Identificatie van de functie

Functiecode : DPO042

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

De taken van de dienst HRM determineren, leiden en coördineren, in het bijzonder op administratief en informaticavlak (dossierbeheer, beheer aan- en afwezigheden, beheer geldelijke en administratieve rechten en plichten, …).

teneinde

op een efficiënte manier bij te dragen tot de verwezenlijking van de strategische doelstellingen van de afdeling HRM, alsook tot het behalen van de nodige operationele resultaten.

 

De modernisering van de dienst verwezenlijken en deze modernisering continu beheren.

teneinde

de HRM-processen optimaal te beheersen en deze te laten verlopen via geïnformatiseerde systemen.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het dagelijks beheer op zich nemen, d.w.z. de interne organisatie van de dienst bepalen en toezicht houden op de juiste werkverdeling tussen de verscheidene teams (wedden en lonen, tijdsregistratie, administratie loopbanen), procedures invoeren met het oog op een correcte uitvoering van de taken en hierbij de geldende regels naleven of houden naleven (statuut en diverse andere voorschriften)

teneinde

de strategische doelstellingen van de afdeling HRM te behalen.

 

Voorbeelden van taken

• In overleg met de dienstchef HRM de strategische en operationele doelstellingen in een jaaractieplan omzetten en de uitvoering ervan aansturen..
  

• Beheren van de interne en externe informatiestromen, inclusief electronische dataoverdrachten (Belcotax, Dmfa, Dimona, Pdata, Medex, Ofo,……).
  

• Beslissingen en dienstrichtlijnen onder de dienstmedewerkers verspreiden en hen uitleg verschaffen over de te behalen doelstellingen (bv. : erop toezien dat de taken en de wijzigingen in de reglementering tijdig en correct uitgevoerd worden).

• De efficiënte van het team optimaliseren door feedback en via concrete werkvergaderingen, door een constante evaluatie en permanente vorming.

• Adviezen geven en nota’s opstellen voor de hiërarchische lijn van de afdeling HRM, de Algemene Directie van de instelling, het personeel van de instelling, enz.

 

Als

projectleider

autonoom inzetten, sturen, coördineren en opvolgen van moderniseringsprojecten met impact op de volledige instelling

teneinde

een projectuitvoering conform de vooropgestelde resultaten te bereiken.

 

Voorbeelden van taken

• Medewerking verlenen aan de opmaak van het projectplan, opstellen van de bestekken en eventuele navenanten en evaluatie van de ingediende offertes.

• Instaan voor de realisatie van het project : de acties plannen, het werk structureren en externe planningsvergaderingen bijwonen.

• Opvolgen van de kwaliteit, de haalbaarheid van de acties en rapporteren.

• Projectmedewerkers aansturen en coachen

• Afsluiten van het project (eindevaluatie, definiëring best practices, enz.)

 

Als

verantwoordelijke ICT

de implementatie van nieuwe toepassingen succesvol bewerkstelligen en de toepassingen onderhouden.

teneinde

de technologische meerwaarde volledig te benutten

 

Voorbeelden van taken

• Externe planningsvergaderingen bijwonen.
  
  
  
  
  

• Onderling afstemmen van de toepassing op de reglementering en de procedures evalueren en eventueel bijwerken.

• Deelnemen aan en plannen van de opleidingen.

• Analyse en parametreren van de toepassingen.
  

• Systeemonderhoud (backups, installaties van nieuwe versies en updates en oplossing van technische problemen eventueel in samenwerking met de leveranciers.

 

Als

beheerder en coördinator van de loopbanen en/of selecties

medewerking verlenen bij selecties en aanwervingen van statutair en contractueel personeel en de loopbanen beheren op allerlei vlakken: administratief, geldelijk,..., de uitvoering organiseren van het bijhorend administratief werk met innachtneming van een correcte toepassing van het personeelsstatuut

teneinde

bekwaam personeel aan te werven in het kader van de juridische en administratieve verplichtingen en hen een optimale loopbaanontwikkeling te verzekeren.

 

Voorbeelden van taken

• De uitbetaling van wedden en vergoedingen verzekeren.,met inbegrip van de geldelijke en administratieve effecten van loopbaanincidenten.

• Toezien op een correcte behandeling van de gegevens en dossiers en de nieuwigheden aan het personeel van de instelling mee delen.

• De aan-en afwezigheden beheren: tijdsregistratie en toegangsbeheer.

• Deelnemen aan de organisatie bevorderingsprocedures, de evaluatie van de kandidaten en toezicht houden op de opvolging van de selectie- en bevorderingsprocedures d.w.z. op de opmaak van besluiten, arbeidsovereenkomsten en nota’s in verband met aanwerving en/of bevorderingen.
  

• De wijzigingen aan het statuut integreren door een kader te scheppen en procedures te creëren of aan te passen om de geldelijke en administratieve rechten te waarborgen.

 

Als

deskundige

de hiërarchie informeren, adviseren en helpen bij elke vraag met betrekking tot het personeelsbeheer, de medewerkers van de dienst en alle andere personeelsleden van de instelling informeren en adviseren over hun rechten en plichten en het verloop van hun loopbaan en ten laste, externe belanghebbenden informeren en adviseren

teneinde

De loopbaan van de personeelsleden maximaal te ontwikkelen en hierbij het statuut en de geldende reglementeringen na te leven.

 

Voorbeelden van taken

• Individuele, soms complexe dossiers bestuderen, oplossingen formuleren en op precieze vragen van de personeelsleden van de instelling antwoorden via diverse communicatiekanalen.
  

• Deelnemen aan de uitwerking van een instrument van kennisbeheer inzake personeelsbeheer en het gebruik ervan in de eigen dienst verzekeren.

• Het personeel informeren over de wijzigingen in de toe te passen reglementering door gebruik te maken van moderne communicatietechnieken, medewerking verlenen aan de aanpassing en toepassing van het arbeidsreglement en geven van presentaties.

• Deelnemen aan externe comités en werkgroepen.

• Voorontwerpen van antwoord op externe vragen formuleren.

 

Als

medebeheerder van het personeelsplan

informatie en adviezen geven en/of deelnemen aan het opstellen van het personeelsplan, rekeninghoudend met de wettelijke en budgettaire aspecten en op basis van de richtlijnen van de hiërarchische lijn

teneinde

maximaal de bestaande middelen te benutten met het oog op het behalen van de doelstellingen van de instelling.

 

Voorbeelden van taken

• De in- en uitgaande personeelsstroom opvolgen en in kaart brengen.

• Deelnemen aan de raming van de behoeften inzake personeel (bvb. het noodzakelijk aantal voltijdse equivalenten en hun verdeling inschatten).

• De kosten en financiële stromen met betrekking tot het personeel ramen, opvolgen en de werkelijke uitgaven bewerkstelligen via ordonnanties.

• Argumenten aanhalen en verdedigen voor het verkrijgen van de personeelsenveloppe.

• Documenten voor de directieraad en het beheerscomité voorbereiden.

 

Als

coach

instaan voor de begeleiding en de ontwikkeling van de medewerkers van de dienst

teneinde

hun verantwoordelijkheidszin en prestatieniveau te optimaliseren.

 

Voorbeelden van taken

• Individuele gesprekken met de medewerkers voeren.

• Eventuele obstakels opsporen en verbeteringsacties ondernemen.

• Detecteren van de ontwikkelingsnoden van de medewerkers.

• Opleidingsvoorstellen formuleren of toestaan.

• Coachen in het gebruik van nieuwe informaticatools.

 

Als

kennisbeheerder

continu op peil houden, verbeteren en uitdragen van de kennis, in het bijzonder deze over de HRM-processen en op het vlak van ICT

teneinde

De expertise terzake te actualiseren, te verdiepen en te consolideren.

 

Voorbeelden van taken

• Identificeren van nieuwe tendensen.

• De eigen kennis verder ontwikkelen en delen met collega’s.

• Volgen van seminaries en specifieke opleidingen.

• Informatie ophalen buiten de instelling (benchmarking).

• Fungeren als contactpersoon voor kennisplatforms (e-communities, e-Workspace van de SZ).

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
andere federale overheids[...]	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
andere federale overheids[...]	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
andere federale overheids[...]	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
andere federale overheids[...]	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
management	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks, wekelijks
management	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks, wekelijks
management	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks, wekelijks
management	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks, wekelijks
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, wekelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, wekelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, wekelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, wekelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, wekelijks
particulieren/burgers	mondelinge vragen	informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
management	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks
management	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks
management	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks
management	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks
management	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks
management	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
organisaties/ondernemingen	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
particulieren/burgers	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Diensthoofd HRM

Administrateur-generaal, Adjunct-administrateur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Organisatie van het werk van zijn cel in functie van de taken

• Handtekenen van de ordonnanties van de wedden en andere overdrachten van bevoegdheden gegeven door het management

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Opstarten van nieuwe projecten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Sociale wetgeving

• Ministeriële regelgeving

 

Welke vernieuwingen

• Voorstellen en opstarten van nieuwe projecten, procedures en implementaties van bestaande projecten en procedures in het raam van de voortdurende en vereiste modernisering van de dienst.

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• E-communities, beslissingen van de Directieraad, strategische doelstellingen van het management

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.