Identification de la fonction

Code de la fonction : DIS101

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 12. Relations internationales (IS)

Raison d'être de la fonction

Veiller à la bonne application et au respect des Conventions de Vienne (1961 et 1963), s'assurer de la bonne application des règles proctocolaires en matière d'acceuil et de sécurité lors des visites officielles des personnalités étrangères ainsi que les prestations de services liées à la protection des missions diplomatiques et des organisations internationales installées en Belgique

afin de

d'une part, d'appliquer les obligations judiciaires internationales découlant des Convention de Vienne et d'autre part, de contribuer à la promotion des bonnes relations officielles entre les représentations diplomatiques étrangères installées en Belgique et l'Etat belge.

 

Diriger un des services de la direction du Protocole

afin de

aider à la réalisation des objectifs de la Direction du Protocole.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

organiser les tâches, les compétences et les responsabilités des collaborateurs

afin de

afin d'assurer un fonctionnement optimal du service en assurer la continuité, et atteindre les résultats

 

Exemples de tâches

• établir les objectifs pour le service et les procédures et la méthode de travail

• soutenir et accompagner les collaborateurs, fournir du feed back constructif

• s'assurer de la réalisation des cercles de développement

• contrôler la qualité du travail fourni par les collaborateurs

• assurer la transmission des connaissances au sein de la direction/du service

 

En tant que

gestionnaire

gérer un certain nombre de matières liées aux privilèges, immunités et facilités diplomatiques ainsi qu'aux statuts privilégiés

afin de

respecter les obligations qui découlent soit des Conventions de Vienne, soit des accords de siège des organisations internationales installées en Belgique

 

Exemples de tâches

• préparation, exécution et suivi de dossiers spécifiques concernant les matières susmentionnées

• organiser et participer à des réunions externes et internes et en assurer le follow-up

• rechercher des solutions possibles et ou des compromis pour des question simples en concertation avec d'autres partenaires (cellules stratégiques, missions diplomatiques étrangères en Belgique, postes diplomatiques belges à l'étranger, d'autres SPF et institutions publiques, organisations internes et externes).

• négocier des modalités de coopération avec des partenaires externes afin de maintenir et d'optimaliser le fonctionnement du réseau (dont certains services du Protocole sont membres) dans l'intérêt de toutes les parties concernées

 

En tant que

expert

informer et conseiller sa hiérarchie et son service dans les matières relevant de sa compétence

afin de

contribuer à la cohérence de la politique menée par la direction du Protocole et de veiller au respect des Conventions de Vienne

 

Exemples de tâches

• améliorer sa propre expertise et en faire profiter les collaborateurs et la hiérarchie

• entretenir des contacts privilégiés avec les acteurs du domaine

• participer à des réunions de coordination externes et internes et en assurer le follow-up

• analyser les activités du service et faire des propositons d'amélioration

• chercher des solutions possibles et/ou des compromis pour des questions diplomatiques en concertation avec d'autres partenaires (cellules stratégiques, missions diplomatiques étrangères en Belgique, les postes diplomatiques Belges à l'étranger, d'autres SPF et des organismes publics, des organismes de sécurité, la police,...)

 

En tant que

représentant

représenter la direction/le service lors de réunions internes et externes

afin de

de communiquer et défendre le point de vue du service du Protocole, et de négocier avec les partenaires

 

Exemples de tâches

• fonctionner en tant que point de contact dans différents réseaux à l'intérieur et à l'éxtérieur du département

• participer à des réunions et assurer le transfert d'informations soit vers la hiérarchie soit vers les partenaires

• participer à des événements officiels (visites, réceptions)

 

En tant que

coach

encadrer et conseiller les collaborateurs du service

afin de

contribuer au développement des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• encadrer les nouveaux collaborateurs et expliquer les procédures

• accompagner les collaborateurs et formuler un feedback constructif au sujet de leur fonctionnement

• formuler des proposition de formation continue des collaborateurs

• veiller au développement d'un exprit d'équipe au sein du service

• apprendre aux collaborateurs à gérer certaines matières de manière autonome

 

En tant que

coordinateur

coordonner la diffusion de l'information au sein de son propre service et faire suivre l'information vers les autres services / directions au sein du SPF Affaires étrangères et vers les acteurs extérieurs

afin de

informer de manière adéquate ses collaborateurs, les autres services et les acteurs extérieurs et de stimuler des synergies

 

Exemples de tâches

• faire circuler l'information de manière adéquate au niveau interne et externe

• organiser des réunions de coordination avec les acteurs internes et externes

• être disponible comme personne de contcat du service

• maintenir un réseau de contacts

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres services publics f[...]	législation (loi, AR, AM,...)	contact personnel	ad hoc
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
management	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres services publics f[...]	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
management	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
particuliers/citoyens	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	législation (loi, AR, AM,...)	contact personnel	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Chef du Protocole

le conseiller général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organiser le service

• organiser les réunions de travail

• gestion de son travail

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• recrutement et licenciement du personnel

• missions à l'étranger

• accordfer des dérogations aux normes existantes

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• très bonne connaissance de la Convention de Vienne de 1961 sur les relations diplomatiques

• une très bonne connaissance de la Convention de Vienne de 1963 relatives aux relations consulaires

• bonne connaissance des règlementations spécifiques en matière protocolaire

 

Quelles innovations

• au niveau des procédures internes, des méthodes de travail

 

Sur base de quel cadre de référence

• souhait des autorités du SPF, en vue d'améliorer le fonctionnement

• pour répondre à d'éventuels besoins des clients

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.