Identificatie van de functie

Functiecode : DIS100

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)

Doel van de functie

De permanente zorg om de officiële relaties tussen de in België gevestigde buitenlandse diplomatieke vertegenwoordigingen en de Belgische staat in goede banen te leiden

teneinde

de vooraanstaande positie van België als gastland en als vestigingsplaats van deze diplomatieke missies en internationale organisaties te vrijwaren en het positieve imago van ons land te bevorderen.

 

Het leiden van één van de directies van de directie van het Protocol

teneinde

de doelstellingen van de Directie Protocol te operationaliseren en te realiseren.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

organiseren van het teamwerk om zo de gemeenschappelijke doelen na te streven

teneinde

een optimale werking van de directie te waarborgen en zijn/haar toevertrouwde taken te vervullen

 

Voorbeelden van taken

• de taken op een adequate en optimale manier verdelen en delegeren

• superviseren van de werkzaamheden

• toezien op het behalen van de resultaten

• de medewerkers informeren over de strategische doelstellingen van de directie en nauwkeurige doelstellingen afbakenen

 

Als

adjunct van de Protocolchef

de protocolchef adviseren in de specifieke materies waarvoor de Directie bevoegd is

teneinde

de protocolchef in staat te stellen om beleidsadviezen te formuleren, om gemotiveerde standpunten in te nemen en gegronde beslissingen te kunnen nemen

 

Voorbeelden van taken

• de Protocolchef vervangen in zijn/haar afwezigheid op interne en externe vergaderingen en op andere officiële aangelegenheden

• opzoeken, het verzamelen van kennis in de specifieke protocollaire materie en beleidsmatige en technische adviezen formuleren

• regelmatige briefings organiseren

• voorzitten en of deelnemen aan officiële vergaderingen in België en in het buitenland

• protocollaire omkadering beheren tijdens de officiële evenementen (bezoeken, recepties)

 

Als

coördinator

informeren, bijstaan en adviseren van de Protocol chef en van de verantwoordelijke directies en diensten voor deze materies

teneinde

bij te dragen tot de coherentie van het beleid van de directie Protocol en toezien op de naleving van de verdragen van Wenen

 

Voorbeelden van taken

• voorzitten en/of deelnemen aan externe en interne coördinatievergaderingen en de follow-up ervan verzekeren

• zoeken naar mogelijke oplossingen en/of compromissen voor delicate diplomatische vragen in overleg met andere partners ( beleidscellen, diplomatieke missies, de Belgische posten in het buitenland, andere FOD's en overheidsinstellingen, veiligheidsinstellingen, politie, ...)

• informatie ter beschikking stellen van externe partners om de functionering van de netwerken-waarvan bepaalde diensten van de directie protocol deel uitmaken-te optimaliseren en in stand te houden

 

Als

coach

instaan voor de begeleiding van de medewerkers, hen motiveren om hun taken binnen de dienst uit te voeren en hun kennis over te brengen

teneinde

hun competentie, autonomie en expertise te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• garanderen van een aangepaste ontwikkeling voor de medewerkers

• instaan voor de begeleiding van de nieuwe medewerkers (opleiding, on-the-job training)

• nastreven van een optimale werking van het team

• evalueren van de noden inzake opleiding en de nodige aanvragen doen
  
  
  

 

Als

deskundige / beleidsadviseur

formuleren van voorstellen over de strategische opties in de protocolaire materies

teneinde

om een dienst van hoge kwaliteit aan de klanten te kunnen aanbieden

 

Voorbeelden van taken

• analyseren en interpreteren van complexe dossiers

• geven van advies aan de Protocol chef en of aan het kabinet betreffende de specifieke materie

• onderhouden van bevoorrechte contacten met de actoren van het domein

• meewerken aan de voorbereiding / of voorbereiden van strategische nota's

 

Als

veranderingsagent

voorstellen, nemen of ondersteunen van veranderingsinitiativen

teneinde

bij te dragen tot een modernisering van de directie Protocol en tot de verbetering van haar werking

 

Voorbeelden van taken

• coördineren en begeleiden van het veranderingsproces binnen de directie Protocol

• nemen of ondersteunen van de communicatie-initiativen m.b.t. veranderingsprojecten binnen de directie Protocol

• leiden van een project ter verbetering of eraan meewerken

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	wekelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	wekelijks
management	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	informeel	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de Protocolchef

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• organisatie van belangrijke vergaderingen met externe en interne contacten

• organisatie van de werkplanningen op niveau van de directie

• organisatie van de directie en de diensten van de directie

• het beheer van "zijn" of "haar" directie

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het aanwerven en ontslaan van personeel

• zendingen in het buitenland

• toestaan van afwijkingen aan de bestaande normen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• een zeer grondige kennis van de verdragen van Wenen van 1961 over de diplomtieke relaties

• een zeer grondige kennis van de verdragen van Wenen van 1963 over de consulaire relaties

• de specifieke protocolaire reglementatie

 

Welke vernieuwingen

• op het niveau van de interne procedures

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• wens van de autoriteiten van de FOD met het op zicht om het functioneren te verbeteren

• om te beantwoorden aan de eventuele noden van de cliënten

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.