Identificatie van de functie

Functiecode : DLO050

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Het bepalen van de doelstellingen van de afdeling overheidsopdrachten (dit omvat de diensten FOD overschrijdende raamcontracten, Aankoopbeleid en advies en e-procurement) in lijn met het beleid, hiervoor de eindverantwoordelijkheid nemen en de afdeling leiden in functie hiervan

teneinde

de doelstellingen effectief, efficiënt en kwaliteitsvol te realiseren binnen de afgesproken termijnen

 

Het ondersteunen van de federale organisaties door het voorzien van kwalitatieve raamcontracten, het aanleveren van advies en het voorzien van de nodige tools

teneinde

het aankoopbeleid effectief en kwaliteitsvol te laten verlopen in de federale overheid en dit binnen de voorziene regelgeving

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

het bepalen van de strategische doelstellingen voor de afdeling en het coördineren van de werking en de opdrachten van de afdeling

teneinde

de goede werking van de afdeling te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het ramen van werkingsbudgetten en het plannen van personeel in functie van de geformuleerde doelstellingen

• coördineren van alle werkzaamheden en interventies van de afdeling

• het oplossen van praktische problemen die zich kunnen voordoen bij de organisatie en uitvoering van het werk

 

Als

leidinggevende

de controle van de diensten onder zijn bevoegdheid en het superviseren van de interne werking en de organisatie

teneinde

de realisatie van de beoogde doelstellingen te garanderen alsook een kwalitatieve dienstverlening ten opzichte van de andere administraties

 

Voorbeelden van taken

• de strategische doelstellingen inzake overheidsopdrachten omzetten in operationele doelstellingen voor de dienst
  
  

• de resultaten van de verschillende diensten analyseren en opvolgen zowel op teamniveau als op individueel niveau

• formuleren van de meetbare en realistische doelstellingen in overeenstemming met de situatie van elke dienst alsmede deze prioritiseren en vertalen in concrete opdrachten en projecten naar de medewerkers toe

• verzekeren van de logistieke werking en de werking van de menselijke middelen van de directie alsmede een synergie tussen de verschillende diensten van de directie bewerkstelligen

• alle aspecten van het HR-beleid (het administratief beheer, de ontwikkelcirkels, opleiding en ontwikkeling, het competentiebeheer, de planning van het personeel, alsook de aanwerving en selectie) binnen de dienst implementeren en dragen volgens de strategische doelstellingen inzake HRM van de organisatie en de onderrichtingen, adviezen en richtlijnen die door de FOD P&O gegeven worden

 

Als

specialist

verzekeren dat het aankoopbeleid binnen de federale overheid verloopt conform de reglementering en het regeerakkoord van de Federale Regering, en het ontwikkelen van instrumenten met betrekking tot overheidsopdrachten en indien nodig aanpassen in functie van de best practices

teneinde

een kader te ontwikkelen waar federale overheidsdiensten zich naar kunnen richten

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen van het aankoopbeleid met als centrale peilers kennisdeling, communicatie, klantvriendelijkheid en transparantie

• het onderzoeken in welke mate besparingen kunnen worden verwezenlijkt door het promoten van Total Cost Ownership en Publieke Private Samenwerking

• het onderzoeken van de mogelijkheid om het aankoopbeleid voor de hele federale overheid te uniformiseren en te moderniseren

• opzetten van projecten met het oog op het ontwikkelen van beheerstools (tools voor rapporteren, statistieken, modelclausules)

 

Als

senior expert

het analyseren en beantwoorden van de complexe vragen en dossiers inzake het lanceren en uitvoeren van overheidsopdrachten die door de inhoudelijke experten binnen de afdeling doorgestuurd worden alsmede juridisch advies verlenen in commissies aangaande de wetgeving op overheidsopdrachten

teneinde

de inhoudelijke experten binnen de afdeling te ondersteunen en bij te dragen tot de ontwikkeling van nieuwe wetgeving in overheidsopdrachten

 

Voorbeelden van taken

• het behandelen van complexe dossiers en het doorspreken van het dossier met de inhoudelijke experten om hen te coachen en hun expertise te verbreden

• advies verlenen over de toepasbaarheid en de hiaten in de wetsvoorstellen

• een actieve bijdrage leveren aan de commissie overheidsopdrachten

• advies verlenen over overheidsopdrachten en aankoopbeleid in de cel Duurzame Ontwikkeling

• Ontwikkelen van een methodologie om jaarrekeningen van private ondernemingen te analyseren rekening houdend met hun vennootschapsvorm en hun banden met verbonden ondernemingen

 

Als

projectmanager

sponsor zijn van alle federale projecten inzake overheidsopdrachten, coördineren en opvolgen van de projecten, strategische richtlijnen aanreiken en aanbieden van oplossingen bij problemen

teneinde

de projecten vlot te laten verlopen en de vooropgestelde doelstellingen te halen

 

Voorbeelden van taken

• richting geven aan alle (veranderings) projecten met inzonderheid de projecten die het federaal e-procurementsysteem optimaliseren

• coördineren en opvolgen van de lopende projecten, alsook plannen van alle toekomstige projecten

• oplossingen aanreiken voor problemen die zich voordoen op het terrein

• aansturen van de verschillende projectleiders

• verantwoordelijk zijn voor het succes van e-procurement (tijdsbeheer, budgetbeheer, managen van kritische succesfactoren.....)

 

Als

account manager

opvolgen van de context en de behoeften van federale organisaties inzake overheidsopdrachten en aankoopbeleid en het instaan voor externe contacten

teneinde

het promoten van de diensten FOR, ABA en e-procurement

 

Voorbeelden van taken

• het voorzitterschap verzekeren van netwerken van verantwoordelijken inzake aankoopbeleid en overheidsopdrachten zowel op Belgisch federaal vlak, als op Belgisch nationaal vlak en op Europees vlak

• de contacten onderhouden met de openbare diensten die effectieve en potentiële klanten zijn

• oprichten van multi-diensten werkgroepen (evaluatiecommissies, technische ploegen.....)

• het verzekeren van commerciële contacten met effectieve en potentiële leveranciers en dienstverleners om het realiseren van groepsoverheidsopdrachten te faciliteren

• het verzekeren van contacten met diverse organisaties in binnen- en buitenland

 

Als

coach

het geven van feedback, het bevorderen van de individuele begeleiding en ontwikkeling van de medewerkers

teneinde

hun prestaties op peil te houden of te verbeteren, een hogere inzet voor het werk te verkrijgen, hun prestatie en aanpassingsvermogen bij verandering te verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• het geven van constructieve feedback aan de medewerkers

• de medewerkers in hun ontwikkeling begeleiden door hen geschikte opleidingen voor te stellen

• de medewerkers begeleiden wanneer nieuwe processen op gang worden gebracht

• de medewerkers helpen om de noodzaak van veranderingen beter te aanvaarden

 

Als

kennisbeheerder

het constant bewaken van de actuele kennis en kennisdeling binnen de afdeling en het ondersteunen van inhoudelijke experten op vlak van overheidsopdrachten en aankoopbeleid

teneinde

de kennis en de expertise van de afdeling up to date te houden en deze beschikbaar te maken

 

Voorbeelden van taken

• het toezien op de ontwikkeling van gespecialiseerde trainingen over de wetgeving op de overheidsopdrachten voor effectieve en potentiële klanten

• het spreken op nationale en internationale colloquia

• het volgen van het aankoopbeleid in Europa en de rest van de wereld

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Voorzitter		Persoonlijk contact	Dagelijks
Federale organisaties	evoluties, vragen	mail, telefoon, persoonlijk contact	Dagelijks
Europese netwerken	kennisdeling	Vergaderingen	maandelijks
Bedrijven	vragen, feedback	mail, telefoon, pers contact	wekelijks
Commissie overheidsopdrachten	wetgeving	vergaderingen	wekelijks
Medewerkers	verloop, problemen	persoonlijk contact	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Voorzitter		Persoonlijk contact	dagelijks
Bedrijven	opdrachten, info	mail, telefoon	wekelijks
Federale organisaties		mail, telefoon, pers contact	dagelijks
Europese netwerken	kennisdeling	vergaderingen	maandelijks
Medewerkers	opdrachten, advies, ...	persoonlijk contact	dagelijks
Commissie overheidsopdrachten	advies	vergaderingen	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Voorzitter van het directiecomité

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• De verdeling van het personeel dat toegewezen is aan de dienst

• Het leggen van interne en externe contacten

• Het aanbrengen en wijzigen van operationele doelstellingen en ontwikkelingsdoelstellingen in functie van de beschikbare middelen

• De bepaling van (en eindverantwoordelijkheid voor) de doelstellingen van de afdeling, in functie van de beleidsprioriteiten van het management

• Het lanceren van (strategische) projecten in kader van overheidsopdrachten

• Beheer van de hem toegewezen budgetten

• Lanceren van gunningsprocedures voor omvangrijke opdrachten

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Aangelegenheden die het beleid van de FOD Personeel en Organisatie (kunnen) beïnvloeden

• Aangelegenheden inzake processen, wanneer de impact de afdeling overheidsopdrachten overstijgt

• Aangelegenheden voor de werking van de afdeling, maar waarbij andere diensten/afdelingen uit functioneel oogpunt moeten betrokken worden

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

2.000.000€

 

Eigen werkbudget

2 000 000 €

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Regelgeving met betrekking tot overheidsopdrachten

• Wetgeving op openbaarheid van bestuur

• Administratief recht

• Strategische doelstellingen van de FOD

 

Welke vernieuwingen

• Ontwikkelen van nieuwe tools met betrekking tot overheidsopdrachten

• Aale mogelijke innovatie op vlak van aankoopbeleid, horizontale werking van de afdeling, overheidsopdrachten

• Innovatie van het beheer van aankoopprocessen binnen de overheid

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Goede praktijken in binnen- en buitenland

• Tendenzen in informatiserings- en automatiseringsprocessen

• Eigen ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.