationale Orden

• beheer en controle van de reglementering

• opmaak van alle brevetten/oorkonden inzake de burgerlijke eretekens in het kader van de Nationale Orden

• beheer van de stock van juwelen

• beheer van het archief van de Nationale Orden

 

Als

intern en extern deskundige, extern raadgever/adviseur en contactpersoon

inlichtingen en adviezen verstrekken inzake de bestaande reglementering en procedures inzake de Nationale Orden, het adelrecht, de Belgische adel en de daarmee verbonden heraldiek om een beperkte rol te vervullen naar buitenlandse autoriteiten toe inzake deze materie

teneinde

de bevoegde diensten en personen toe te laten deze reglementering en procedures inzake de Nationale Orden op een correcte en adequate manier toe te passen om een optimale dienstverlening te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• beantwoorden van schriftelijke en mondelinge vragen, inclusief parlementaire vragen, inzake deze materies, en antwoorden op de vragen betreffende het adelsrecht, betreffende de te volgen procedures in het kader van een toekenning of een (erkenning van adel) in het kader van (een attest met adelijke titel)

• opmaken van adviezen inzake naamsveranderingen en -toevoegingen voor de FOD Justitie

• adviseren, informeren en begeleiden van de verschillende diensten en personen die zich binnen en buiten de
  eigen FOD met deze materie inlaten
  
  

• organisatie van rondetafelgesprekken met de betrokken verantwoordelijken

• verlening van toestemming aan buitenlandse autoriteiten inzake buitenlandse decoraties

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
gemeentebesturen	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
gemeentebesturen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
particulieren/burgers	verzoekenkschriften	per brief, e-mail ...	ad hoc
Raad	beslissingen	vergadering	ad hoc
Commissie	beslissingen	vergadering,	ad hoc
leden van de commissie	voorstellen	dossiers	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	wetgeving (wet, KB, MB,...)	attesten	dagelijks
gemeentebesturen	wetgeving (wet, KB, MB,...)	attesten	dagelijks
particulieren/burgers	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
gemeentebesturen	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
leden van de Raad	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
leden van de commissie	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
andere federale overheids[...]	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De Minister van Buitenlandse Zaken (voor zaken in het kader van Raad en Commissie)

De Protocolchef (N-1) voor de andere zaken

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de organisatie van de dienst

• de organisatie van de taken en de bevoegdheden als Griffier van de Raad van Adel

• de organisatie van de taken en de bevoegdheden als secretaris van de Consultatieve Commissie

• contact opnemen met de personen en de organisaties in het kader van de beide adviesraden

• behandeling van de dossiers van de FOD Justitie waarin een advies wordt gevraagd aangaande naamsveranderingen

• opmaak van de brevetten

• organisatie van de afhandeling van de beslissingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• wijzigingen aan wetgeving en procedures

• toestaan van afwijkingen van de bestaande normen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• specifieke reglementering inzake de Nationale Orden

• koninklijke besluiten tot instelling van beide adviesraden

• huishoudelijk reglement

• adelsrechtelijke regels

• heraldische regels

 

Welke vernieuwingen

• aanpassing van de procedures en regels

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• politieke of maatschappelijke druk

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.