Identification de la fonction

Code de la fonction : DIS100

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 12. Relations internationales (IS)

Raison d'être de la fonction

Assurer de manière permanente de bonnes les relations officielles entre les réprésentations diplomatiques étrangères situées en Belgique et l'Etat Belge

afin de

préserver la position "privilégiée" de la Belgique en tant que pays d'acceuil pour les missions diplomatiques étrangères et les organisations internationales et stimuler l'image positive de notre pays.

 

Diriger une des directions de la direction du Protocole

afin de

opérationaliser et réaliser les objectifs de la Direction du Protocole.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

organiser un travail d'équipe, permettant de réaliser des objectifs communs

afin de

assurer un fonctionnement optimal de la direction et remplir ses missions

 

Exemples de tâches

• répartir les tâches d'une manière adéquate et optimale, et déléguer

• superviser les activités

• veiller à obtenir les résultats demandés

• informer les collaborateurs des objectifs stratégiques de la direction et en délimiter les objectifs précis

 

En tant que

adjoint du chef du Protocole

conseiller le chef du Protocole dans les matières spécifiques dont la direction du Protocole est chargée

afin de

mettre le chef du protocole en mesure de formuler des avis politiques, des points de vues motivés et de prendre des décisions fondées

 

Exemples de tâches

• remplacer le chef du protocle en son absence aux réunions internes et externes et lors d'événements officiels

• rechercher et rassembler des connaissances dans les matières protocolaires et fomuler des avis politiques et techniques

• organiser régulièrement des briefings

• présider et ou participer aux réunions officielles en Belgique et à l' étranger

• prendre en charge l'encadrement protocolaire lors des évenements officiels (des visites, réceptions)

 

En tant que

coordinateur

informer, assister et conseiller le Chef du Protocole, les directions et les services responsables de ces matières

afin de

contribuer à la cohérence de la politique menée par la direction du Protocole et de veiller au respect des Conventions de Vienne

 

Exemples de tâches

• présider et/ou participer à des réunions de coordination externes et internes et en assurer le follow-up

• chercher des solutions possibles et/ou des compromis pour des questions diplomatiques délicates en concertation avec d'autres partenaires (cellules stratégiques, missions diplomatiques étrangères en Belgique, les postes diplomatiques Belges à l'étranger, d'autres SPF et des organismes publics, des organismes de sécurité, la police,...)

• mettre des informations à la disposition des partenaires externes pour optimaliser et maintenir le fontionnement des réseaux, dont certains services de la Direction du Protocole font partie

 

En tant que

coach

assurer l'accompagnement (encadrement) des collaborateurs, les motiver dans la réalisation de leurs tâches au sein du service et leur transmettre ses connaissances

afin de

développer leurs compétences, leur autonomie et expertise

 

Exemples de tâches

• garantir un développement adapté pour les collaborateurs

• assurer l'encadrement des nouveaux collaborateurs (formation, on-the-job training)

• chercher à atteindre un fonctionnement optimal de l'équipe

• évaluer les besoins en matière de formation et faire les demandes nécessaires

 

En tant que

expert / conseiller stratégique

faire des propositions sur les options stratégqiues en matière protoclaire

afin de

de pouvoir offrir un service de haite qualité aux clients

 

Exemples de tâches

• analyser et interpréter les dossiers complexes

• fournir des avis aux chef du Protocole et ou au Cabinet concernant une matière spécifique

• entretenir des contacts privilégiés avec le acteurs dans ce domaine

• collaborer à la préparation et / ou préparer de notes stratégiques

 

En tant que

agent de changement

proposer, prendre ou soutenir des intiatives de changements

afin de

contribuer à maderniser la direction du Protocole et a améliorer son fonctionnement

 

Exemples de tâches

• coordonner et conduire les processus de changements au sein de la direction du Protocole

• prendre ou soutenir les initiatives en matière de communictaion relatives aux projets de changement au sien de la direction du Protocole

• diriger ou collaborer à un projet d'amélioration

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
organisations/entreprises	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
management	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
organisations/entreprises	conseils oraux	informel	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

chef du Protocole

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation des réunions importantes avec des participants externes et internes

• l'organisation de la plannification de travaux au niveau de la direction

• l'organisation de la direction et des services de cette direction

• la gestion de "sa" direction

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• l'engagement et le licenciement du personnel

• missions à l'étranger

• accorder une dérogation aux normes existantes

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• connaissance approfondie de la Convention de Vienne de 1961 sur les relations diplomatiques

• une connaissance approfondie de la Convention de Vienne de 1963 relatives aux relations consulaires

• les règlementations spécifiques en matière protocolaire

 

Quelles innovations

• au niveau des procédures internes

 

Sur base de quel cadre de référence

• souhait des autorités du SPF, en vue d'améliorer le fonctionnement

• pour répondre à d'éventuels besoins des clients

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.