Afdrukken

Attaché A2 beheer contracten (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB014

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Het opvolgen van de regelgeving inzake overheidsopdrachten en overheidsfinanciën

teneinde

te waken over de goede toepassing ervan binnen de financiële en administratieve opvolging van de O&O-programma's (Organisatie en Ontwikkeling).

 

Inhoudelijke en organisatorische ondersteuning bieden

teneinde

de adviseur contractbeheer bij te staan in de uitvoering van zijn of haar taken.

 

Resultaatgebieden
Als
coach
    begeleiden van de attachés contractbeheer

teneinde

    hen te motiveren, hun kennisniveau te verhogen en hun snelle integratie in de werkomgeving te realiseren

 

Voorbeelden van taken
  • coördinatie en aansturing van het beheer van meerdere programma's binnen bepaalde onderzoeksdomeinen of programmatypes
  • aansturen en coördineren van de werkzaamheden van contract- en programmabeheerder
  • informatie en werkervaring doorgeven
  • procedures aanleren

 

Als
contractbeheerder
    bijdragen aan de voorbereiding van complexe contracten en bijstand verlenen bij de afwikkeling van overheidsopdrachten

teneinde

    de administratieve en financiële voorschriften inzake onderzoekcontracten te harmoniseren

 

Voorbeelden van taken
  • hulp verlenen bij het opstellen van een complex contract en aanhangsels
  • het nalezen van nieuwe contracten en bijlagen, het controleren en paraferen van de begrotingstabel
  • assisteren bij het opstellen of zelf opstellen van een bestek voor een overheidsopdracht, zorgen voor de correcte publicatie en assisteren bij de selectie
  • het opmaken van meerjarenramingen voor de onderzoeksprogramma's bij de opstelling van de begroting en bij de begrotingscontrole
  • het onderhouden van contacten met de bevoegde instanties (bv. inspecteur van financiën, ...)

 

Als
contractbeheerder
    het opvolgen van de financiële en administratieve aspecten van complexe O&O-contracten

teneinde

    ervoor te zorgen dat de rechthebbenden de bedragen die hen verschuldigd zijn op het juiste moment ontvangen en dat de budgettaire doelstellingen worden bereikt

 

Voorbeelden van taken
  • het behandelen van aanvragen tot vastlegging van kredieten
  • het bijhouden van een klassement per contract, het opstellen van briefwisseling
  • het bijhouden van de tabellen voor het financieel beheer van de contracten, het invoeren van gegevens
  • het behandelen van vragen om voorschotten en schuldvorderingsdossiers
  • het behandelen van aanvragen voor budgetaanpassingen, het opmaken van aanhangsels bij de contracten

 

Als
controleur
    het controleren van de uitgaven van het onderzoek

teneinde

    na te gaan of de toegewezen middelen op een correcte wijze worden aangewend

 

Voorbeelden van taken
  • het controleren van de verantwoordingsstukken
  • nagaan of de reglementering en contractuele voorschriften correct worden toegepast
  • het opsporen van problemen en mogelijke fouten in het dossier
  • het controleren van de overeenstemming tussen de gegevens van de secties Begroting en Boekhouding met de eigen gegevens

 

Als
adviseur
    een antwoord bieden op vragen van derden en van programmabeheerders en het bieden van technische raadgevingen met betrekking tot financiële en begrotingsaangelegenheden

teneinde

    zijn/haar deskundigheid te doen benutten en over te brengen

 

Voorbeelden van taken
  • het adviseren van programmabeheerders over financiële en begrotingsaangelegenheden
  • het informeren en adviseren van de rechthebbenden (bv. inzake de uitbetalingen, …)
  • het geven van advies, het formuleren van een voorstel voor dossiers die een specifiek probleem geven
  • deelnemen aan interne werkgroepen

 

Als
assistent van de adviseur
    de adviseur contractbeheer ondersteuning bieden op inhoudelijk en organisatorisch vlak

teneinde

    zijn/haar taakuitvoering efficiënt te doen verlopen met het oog op de realisatie van de doelstellingen van de dienst

 

Voorbeelden van taken
  • ontwikkelen, in samenwerking met de adviseur, van algemene processen/ procedures met betrekking tot administratief en financieel beheer van de onderzoeksprogramma's
  • de noodzakelijke contacten onderhouden met, zowel interne (hiërarchische meerderen van de financiële dienst of de programmabeheerders), als externe betrokken instanties (de universitaire instituten, de onderzoekscentra) om de verbetering en de correcte toepassing van juridische en administratieve bepalingen van deze onderzoekscontracten te verzekeren
  • vertegenwoordiging van de afdeling op het niveau van algemeen financieel beheer van de onderzoeksprogramma's en de contacten met de (financieel) directeur van de onderzoeksinstelling
  • verslag uitbrengen aan de hiërarchische meerderen van de financiële dienst, die collegiaal beslissen over de opvolging van diverse posities (met betrekking tot de toepassing van de reglementering inzake onderzoekscontracten)
  • contactpersoon, samen met de adviseur, in het kader van de controle-instanties (Inspectie van Financiën, Rekenhof)

 

Als
kennisbeheerder
    zich op de hoogte houden van de rechtspraak, de wetgeving en de budgettaire en boekhoudkundige regelgeving, van de wetgeving en de regelgeving over de overheidsopdrachten en van de ministeriële besluiten

teneinde

    pertinente en relevante informatie te leveren

 

Voorbeelden van taken
  • het opvolgen van de wet- en regelgeving
  • het volgen van de ontwikkeling van de informatica in de sector
  • zelfstudie, het lezen van vakliteratuur
  • deelnemen aan specifieke opleidingen en seminaries
  • het verschaffen van informatie aan de betrokken personen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

hoofd contractbeheerders

wetgeving, beslissingen

pers, nota, e-mail, vergad

dagelijks

programmabeheerders

beslissingen

persoonlijk contact, e-mail

dagelijks

promotoren

schrift. & mond. vragen

als dossier, brief, e-mail

dagelijks

financiële diensten FWI

schrift. & mond. vragen

als dossier, brief, e-mail

dagelijks

finan. dienst. universiteiten

schrift. & mond. vragen

als dossier, brief, e-mail

dagelijks

fin. dienst. onderzoekcentra

schrift. & mond. vragen

als dossier, brief, e-mail

dagelijks

fin. dienst. studiebureaus

schrift. & mond. vragen

als dossier, brief, e-mail

dagelijks

sectie boekhouding

mondelinge vragen

persoonlijk contact

dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

programmabeheerders

mond. adviezen, wetgeving

persoonlijk contact, e-mail

dagelijks

promotoren

mond.+ schrift. adv., beslis.

telefoon, brief, e-mail

dagelijks

financiële diensten FWI

mond.+ schrift. adv., beslis.

telefoon, brief, e-mail

dagelijks

finan. dienst. universiteiten

mond.+ schrift. adv., beslis.

telefoon, brief, e-mail

dagelijks

fin. dienst. onderzoekcentra

mond.+ schrift. adv., beslis.

telefoon, brief, e-mail

dagelijks

fin. dienst studiebureaus

mond.+ schrift. adv., beslis.

telefoon, brief, e-mail

dagelijks

hoofd contractbeheerders

mond. vragen & adviezen

pers. contact, vergad., nota

dagelijks

overige diensten POD WB

mond.+ schrift. vrag. & adv.

pers. contact, nota, e-mail

ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de adviseur contractbeheer

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de eigen werkorganisatie
  • uitvoeringsmethoden
  • wijze van rapportage

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • beslissingen met een budgettaire impact

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

beheerd budget '04: vastleggingskrediet 83 miljoen euro / ordonanceringskrediet 102 miljoen euro

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. 300 contracten

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • reglementering inzake overheidsfinanciën en overheidsopdrachten
  • beslissingen van de ministerraad
  • contractuele bepalingen
  • interne richtlijnen en procedures

 

Welke vernieuwingen
  • voorstellen ter verbetering van bestaande werkprocessen (wijze van rapportage, opvolging budget, ...

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • eigen financiële en boekhoudkundige ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.