Identificatie van de functie

Functiecode : DLO051

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

De goede werking van de dienst Patrimonium, die samengesteld is uit het Economaat, het Magazijn, de Gebouwen, de Technische ploeg en de Mess verzekeren

teneinde

over de nodige logistieke middelen beschikken die noodzakelijk zijn voor een kwaliteitsvolle dienstverlening binnen de grenzen van de budgetaire enveloppen.

 

Resultaatgebieden

Als

verantwoordelijke van het patrimonium

de logistieke middelen bepalen die noodzakelijk zijn

teneinde

een optimale werking van de dienst Patrimonium te garanderen.

 

Voorbeelden van taken

• De dienst Patrimonium organiseren, kennis nemen van het werk en de post onder de verschillende componenten van de dienst verdelen.

• Deelnemen aan de ingebruiknamen van nieuwe beheersinstrumenten inzake verbintenissen, budgetten, stocks en dagelijks toezien op hun correcte aanwending.

• De behoeften van de centrale diensten en van de uitbetalingsbureaus evalueren op het vlak van budget en veiligheid.
  

• Contact opnemen met de huidige leveranciers en de onderhandeling van contracten voorbereiden voor aankopen en werken.
  

• De noodzakelijke bezuinigingen voorstellen en doen naleven.
  

 

Als

leidinggevende

het personeel van de dienst Patrimonium beheren, leiding geven en coördineren en een administratieve, technische en morele ondersteuning bieden aan de medewerkers van deze dienst

teneinde

de operationele doelstellingen te behalen.

 

Voorbeelden van taken

• De te behalen doelstellingen voor de medewerkers vastleggen, de activiteiten verdelen en coördineren.

• De opvolging van de resultaten verzekeren en de resultaten bijsturen,dienstvergaderingen organiseren, individuele besprekingen voeren met de medewerkers.

• Iedere medewerker begeleiden, ondersteunen en stimuleren in zijn ontwikkeling en hun begrip van hun sterke en zwakke punten doen toenemen.

• Actief deelnemen aan de goede sfeer binnen de dienst.

• Documentatie inwinnen, op de hoogte blijven van eventuele wijzigingen en deze aan de medewerkers doorgeven.

 

Als

dossierbeheerder

de aangewende, logistieke middelen optimaliseren

teneinde

de beste prijs-kwaliteitsverhouding te vinden.

 

Voorbeelden van taken

• De behoeften die door de aanvragende diensten geformuleerd worden, verifiëren en valideren met betrekking tot de noodzakelijke optimale hoeveelheden en hierbij rekening houden met de kwaliteitsnormen.
  

• De leveringstermijnen verifiëren en doen naleven.
  De eventuele geschillen met de leveranciers inzake kwaliteit, hoeveelheid, termijnen,... regelen.

• De alternatieve formules voor aankoop (huur, leasing,...) bestuderen.

• Toezien op de opvolging van de abonnementen en de onderhoudscontracten.

• Een financiële controle van het gebruik (verbruik) van logistieke middelen zoals telefonie, elektriciteit, gas, water, kantoorbenodigdheden,... verzekeren.

 

Als

organisator

deelnemen aan de definiëring van het aankoopbeleid en de organisatie van de werken, eveneens de verantwoordelijkheid opnemen voor hun uitvoering

teneinde

niet enkel tijdig over het materiaal te beschikken dat aangepast is aan de behoeften van de gebruikers en dit tegen de beste prijs, maar ook de omgeving van alle medewerkers te verbeteren.

 

Voorbeelden van taken

• Technische specificaties bepalen in samenwerking met de aanvragende diensten.

• Marktonderzoek garanderen en hierbij de regels inzake toekenning van de opdrachten naleven.

• De medewerkers helpen bij de keuze van leveranciers en aannemers.
  
  

• Een systeem van interne controle invoeren.

• De noodzakelijke bezuinigingen voorstellen.

 

Als

aankoper

de efficiëntie van het proces van verbintenissen verbeteren

teneinde

het beste evenwicht op het vlak van termijnen, kwaliteit, hoeveelheden en prijzen te vinden.

 

Voorbeelden van taken

• Onderhandelingen met meerdere leveranciers voeren, de ontvangen offertes/voorstellen analyseren, deelnemen aan de keuze van de weerhouden leverancier, de bestellingen doorgeven na het verkrijgen van toestemming.

• De betrouwbaarheid van de leveranciers/bevoorradingsbronnen verzekeren.
  

• De informatie op de bestelbons controleren en de leveringen in ontvangst nemen en controleren.

• De informatie op de facturen controleren.

• De opvolging van de betaling van de facturen door de boekhouding verzekeren.

 

Als

stockbeheerder

het stockniveau optimaliseren

teneinde

tijdig over de kantoorbenodigdheden te beschikken en zo weinig mogelijk te stockeren.

 

Voorbeelden van taken

• Definiëren wat (opnieuw) besteld moet worden.

• Toezien op de correcte invoer van de inkomende en uitgaande stromen in het Magazijn.

• De inventarissen op regelmatige basis organiseren.

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Adviseur van de afdeling “Financiën & Patrimonium”.

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.