Conseiller protocole - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DIS101
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 12. Relations internationales (IS)
Raison d'être de la fonction
Veiller à la bonne application et au respect des Conventions de Vienne (1961 et 1963), s'assurer de la bonne application des règles proctocolaires en matière d'acceuil et de sécurité lors des visites officielles des personnalités étrangères ainsi que les prestations de services liées à la protection des missions diplomatiques et des organisations internationales installées en Belgique
afin de
d'une part, d'appliquer les obligations judiciaires internationales découlant des Convention de Vienne et d'autre part, de contribuer à la promotion des bonnes relations officielles entre les représentations diplomatiques étrangères installées en Belgique et l'Etat belge.
Diriger un des services de la direction du Protocole
afin de
aider à la réalisation des objectifs de la Direction du Protocole.
Finalités
En tant quedirigeantorganiser les tâches, les compétences et les responsabilités des collaborateurs
afin de
afin d'assurer un fonctionnement optimal du service en assurer la continuité, et atteindre les résultats
Exemples de tâches
- établir les objectifs pour le service et les procédures et la méthode de travail
- soutenir et accompagner les collaborateurs, fournir du feed back constructif
- s'assurer de la réalisation des cercles de développement
- contrôler la qualité du travail fourni par les collaborateurs
- assurer la transmission des connaissances au sein de la direction/du service
En tant quegestionnairegérer un certain nombre de matières liées aux privilèges, immunités et facilités diplomatiques ainsi qu'aux statuts privilégiés
afin de
respecter les obligations qui découlent soit des Conventions de Vienne, soit des accords de siège des organisations internationales installées en Belgique
Exemples de tâches
- préparation, exécution et suivi de dossiers spécifiques concernant les matières susmentionnées
- organiser et participer à des réunions externes et internes et en assurer le follow-up
- rechercher des solutions possibles et ou des compromis pour des question simples en concertation avec d'autres partenaires (cellules stratégiques, missions diplomatiques étrangères en Belgique, postes diplomatiques belges à l'étranger, d'autres SPF et institutions publiques, organisations internes et externes).
- négocier des modalités de coopération avec des partenaires externes afin de maintenir et d'optimaliser le fonctionnement du réseau (dont certains services du Protocole sont membres) dans l'intérêt de toutes les parties concernées
En tant queexpertinformer et conseiller sa hiérarchie et son service dans les matières relevant de sa compétence
afin de
contribuer à la cohérence de la politique menée par la direction du Protocole et de veiller au respect des Conventions de Vienne
Exemples de tâches
- améliorer sa propre expertise et en faire profiter les collaborateurs et la hiérarchie
- entretenir des contacts privilégiés avec les acteurs du domaine
- participer à des réunions de coordination externes et internes et en assurer le follow-up
- analyser les activités du service et faire des propositons d'amélioration
- chercher des solutions possibles et/ou des compromis pour des questions diplomatiques en concertation avec d'autres partenaires (cellules stratégiques, missions diplomatiques étrangères en Belgique, les postes diplomatiques Belges à l'étranger, d'autres SPF et des organismes publics, des organismes de sécurité, la police,...)
En tant quereprésentantreprésenter la direction/le service lors de réunions internes et externes
afin de
de communiquer et défendre le point de vue du service du Protocole, et de négocier avec les partenaires
Exemples de tâches
- fonctionner en tant que point de contact dans différents réseaux à l'intérieur et à l'éxtérieur du département
- participer à des réunions et assurer le transfert d'informations soit vers la hiérarchie soit vers les partenaires
- participer à des événements officiels (visites, réceptions)
En tant quecoachencadrer et conseiller les collaborateurs du service
afin de
contribuer au développement des collaborateurs
Exemples de tâches
- encadrer les nouveaux collaborateurs et expliquer les procédures
- accompagner les collaborateurs et formuler un feedback constructif au sujet de leur fonctionnement
- formuler des proposition de formation continue des collaborateurs
- veiller au développement d'un exprit d'équipe au sein du service
- apprendre aux collaborateurs à gérer certaines matières de manière autonome
En tant quecoordinateurcoordonner la diffusion de l'information au sein de son propre service et faire suivre l'information vers les autres services / directions au sein du SPF Affaires étrangères et vers les acteurs extérieurs
afin de
informer de manière adéquate ses collaborateurs, les autres services et les acteurs extérieurs et de stimuler des synergies
Exemples de tâches
- faire circuler l'information de manière adéquate au niveau interne et externe
- organiser des réunions de coordination avec les acteurs internes et externes
- être disponible comme personne de contcat du service
- maintenir un réseau de contacts
Positionnement
La fonction est dirigée par
Chef du Protocole
le conseiller général
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
|