Identificatie van de functie

Functiecode : DPO051

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

De strategische HR-cel leiden in het kader van alle strategische HRM-aspecten (personeelsplanning, aanwerving, selectie, personeelsontwikkeling, competentiebeheer, loopbaanbeheer, ontwikkeling van de instelling)

teneinde

bij te dragen tot de verwezenlijking van een geïntegreerd, modern en efficiënt HR-beleid binnen de HVW om aan de behoeften en omstandigheden te beantwoorden.

 

Deelnemen aan de ontwikkeling, de uitvoering en het beheer van de nieuwe HR-processen en -instrumenten binnen de strategische cel met het oog op de implementatie van het nieuwe HR-beleid en de modernisering van het bestaande HR-beleid

teneinde

de instelling continu te verbeteren en de kwantiteit en kwaliteit van de HR-eindproducten die aan het management van de HVW worden voorgelegd, te verhogen.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

de activiteiten van de strategische HR-cel leiden van de HVW leiden, superviseren, plannen, organiseren, beheren en coördineren

teneinde

de verwezenlijking van de strategische en operationele doelstellingen op een doeltreffende en efficiënte manier te verzekeren en hierbij de kwaliteit van de uitgevoerde prestaties te respecteren.

 

Voorbeelden van taken

• informatie krijgen voor en van de verschillende medewerkers, deze informatie analyseren, verspreiden en de informatieoverdracht verbeteren;

• de activiteiten van de strategische HR-cel plannen en organiseren en de prioriteiten bepalen in verhouding tot de operationele en strategische doelstellingen;

• de taken verdelen in functie van de competenties binnen de strategische HR-cel en hierbij rekening houden met de verschillende deadlines en richtlijnen geven;

• het personeel van de strategische HR-cel leiden, motiveren, evalueren en ontwikkelen in het kader van de ontwikkelcirkels;

• yoezien op de correcte uitvoering van de toevertrouwde taken (formele en informele opvolging van de prestaties) en op de samenhang van de taken: de kwaliteit van het werk controleren en de noodzakelijke feedback verschaffen aan het HRM-management, de Adjunct-administrateur-generaal en de Administrateur-generaal maar ook aan de medewerkers.

 

Als

interne consultant HR deskundige

de HR-directeur en het management ondersteunen in het kader van strategische HRM-materies als strategische en operationele partner via het behandelen van complexe dossiers

teneinde

te komen tot coherente en samenhangende beslissingen in het kader van het HR-management.

 

Voorbeelden van taken

• voorstellen formuleren om de strategische doelstellingen te concretiseren en adviezen formuleren voor alle materies die betrekking hebben op het strategisch luik van het personeelsbeheer;

• complexe dossiers of vragen analyseren en behandelen op vraag van de HR-directeur of van de Adjunct-administrateur-generaal en de Administrateur-generaal, of zelfs op vraag van een personeelslid, juridische adviezen formuleren, conventies, belangrijke projectplannen met P&O opstellen of andere outsourcing, de inschrijvingsdata voor de gecertificeerde opleidingen valideren enz.

• voorstellen formuleren om de processen en de werking van de strategische cel of van de diverse diensten/UB’s te vereenvoudigen en te optimaliseren wat de HVW-materies betreft.

• de HR-directeur of de Adjunct-administrateur-generaal en de Administrateur-generaal ondersteunen bij de vergaderingen waarvoor een deskundigheid nodig is en de expertise met andere medewerkers delen; documenten opstellen voor de diverse instanties, directieraad, basisoverlegcomité, beheerscomité.

• actief zoeken naar mogelijkheden die de uitbreiding van de know how van de specialiteit toelaten en permanent op de hoogte blijven van de meest recente evoluties door vakliteratuur te raadplegen, door deel te nemen aan gespecialiseerde leersessies (fora, intervisies, colloquia, studiedagen, conferenties, opleidingen enz.)

 

Als

verantwoordelijke van het personeelsplan en begrotingscorrespondent HR

de opeenvolgende personeelsplannen opstellen (budgettaire en reglementaire aspecten) op basis van de richtlijnen en van de strategie die door het management uitgedacht is in overleg met de betrokken actoren en conform de geldende reglementering en informatie en adviezen verschaffen over de uitwerking van deze plannen en inzake begroting

teneinde

in staat te zijn de begrotingsvooruitzichten op te stellen op basis van vastgestelde behoeften en de personeelsenveloppe zo goed mogelijk aan te wenden om de behoeften en de doelstellingen van de instelling te realiseren met inachtneming van de wettelijke bepalingen.

 

Voorbeelden van taken

• de in- en uitgaande personeelsstroom opvolgen en alle gegevens verzamelen om de behoeften inzake aanwervingen en personeelsbewegingen binnen de diensten (bvb. het noodzakelijk aantal voltijdse equivalenten en hun verdeling inschatten) te ramen

• de kosten en de financiële stromen betreffende het personeel inschatten

• de werkdocumenten voorbereiden voor de directieraad en het beheerscomité m.b.t. de wijzigingen in het personeelsplan in functie van de toegekende middelen en conform de geldende reglementering

• het personeelsplan binnen de HVW opvolgen wat de aanwervingsmogelijkheden en de nodige aanpassingen van het personeelsplan betreft.

• rechtvaardigingen en argumenten aanhalen en verdedigen voor het verkrijgen van de personeelsenveloppe en in het kader van de redactie van budgettaire voorafbeeldingen en afbeeldingen

 

Als

coördinator van de aanwervingsprocedure en van de selecties

de aanwervingen plannen op basis van de analyse van het personeelsplan en zich vergewissen van het doeltreffende, snel en optimaal verloop van deze procedures in samenwerking met de selectieverantwoordelijken, de leidinggevenden en de administratieve cel

teneinde

bekwame personeelsleden aan te werven in het kader van de administratieve en juridische verplichtingen.

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan het opstellen van de functiebeschrijvingen

• erop toezien dat de aantrekkelijkheid van de te voorziene posten verhoogd wordt via aantrekkelijke functiebeschrijvingen en professionele communicatie (de gepaste aanwervingskanalen conform het beschikbaar budget)

• de instrumenten, processen en taken m.b.t. de selectie controleren en de eventuele selectieprocedure bekijken

• deelnemen aan de organisatie van de selectieproeven, deelnemen aan de selectiegesprekken

• de selectieprocedure,opvolgen (dwz de redactie van de besluiten, overeenkomsten en nota's i.v.m. de aanwerving).

 

Als

beheerder van de ontwikkelcirkels en de competenties

het proces van de ontwikkelcirkels en van het competentiebeheer (competenties gebruiken om de gedragingen te evalueren tijdens de fases van de selectie en oriëntatie) begeleiden, analyseren, coördineren, moderniseren en ondersteunen

teneinde

de werkkwaliteit binnen de instelling te verbeteren, zowel op het vlak van de prestaties als op het vlak van persoonlijke ontwikkeling.

 

Voorbeelden van taken

• de opvolging van de evaluatie van het personeel organiseren (onder andere de ontwikkelcirkels)

• competentieroosters opstellen teneinde de competentieniveaus van de personeelsleden in bepaalde activiteitssectoren te meten

• aan de personeelsleden alle didactische informatie en ondersteuning verschaffen die ze mogen verwachten m.b.t. de ontwikkelcirkels of het competentiebeheer.

 

Als

secretaris van het Basisoverlegcomité

nota’s opstellen die bestemd zijn voor het Basisoverlegcomité en uitleg geven indien nodig, de reporting en de door de voorzitter van het BOC aangegane verbintenissen opvolgen. Zich ter beschikking stellen van het personeel.

teneinde

bij te dragen tot het bereiken van een akkoord tussen het management van de HVW en de sociale partners betreffende de personeelsaangelegenheden en deel te nemen aan het zoeken naar onderhandelde oplossingen voor problemen van psychologische of sociale aard binnen het beropesdomein.

 

Voorbeelden van taken

• de informatie die wettelijk of ter informatie aan de sociale partners moet worden geleverd, proactief of op vraag van de voorzitter van het BOC samenstellen

• een verslag opstellen van de door de voorzitter van het Basisoverlegcomité aangegane verbintenissen naar aanleiding van elk BOC

• deelnemen aan de besprekingen over de punten betreffende de personeelsaangelegenheden

• zoveel mogelijk oplossingen vinden die overlegd zijn met de vertegenwoordigers van de sociale interne en externe partners

• de documenten ter voorbereiding van het BOC binnen de opgelegde termijn versturen.

 

Als

coach

een algemene strategie in verband met teamwork uitdenken die een optimaal beheer en een optimale coördinatie van de aanwezige competenties mogelijk moet maken

teneinde

de prestaties op te krikken en te kunnen antwoorden op de terugkerende of bijzondere vragen die van het personeel en van de hiërarchie uitgaan op basis van de dringendheid en het belang van de vereiste taken.

 

Voorbeelden van taken

• dagelijks menselijke ondersteuning bieden aan zijn medewerkers van de strategische HR-cel, constructieve (negatieve of positieve) feedback geven over hun functioneren door middel van regelmatige gesprekken en bijstand verlenen bij de uitvoering van de taken in functie van hun moeilijkheid en hun competenties

• de contactpersoon tussen de dienst en de HR-directeur, de Directieraad, de Adjunct-administrateur-generaal en de Administrateur-generaal vormen

• toezien op de evenwichtige taakverdeling binnen de dienst en op de uitvoering ervan (terugkerend of bijzonder) en hierbij de wetgeving naleven door een formele en informele opvolging van de prestaties (vergaderingen, gesprekken, briefing,…)

• de competenties van de medewerkers oriënteren, motiveren, evalueren en stimuleren

• de contacten en de planning van de taken op basis van de taken en de competenties van ieder personeelslid van de cel coördineren.

 

Als

vertegenwoordiger van de HVW en contactpersoon van de strategische HR-cel

deelnemen aan vergaderingen van verschillende werkgroepen, zowel intern (in nauw overleg met de medewerkers van de administratieve cel van de dienst HRM en met de verantwoordelijken van de andere diensten van de instelling samenwerken) als extern (deelnemen aan vergaderingen die door externe partners georganiseerd worden (FOD P&O, FOD Budget, OISZ, Parastatalen, Beheerscomité, Selor, Actiris, Forem, VDAB,…))

teneinde

de door het management van de HVW ontwikkelde of gewenste HR-strategie te vertegenwoordigen, uit te leggen, te ondersteunen en reflecteren en de goede werking en permanente innovatie op het vlak van strategisch beheer van de human resources garanderen door op de hoogte te blijven van de recente ontwikkelingen terzake.

 

Voorbeelden van taken

• antwoorden op punctuele vragen van de personeelsleden en er proactief op toezien dat het personeel geïnformeerd wordt over de wijzigingen in de toepasbare reglementen

• collectieve en individuele informatie delen met de organisatie en de directie en erop toezien om de nodige instrumenten voor een goede informatieoverdracht te organiseren

• deelnemen aan managementvergaderingen van de organisatie wat de materies die van de strategische cel afhangen, betreft en antwoorden op de verschillende vragen/behoeften die tijdens deze vergaderingen geformuleerd worden, verslag uitbrengen aan het management van de interne of externe vergaderingen in het kader van een terugkerende of gewoonlijk toevertrouwde opdracht

• de aanvragen ontvangen die van de externe partners komen en de correcte verwerking ervan verzekeren en de HVW vertegenwoordigen bij deze gesprekspartners conform de door het management van de instelling gewenste strategie

• de goede informatie en begrip van de personeelsleden van de HR-toepassingen verzekeren en de ondersteuningsprocessen van de verschillende diensten ontwikkelen die ze van de strategische HRM-cel door middel van een efficiënte communicatie in samenwerking met de communicatiecel van de HVW mogen verwachten.

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
management	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, wekelijks, maandelijks
management	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, wekelijks, maandelijks
management	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, wekelijks, maandelijks
management	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, wekelijks, maandelijks
management	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, wekelijks, maandelijks
management	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, wekelijks, maandelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
organisaties/ondernemingen	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
particulieren/burgers	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
particulieren/burgers	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
particulieren/burgers	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
andere federale overheids[...]	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
management	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks
management	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks
management	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks
management	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks
management	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks
management	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, dagelijks, maandelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
organisaties/ondernemingen	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc, maandelijks
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge adviezen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	beslissingen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge vragen	als dossier, informeel, per brief, e-mail, persoonlijk contact, vergadering, stuurgroep	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Diensthoofd HRM

Administrateur-generaal, Adjunct-administrateur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Organisatie van het werk van zijn cel in functie van de taken

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Opstarten van nieuwe projecten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• sociale wetgeving

• ministeriële richtlijnen

 

Welke vernieuwingen

• Voorstellen en opstarten van nieuwe projecten, procedures en implementaties van bestaande projecten en procedures in het kader van de voortdurende modernisering van het strategisch HR-beheer van de HVW

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• E-communities, beslissingen van de Directieraad, strategische doelstellingen van het management

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.